Arbeitszeiten als personenbezogene Daten – Theorie und Wirklichkeit

Fachbeitrag

Woran denken Sie beim Begriff „Arbeitszeit“? Nicht wenige Arbeitnehmer dürften in diesem Moment ihren Traum von der Karibik langsam verblassen sehen. Unabhängig davon, ob Sie gern zur Arbeit gehen oder lieber ausschlafen würden, stellen sich folgende Fragen: Sind Arbeitszeiten datenschutzrechtlich als personenbezogene Daten geschützt und falls ja, was bedeutet das für die Praxis?

Was sind personenbezogene Daten?

Zur Frage, wie personenbezogene Daten definiert werden, existieren sicherlich Abermillionen Artikel im sagenumwobenen Neuland namens Internet. Beispielhaft sei hier auf einen unserer Blogbeiträge aus 2013 verwiesen – zugegeben, dieser Artikel ist schon etwas älter, aber in der Sache hat er sich gut gehalten. Weitergehende Informationen zum Begriff, zu passenden Erwägungsgründen und nützlichen Links finden sich hier.

Wer wissen möchte, was personenbezogene Daten sind, guckt – richtig! – ins Gesetz. Nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Das ist ja schön und gut, aber wann ist denn jemand identifizierbar? Auch hier liefert die genannte Norm eine Antwort:

„als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.“

Um Sie zu identifizieren, braucht es kein Foto, keine Videoüberwachung, kein Facebook: Schon anhand Ihrer IP-Adresse sind Sie identifizierbar. Für die Laien unter uns: Cache, Cookies und Verlauf nach der Sitzung zu löschen macht Sie nicht unsichtbar!

Arbeitszeit = personenbezogene Daten

Wer wann mit der Arbeit beginnt, Feierabend oder Pause macht – all das kann durch eine Arbeitszeiterfassung gespeichert werden. Da die Arbeitszeit stets mit einer bestimmten, identifizierten Person verknüpft ist, gibt es nichts zu beschönigen: Ihr Chef bzw. die Personalabteilung weiß im Zweifel, ob Sie vor dem Schreibtisch sitzen oder eine Raucherpause einlegen.

Aufgrund der Verknüpfung zwischen Arbeitszeit (Information) und Arbeitnehmer (identifizierte Person) handelt es sich bei der Arbeitszeit um personenbezogene Daten.

Dementsprechend stellte der EuGH (Az. C-342/12) im Mai 2013 fest:

„Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten (…), die die Angabe der Uhrzeit, zu der ein Arbeitnehmer seinen Arbeitstag beginnt und beendet, sowie der Pausen bzw. der nicht in die Arbeitszeit fallenden Zeiten enthalten, fallen unter den Begriff personenbezogene Daten (…)“.

Wie im Märchen?

Personenbezogene Daten verhalten sich wie Disney Prinzessinnen. Sie kommen im Zweifel nicht alleine klar. Anstelle des lang ersehnten Jünglings bedarf es einer schützenden Hand – dem Datenschutz! Ende gut, alles gut?

Sollten Sie nun jubeln und frohlocken, so enttäusche ich Sie nur ungern: Die Arbeitszeit mag als personenbezogenes Datum geschützt sein, das heißt jedoch nicht, dass sie unantastbar wäre.

Personenbezogene Daten dürfen nicht ohne Weiteres verarbeitet werden, dies ist korrekt. Liegt jedoch eine Rechtsgrundlage wie beispielsweise Art. 6 DSGVO oder § 26 BDSG vor, ist ein Erfassen, Speichern und Co. durchaus rechtmäßig. Dies gilt auch für Arbeitszeiten.

Berührungspunkte zwischen Arbeitszeit und Datenschutz

Berührungspunkte zwischen Arbeitszeit und Datenschutz gibt es viele. Exemplarisch wird auf die Arbeitszeiterfassung und auf Dienstpläne näher eingegangen.

Erfassung der Arbeitszeit

Die Erfassung der Arbeitszeit wird schon seit Ewigkeiten immer wieder thematisiert. Um die rechtliche Situation zusammenzufassen, widmeten wir uns bereits vor neun Jahren dieser Problematik.

Seitdem scheint sich zunächst nichts Wesentliches geändert zu haben:

  • Weiterhin gilt, dass eine Arbeitszeiterfassung nicht zu einer laufenden Überwachung des Arbeitnehmers führen darf. So entschied das Arbeitsgericht Berlin im August 2017, dass es unverhältnismäßig ist, von den Mitarbeitern eines Taxiunternehmens zu verlangen, alle drei Minuten eine Taste zu drücken.
  • Unverändert regelt 16 II 1, 2 ArbZG, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und die Nachweise für mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Der EuGH wäre jedoch nicht der EuGH, wenn er die Karten nicht wieder neu mischen würde: So entschied er am 14. Mai 2019 (Az. C-55/18), es sei notwendig, dass

„Mitgliedsstaaten die Arbeitgeber (…) verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“.

Im deutschen Arbeitszeitrecht ist dies bisher noch nicht angekommen, der Gesetzgeber schweigt (noch). Eines lässt sich jedoch schon jetzt feststellen: Die Erfassung der regulären Arbeitszeit ist längst nicht mehr datenschutzrechtlich ungeregeltes Gebiet, vielmehr ist sie in der Mitte der Gesellschaft angekommen. Sofern keine Dauerüberwachung des Mitarbeiters stattfindet und die Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden, ist in der Regel von einer Verhältnismäßigkeit der Arbeitszeiterfassung auszugehen.

Sorry Raucher!

Auslegen von Dienst- und Schichtplänen

Krankenschwestern, Altenpflegern und sonstigen Helden des Alltags dürften sie bekannt vorkommen: Dienst- und Schichtpläne. Nicht selten hängen diese für alle Mitarbeiter zugänglich aus, damit für jeden ersichtlich ist, wer wann wo zu erreichen ist und mit welchem (ggf. unliebsamen) Kollegen zusammengearbeitet wird.

Falls Sie sich nun fragen, ob auch wirklich jede Kollegin und jeder Kollege so genau wissen muss, warum Sie immer nur die besten Schichten belegen oder warum Sie so häufig krank sind, dann lautet die Antwort: Das kommt darauf an.

Das interne Auslegen von Dienst- und Schichtplänen lässt sich auf § 26 BDSG stützen, sofern es erforderlich für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses ist. Häufig wird der ordnungsgemäße Betriebsablauf nur sichergestellt werden können, wenn sich die Mitarbeiter untereinander abstimmen, wer wann und mit wem arbeitet, Schichten tauscht etc. Natürlich gilt auch hier das Prinzip der Datenminimierung: Im Plan ist nur das anzugeben, was auch notwendig ist. Letztlich bleibt es aber eine Frage des Einzelfalls, ob das Auslegen noch rechtmäßig ist oder nicht.

Ende Gelände?

Das Datenschutzrecht befindet sich seit jeher im Wandel. Es wird nicht nur täglich neu erfunden, sondern auch neu ausgehandelt. Personenbezogene Daten sind nie „out“ – trotz aller Widrigkeiten sind sie vor ungerechtfertigter Beeinträchtigung zu bewahren.

Auch ohne Nostradamus lässt sich ein Blick in die Zukunft wagen: Die theoretisch anmutende Frage, ob Arbeitszeiten personenbezogene Daten sind, wird auch weiterhin praktische Relevanz haben. Für diese Erkenntnis braucht es keine Kristallkugel.

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