Auskunft nach § 34 BDSG

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Fachbeitrag

Immer häufiger erhalten Unternehmen Schreiben von Privatpersonen, die von ihrem Auskunftsrecht nach § 34 BDSG Gebrauch machen oder gar die Einsicht in das öffentliche Verfahrensverzeichnis verlangen. In diesem Artikel geben wir einen kurzen Überblick, wie mit solchen Schreiben umzugehen ist.

Umfang des Auskunftsanspruchs

Betroffenen steht gemäß § 34 BDSG ein Auskunftsrecht gegenüber der verantwortlichen Stelle zu. Die verantwortliche Stelle hat in diesem Rahmen Auskunft über nachfolgende Informationen zu erteilen:

  • die zu seiner Person [gemeint ist der Betroffene, Anm. d. Red.] gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten beziehen,
  • den Empfänger oder die Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und
  • den Zweck der Speicherung.

Sind über den Betroffenen keine Daten gespeichert, ist ihm auch dies mitzuteilen (sog. Negativauskunft).

Wird ein Auskunftsbegehren ignoriert, kann der Betroffene bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz eine Beschwerde einreichen. Kommt es so weit, heißt das für das Unternehmen, dass früher oder später die Aufsichtsbehörde an der Tür klingeln wird. Ein Verstoß gegen den § 34 BDSG stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße geahndet werden kann. Unter Verstoß ist dabei die verweigerte als auch die unrichtige, unvollständige oder nicht rechtzeitige Auskunftserteilung zu verstehen.

Form der Auskunft

Die Betroffenen können Auskunft schriftlich, per Fax, E-Mail, mündlich oder telefonisch verlangen. Das Gesetz sieht hier kein Formerfordernis vor, sondern verlangt nur für die Auskunftserteilung seitens der verantwortlichen Stelle die Schriftlichkeit. Die verantwortliche Stelle selber darf nicht auf eine schriftliche Anfrage bestehen.

Die Auskunft ist in Textform (§ 34 Abs. 6 BDSG) zu erteilen, wenn nicht unter Berücksichtigung der jeweiligen Umstände eine andere Form angemessen erscheint. Die Textform stellt die geringsten Formerfordernisse – es genügt ein Fax oder eine E-Mail. Wird die Auskunft per E-Mail erteilt, muss die verantwortliche Stelle eine verschlüsselte Übermittlung anbieten, um die unbefugte Kenntnisnahme durch Dritte zu vermeiden.

Kosten

Sie ist grundsätzlich unentgeltlich zu erteilen (§ 34 Abs. 8 BDSG). Speichern verantwortliche Stellen Daten über Betroffene zum Zwecke der Übermittlung – dies betrifft vornehmlich die Tätigkeit von Auskunfteien über die Kreditwürdigkeit – so kann einmal im Kalenderjahr eine unentgeltliche Auskunft eingeholt werden (§ 34 Abs. 8 BDSG).

Unter bestimmten Voraussetzungen ist ein Auskunftsrecht ausgeschlossen (Abs. 7), dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Geheimhaltungsinteressen einer Auskunft entgegenstehen.

Identifizierung des Betroffenen

Die Auskunft muss an die richtige Person – also an den Betroffenen – erteilt werden. Die verantwortliche Stelle muss sich daher vor der Erteilung der Auskunft über die Identität des Auskunftsersuchenden vergewissern. Eine Kopie des Personalausweises kann nur dann verlangt werden, wenn die verantwortliche Stelle vernünftige Zweifel an der Identität hat.

Das öffentliche Verfahrensverzeichnis

Das öffentliche Verfahrensverzeichnis nach § 4g Abs. 2 S. 2 BDSG auf Antrag jedermann in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen.

Zweck des öffentlichen Verfahrensverzeichnisses ist die Herstellung von Transparenz über die von einer verantwortlichen Stelle durchgeführten Datenverarbeitungen.

Wer Sie sicher bei der Bearbeitung von Auskunftsansprüchen unterstützen kann, ist Ihr Datenschutzbeauftragter.

26 Kommentare zu diesem Beitrag

    • Ein Auskunftsersuchen kann nur unter engen Voraussetzungen verweigert werden. Die Ausnahmen sind vornehmlich in § 34 Abs. 7 BDSG niedergelegt. Zudem besteht nach § 34 Abs. 1 S. 4 und Abs. 3 S. 3 BDSG das Recht, bestimmte Informationen zu verweigern.

      Sofern die internen Unterlagen in diese Kategorien fallen, dürfte es zulässig sein, eine Auskunft zu verweigern. Allerdings geht es ja grundsätzlich nur um Informationen die eine konkrete Person betreffen und nicht um weitere Unternehmensinterna.

      • Vielen Dank für Ihre Antwort.
        In meinem Fall hat das Unternehmen angeblich einen von mir unterschriebenen Auftrag vorliegen, welchen ich allerdings nicht erteilt habe. Ich habe darum gebeten mir eine Kopie des Auftrags zukommen zu lassen, dies wurde jedoch verweigert, da es sich um interne Unterlagen handle.

    • Hallo Erik,

      das steht so nirgends ausdrücklich im Gesetz. Das muss es allerdings auch nicht, da das Gesetz an das Auskunftsverlangen des Betroffenen kein Formerfordernis stellt. Der Betroffene hat folglich das Recht, das Auskunftsverlangen auch z.B. in mündlicher oder telefonischer Form an die verantwortliche Stelle zu richten. Das Einfordern eines schriftlichen Auskunftsverlangens von Seiten der verantwortlichen Stelle würde diesem Recht natürlich zuwiderlaufen, daher darf von dieser auch nicht auf ein schriftliches Auskunftsersuchen bestanden werden.

      • Hallo Dr. Datenschutz,
        danke für die Rückmeldung. Reicht es demnach aus, wenn nur in der Datenschutzerklärung die Adresse des Datenschutzbeauftragten steht oder sollte man noch eine Emailadresse hinzufügen. Im Impressum steht natürlich eine Emailadresse, aber nie die des Datenschutzbeauftragten.

        • Eine gesetzliche Verpflichtung, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten anzugeben besteht nicht, weder im Impressum noch in der Datenschutzerklärung. Aus praktischen Gründen und im Sinne eines transparenten Umgangs mit dem Thema Datenschutz macht es aber natürlich Sinn dies zu tun und zwar in der Datenschutzerklärung.

  1. Hallo,
    ist es möglich eine solche Anfrage an das Bundeszentralregister zu senden, mit dem Ziel sich die 13 Euro für ein polizeiliches Führungszeugnis zu sparen ?
    Ich benötige es lediglich für mich selbst, da ich nicht sicher bin ob meine Einträge bereits gelöscht sind, so daß ich keine falschen Angaben mache, falls ich einmal danach gefragt werde.

    • Aus dem Merkblatt des für die Ausführung des Bundeszentralregistergesetzes zuständigen Bundesamt für Justiz ergeben sich zur Erhebung von Gebühren für das polizeiliche Führungszeugnis folgende Regelungen:
      Die Erteilung eines Führungszeugnisses ist nach den Nummern 1130 und 1131 der Anlage zu § 4 Absatz1 des Gesetzes über Kosten in Angelegenheiten der Justizverwaltung- JVKostG – grundsätzlich gebührenpflichtig. Die Gebühr beträgt derzeit 13 €, für das Europäische Führungszeugnis 17 €. Sie wird bei der Antragstellung erhoben. Die Gebührenpflicht gilt nach der Vorbemerkung zu Hauptabschnitt 1, Register und Grundbuchangelegenheiten, Abschnitt 3, Bundeszentral- und Gewerbezentralregister, der Anlage zu § 4 Absatz 1 JVKostG nicht, wenn ein Führungszeugnis zur Ausübung einer ehrenamtlichen Tätigkeit benötigt wird, die für eine gemeinnützige Einrichtung, für eine Behörde oder im Rahmen eines der in § 32 Abs. 4 Nr. 2 Buchstabe d EStG1 genannten Dienste ausgeübt wird. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist nachzuweisen. Nach § 10 JVKostG über die gesetzliche Gebührenbefreiung hinaus kann das Bundesamt für Justiz gemäß §10 JVKostG auf Antrag ausnahmsweise, wenn dies mit Rücksicht auf die wirtschaftlichen Verhältnisse des Zahlungspflichtigen (Mittellosigkeit) oder sonst aus Billigkeitsgründen geboten erscheint (besonderer Verwendungszweck), die Gebühr ermäßigen oder von der Erhebung der Kosten absehen.

    • In dem Beitrag oben heißt es: “Wird ein Auskunftsbegehren ignoriert, kann der Betroffene bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz eine Beschwerde einreichen. Kommt es so weit, heißt das für das Unternehmen, dass früher oder später die Aufsichtsbehörde an der Tür klingeln wird. Ein Verstoß gegen den § 34 BDSG stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße geahndet werden kann. Unter Verstoß ist dabei die verweigerte als auch die unrichtige, unvollständige oder nicht rechtzeitige Auskunftserteilung zu verstehen.”

  2. Hallo. Kann ich dieses Auskunftsbegehren eigentlich auch an meinen AG leiten? Dann müsste es doch auch auf meine Daten aus meiner Anstellung heraus ausgeweitet sein oder?. Bei einem Versuch dieses anzuwenden wurde mir gesagt dies würde sich nur auf Daten resultierend aus einem Kundenverhältnis beziehen. Somit wurden mir weitere Auskünfte nicht gegeben. Elektronische Personalakte ist auch vorhanden ( hier kann ich natürlich auch anders reinschauen).

    • Der Anspruch aus § 34 BDSG kann auch gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden. Sie sollten aber darauf achten, dass Sie den Inhalt der Auskunft – also die Art der personenbezogenen Daten – näher bezeichnen, vgl. § 34 Abs. 1 Satz 2 BDSG.

  3. Hallo, gibt es im Internet einen Vordruck/Muster für die Beschwerde an die Datenschutzbeauftragte des Landes NRW. Hab einer Inkassofirma eine Anfrage gestellt, die seit über 4 Monaten nicht beantwortet ist. Danke.

    • Für eine Datenschutzbeschwerde gibt es keinen Vordruck. Diese kann in freier Form schriftlich an die Datenschutzbehörde gerichtet werden. Wichtig ist, dass Sie darlegen, dass Sie bei der Inkassofirma ohne Erfolg einen Auskunftsanspruch nach § 34 BDSG geltend gemacht haben (am besten ist, wenn Sie die E-Mail bzw. das Schreiben an die Inkassofirma beifügen). Hier finden Sie die Kontaktdaten der Landesbeauftragten für Datenschutz in NRW: https://www.ldi.nrw.de/metanavi_Kontakt/index.php

  4. Hallo, ein Telekommunikationsunternehmen speichert u.a. jeden Kontakt in ihrem System. Sei es ein Anruf oder eine E-Mail oder ein FAX usw. In einem Anruf wird u.a. hinterlegt, was besprochen wurde. Eine “einfache” Aukunft nach §34 BDSG sieht nicht vor, diese “Dokumente” ebenfalls vorzulegen. Kann man diese gespeicherten Daten auch nach dem BDSG anfordern? Vielen Dank im Voraus,

    • Es ist uns nicht ganz klar, was Sie mit „einfacher“ Auskunft meinen. Grundsätzlich ist es so, dass nach § 34 BDSG dem Betroffenen Auskunft über sämtliche personenbezogenen Daten erteilt werden muss. Es muss daher stets dahingehend differenziert werden, ob eine bestimmte Information tatsächlich einen Bezug zum Betroffenen darstellt. Ist ein solcher Bezug nicht vorhanden, kann eine Auskunft nicht nach dem BDSG verlangt werden; ergibt sich aber ggf. aus anderen Normen.

    • Das Bundesdatenschutzgesetz regelt nicht, binnen welcher Frist die Auskunft zu erteilen ist. Sie sollte jedoch im zeitlichen Zusammenhang mit der Anfrage erteilt werden. Hierbei wird grundsätzlich auf die im Geschäftsverkehr üblichen Fristen (bis zu ca. zwei Wochen) abzustellen sein.

  5. Ich lese auch hier wieder, dass Ausweiskopien für die Identifizierung des amtlichen Personalausweises erlaubt sei, wenn die die verantwortliche Stelle vernünftige Zweifel an der Identität hat, ist natürlich Unfug. Auf welcher Rechtsgrundlage besteht der Anspruch?
    Oder einfach gesagt, das ist nicht richtig. Alleine schon die Ausdrucksform -vernünftige Zweifel- was soll das sein?
    Also bitte liebe Redaktion, diese Auskunft ist, so wie geschrieben, einfach rechtlich falsch, denn es gibt kein Recht, amtliche Personalausweise deswegen kopieren zu dürfen noch wie in diesem Fall anzufordern, noch zu speichern oder zu verwerten, weiterzugeben etc.

    • Die verantwortliche Stelle muss in die Lage versetzt werden, den Auskunftsersuchenden zweifelsfrei zu identifizieren. Weicht z.B. bei schriftlichen Auskunftsersuchen die Adresse, an die die Auskunft gesandt werden soll, von den Angaben in der Datei der verantwortlichen Stelle ab, kann zur Feststellung der Identität auch eine Ausweiskopie verlangt werden. Wird nämlich die Auskunft nicht an die richtige Person erteilt, stellt dies eine unzulässige Übermittlung personenbezogener Daten dar, für die die verantwortliche Stelle haften kann.

      Dieses Verfahren darf aber nur in Ausnahmefällen unter bestimmten Voraussetzungen eingesetzt werden. Näheres zu Erstellung von Ausweiskopien finden Sie in unserem Artikel dazu: Wann ist das Kopieren des Personalausweises erlaubt?

      • Welche verantwortliche Stelle sollte das sein, die den Auskunftsersuchenden zweifelsfrei indentifizieren sollten? Der Bundesdatenschutzbeauftragte und andere Behörden können das schon mal nicht sein. Wieso auch? Denn bekommt eine Person eine Auskunft über sich, die sie selbst nicht angefordert hat, wird sie ja schließlich an seine private Adresse übermittelt. Denn eine eindeutige Indendtifikation kann z. Bsp. über die Post erfolgen, bei dem dort der amt. Personalausweis vorgelegt wird und dies dann eine originale Bestätigung dem Empfänger direkt zugesandt wird. Nur in ganz seltenen Fällen ist es staatlichen Organen erlaubt, Kopien davon anzufertigen.

        Ich bitte auch, dass Sie in Ihre Aussagen ganz klar zu erkennen geben, dass sich eine Firma und keine staatliche Behörde sind, die diese Informationen herausgibt. Auch wenn der Begriff nicht geschützt ist, sollte klar zu erkennen sein, dass es sich nicht um einen staatlichen Internetauftritt handelt. Denn dieser ist z. Bspl. hier zu finden bfdi.bund.de. Denn rechtsverbindlich sind die hier getroffen Auskünfte mit aller Wahrscheinlichkeit nicht.

        • Die Stelle (ob ein Unternehmen oder eine Behörde), der gegenüber eine natürliche Person (Betroffener) von ihrem Auskunftsanspruch Gebrauch macht, hat die Identifizierung vorzunehmen. Wie sie die Identifizierung vornimmt, ist der Stelle überlassen.

          In keiner von unseren Aussagen (Artikeln, Kommentare, etc.) geben wir uns als Behörde oder eine staatliche Stelle aus. In unserem Impressum sowie unter dem Punkt „About“ steht eindeutig, dass die Webseite von intersoft consulting services AG betrieben wird. Außerdem ist auf jeder Seite (ganz oben) folgender Text zu lesen:

          “Herzlich Willkommen! Diese Seite bietet Ihnen News, Fachbeiträge und aktuelle Urteile rund um das Thema Datenschutz. Geschrieben von Spezialisten für Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance der intersoft consulting services AG.”

          Dadurch sollte es für jeden leicht erkennbar sein, dass es sich nicht um eine Webseite einer Behörde oder staatlicher Stelle handelt.

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