Bewerbungen richtig verwalten

Fachbeitrag

Der Umgang des Unternehmens mit Bewerberdaten, bzw. deren Schutz ist aufgrund der Außenpräsenz in der Regel offen einsehbar. Nicht die richtige Stelle um sich angreifbar zu machen, unabhängig davon, ob die Bewerbung über ein Portal oder per E-Mail erfolgt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie insbesondere bei der E-Mail-Verwaltung vorgehen können.

Wie kann man sich bewerben?

Ein erstes Indiz für den Umgang des Unternehmens mit Bewerberdaten ist, wie eine Bewerbung überhaupt möglich ist. Gibt es ein Online-Bewerberportal? Hat dieses eine eigene Datenschutzerklärung? Ist die Datenschutzerklärung aktuell? Hier haben wir bereits zusammengefasst, worauf bei Online-Bewerbungen allgemein zu achten ist.

Bewerberportal vorhanden

Grundsätzlich sollten nur die Personalabteilung und die Entscheidungsträger von den Bewerbungsunterlagen Kenntnis erlangen. Nutzt das Unternehmen ein Bewerberportal, kann den involvierten Personen ein zeitlich limitierter Zugriff eingerichtet werden. Das Stichwort ist auch hier das Berechtigungskonzept. So kann gewährleistet werden, dass sich die Bewerbungsunterlagen z.B. durch ausdrucken oder weiterleiten nicht unkontrolliert verteilen. Das Portal hat zudem den Vorteil, dass Rückfragen für eine verlängerte Aufbewahrung zentral dokumentiert wird, was mit der Dokumentationspflicht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mehr in den Mittelpunkt rückt. Auch kann die Löschung nach ca. 6 Monaten – schauen Sie hier zu den Fristen und hier, falls Sie was zu der Aufbewahrung aus statistischen Gründen lesen wollen – zentral gesteuert und dokumentiert werden.

E-Mail-Bewerbungen verwalten

Gehen Bewerbungen per E-Mail ein, gilt nichts anderes. Auch hier soll der Kreis auf Personalabteilung und Entscheidungsträger begrenzt werden. In der Ausschreibung sollte somit keine info@musterunternehmen.de Adresse angeben, wenn diese nicht ausschließlich der Personalabteilung zugeteilt ist. Vorzugswürdig ist eine Adresse wie karriere@, jobs@, bewerbung@musterunternehmen.de, für die die Berechtigungen beschränkt sind.

Bei dem Weiterleiten der Bewerbung an Entscheidungsträger sollten dieselben Grundsätze beachtet werden, die auch beim Bewerberportal und beim Datenschutz allgemein zu beachten sind. Zu nennen sind beispielhaft das Trennungsgebot und die Löschpflicht. Wie dies konkret sicherzustellen ist, entscheidet jedes Unternehmen sinnvollerweise für sich.

Denkbar ist zudem ein Prozess, der den internen Umgang mit Bewerberunterlagen beschreibt. Ein Prozess ist auch vor dem Hintergrund sinnvoll, als auch Bewerbern ein Auskunftsrecht zusteht. Will ein Bewerber wissen, welche Daten das Unternehmen von ihm hat, kann eine Antwort auch mit Hinblick auf den Prozess beantwortet werden.

Was tun bezüglich Trennung und Löschung?

Die Handhabung von Bewerberunterlagen ist zunächst eine Frage der Sensibilisierung. Durch ein Bewusstsein für datenschutzrechtliche Fragen, kann hier bereits viel erreicht werden. Schulungen sind ein bewährtes Mittel. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten ist es bei E-Mail-Bewerbungen denkbar, dass die Personalabteilung bei der Weiterleitung der Mail darauf hinweist, dass die Unterlagen z.B. in einem separaten Ordner aufzubewahren (Trennungsgebot) und dann auch wieder zu löschen sind. Erfolgt das Löschen nach Ablauf der 6 Monate manuell und zentral in der Personalabteilung, ist auch eine E-Mail an Entscheidungsträger als „Friendly Reminder“ denkbar. Hier genügt der Hinweis, dass es Zeit ist die Bewerbungsunterlagen zu löschen.

Im Ergebnis

Wie der konkrete Umgang mit Bewerbungsunterlagen ausgestaltet wird, ist letztlich die Entscheidung des Unternehmens. Sinnvoll ist zunächst eine interne Absprache auch mit den jeweiligen Entscheidungsträgern, um ein möglichst sinnvolles Vorgehen zu etablieren. Letztlich geht es auch darum, dem Bewerber und potentiellen Kollegen zu zeigen, welchen Stellenwert seine Daten im Unternehmen haben.

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