Das polizeiliche Führungszeugnis – Was müssen Arbeitgeber beachten?

Fachbeitrag

Viele Arbeitgeber haben ein Interesse daran, von ihren Bewerbern und potentiellen künftigen Arbeitnehmern ein polizeiliches Führungszeugnis zu verlangen. Schließlich will man ja wissen, wen man sich da ins Boot holt. Aber ist das überhaupt zulässig? Und was ist mit den Rechten der Arbeitnehmer? Mit diesem Beitrag sollen die wichtigsten Fakten zum Führungszeugnis aus datenschutzrechtlicher Sicht einmal dargestellt werden.

Führungszeugnis und Bundeszentralregister

Ein kleiner Fakt für die Besserwisser unter uns vorab: Das polizeiliche Führungszeugnis gibt es mit diesem Namen gar nicht mehr, es heißt nur noch Führungszeugnis. Der „alte“ Name ist jedoch weiterhin bei einem Großteil der Bevölkerung fest verankert. Regelungen zum Führungszeugnis finden sich im Bundeszentralregistergesetz (BZRG). Das Führungszeugnis ist nicht mehr und nicht weniger als eine behördliche Bescheinigung über registrierte Vorstrafen einer Person. Folgende Arten von Führungszeugnissen sind zu unterscheiden:

  • Führungszeugnis für private Zwecke:
    Dieses enthält nur Verurteilungen, bei denen die Geldstrafe über 90 Tagessätze liegt bzw. eine Bewährungsstrafe von mehr als drei Monaten verhängt wurde (sofern keine weiteren Vorstrafen bestehen)
  • Führungszeugnis für eine Behörde:
    Erhalten ausschließlich Behörden (auf Verlangen) und enthält deutlich mehr Informationen vermerkt als das Führungszeugnis für private Zwecke, z. B. auch die gerichtlich angeordnete Unterbringung in einer psychiatrischen Anstalt oder Entzug einer Gewerbeerlaubnis
  • Europäisches Führungszeugnis:
    Dies ist vor allem dann wichtig, wenn der Bewerber Staatsangehöriger eines anderen EU-Mitgliedsstaates ist und enthält Nachweise über Verurteilungen, die im Herkunftsland stattgefunden haben
  • Erweitertes Führungszeugnis:
    Ähnlich wie das private Führungszeugnis; enthält aber zusätzlich Angaben zu bestimmten Straftaten (z. B. Exhibitionistische Handlungen, Verbreitung pornographischer Schriften, Menschenhandel) und wird zur Prüfung der persönlichen Eignung von Menschen benötigt, die in ihrer beruflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeit mit Minderjährigen in Kontakt kommen.

Was darf der Arbeitgeber?

Zum Thema Führungszeugnis tauchen in der Beraterpraxis relativ häufig einige Fragen auf: In welchen Fällen darf der (künftige) Arbeitgeber die Vorlage eines Führungszeugnisses verlangen? Und wie darf er mit den darin enthaltenen Daten des Arbeitnehmers umgehen? Oder muss vielleicht sogar jeder Arbeitnehmer ein Führungszeugnis vorlegen? Die Antwort auf die dritte Frage lautet ganz klar „nein“! Wie es im Datenschutzrecht nun einmal so ist, bedarf es stets einer Rechtsgrundlage. Auch hier gilt also immer das Verbot mit Erlaubnisvorbehalt.

Arbeitsrecht und Datenschutzrecht haben seit jeher eine besondere Beziehung zueinander. Dies liegt daran, dass hier naturgemäß die (meist) gegenläufigen Interessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufeinanderprallen. Das Interesse eines Arbeitgebers an größtmöglicher Information ist nachvollziehbar. Es ist aber wichtig sich klarzumachen, dass dies nur in engen Grenzen möglich ist. Diese Grenzen werden hier sowohl vom Datenschutzrecht als auch vom Arbeitsrecht gesetzt.

Grundsatz: Keine Vorlagepflicht!

In der beruflichen Praxis ist es meistens so, dass der künftige Arbeitnehmer das Führungszeugnis erst vorlegen muss, nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet worden ist. Dies kann den Anschein erwecken, dass eine Art „Vorlagepflicht“ für den Arbeitnehmer bestehe, zumal der Arbeitgeber oft auch die Kosten für die Erstellung übernimmt. Diese Vorgehensweise hat immerhin den Vorteil, dass das Führungszeugnis so nicht zur Entscheidungsgrundlage gemacht wird, ob ein Arbeitsverhältnis zustande kommt oder nicht.

Das dem nicht so ist und die im Führungszeugnis genannten Daten durchaus sensibel sind, wird insbesondere durch Art. 10 S. 1 DSGVO deutlich. Die Norm sieht vor, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nur unter behördlicher Aufsicht oder in Ausnahmefällen stattfinden darf. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass strafrechtlich relevante Daten „unkontrolliert“ gespeichert werden.

Im Arbeitsverhältnis ist § 26 Abs. 1 BDSG meist die einschlägige Rechtsgrundlage. Dort heißt es sinngemäß, dass personenbezogene Daten zur Begründung oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen, soweit dies erforderlich ist. In der Begründung zu dieser Norm hat der Gesetzgeber angedacht, dass sie auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die unter Art. 10 S. 1 DSGVO fallen, im Beschäftigungskontext ermöglichen soll.

Keine Regel ohne Ausnahme

Das Merkmal der Erforderlichkeit des § 26 Abs. 1 BDSG ist jedoch vor dem Hintergrund des grundsätzlichen Verbotes des Art. 10 DSGVO eng auszulegen. Mann kann dieses bejahen, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht den Beschäftigten auf Vorstrafen zu überprüfen oder solche Personen nicht zu beschäftigen. Ein häufiges Beispiel aus der Praxis stellt hier der § 72a SGB VIII dar und betrifft den Bereich der Arbeit mit Minderjährigen. Hier hat der jeweilige Arbeitgeber das Recht, sich bei Einstellung und zudem in regelmäßigen Abständen vom Arbeitnehmer ein Führungszeugnis vorlegen zu lassen. An diesem Beispiel lässt sich also gut erkennen, dass der Gesetzgeber dem Schutz von Minderjährigen einen hohen Wert beimisst.

In Fällen, die nicht ausdrücklich im Gesetz geregelt sind, ist eine Erforderlichkeit nur dann anzunehmen ist, wenn von dem Arbeitgeber eine besondere Zuverlässigkeit verlangt wird und für diese keine andere Nachweismöglichkeit besteht. Zudem muss jegliches strafrechtliches Vorverhalten relevant sein, weil die zu besetzende Stelle abstrakt ein starkes Vertrauensverhältnis erfordert. Als Beispiele sind hier Tätigkeiten im Bankwesen, im Bereich Compliance oder auch als Datenschutzbeauftragter zu nennen.

Der Arbeitgeber kann also nicht nach seinem Belieben die Vorlage eines Führungszeugnisses verlangen. In allen anderen als den oben genannten Konstellationen besteht für ihn nur ein Fragerecht hinsichtlich für die Tätigkeit relevanter Vorstrafen, beispielsweise nach Verkehrsdelikten bei einem Busfahrer. Denn hier bestünde bei der Forderung eines Führungszeugnisses ansonsten die Gefahr, dass der potentielle Arbeitgeber Informationen über etwaige Straftaten erhält, welche keinen Bezug zur konkreten Tätigkeit aufweisen. Dies wäre mit dem Grundsatz der Datenminimierung kaum vereinbar.

Geiz ist geil – auch im Datenschutz

Ferner stellt sich dann die Frage, wie der Arbeitgeber die Daten aus dem Führungszeugnis verarbeiten darf. Ist es erlaubt, z. B. eine Kopie anzufertigen oder reicht ein einfacher Vermerk in der Personalakte? Auch hier sollte zunächst unbedingt darauf geachtet werden, dass nur diejenigen Daten verwendet werden, welche auch wirklich erforderlich im Sinne des § 26 Abs. 1 BDSG sind. Der Grundsatz der Datenminimierung ist also stets zu wahren.

Darüber hinaus sollte der Kreis der Personen im Unternehmen, welche Zugriff auf das Führungszeugnis haben, auf das Nötigste beschränkt werden. Im Normalfall darf also nur die Unternehmensleitung sowie weitere mit dem Bewerbungsprozess betraute Personen Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben.

Vorlage ja – Speicherung nein?

In den (wenigen) Fällen, in welchen der Gesetzgeber die Vorlage eines Führungszeugnisses ausdrücklich vorsieht, muss der Arbeitgeber dessen Vorlage im Regelfall dokumentieren. Eine Kopie oder eine andere Form der Speicherung mag da erst einmal die nächstliegende Lösung sein. Auf welche Weise die Dokumentation erfolgen muss, wird allerdings nicht ausdrücklich festgelegt. Es ist jedoch zu berücksichtigten, dass ein Führungszeugnis stets nur den Ist-Zustand darstellt. Schon am Tag nach dessen Ausstellung kann das Führungszeugnis theoretisch wieder veraltet sein.

Eine dauerhafte Speicherung in der Personalakte ist daher im Regelfall nicht zulässig. Vielmehr ist es ausreichend, die Vorlage des Führungszeugnisses zu dokumentieren. Dies kann man ggf. mit einem kurzen Vermerk ergänzen, dass keine Vorstrafen bestehen. Im Sozialrecht beispielsweise bestehen dazu konkrete Regelung. So heißt es in § 72a Abs. 5 S. 1 SGB VIII:

Träger der öffentlichen und freien Jugendhilfe dürfen von den nach den Absätzen 3 und 4 eingesehenen Daten nur den Umstand, dass Einsicht in ein Führungszeugnis genommen wurde, das Datum des Führungszeugnisses und die Information erheben, ob die das Führungszeugnis betreffende Person wegen einer Straftat nach Absatz 1 Satz 1 rechtskräftig verurteilt worden ist.

Der Gesetzgeber ist gefordert

Ebenso finden sich solche Vorgaben für die Datenerhebung und -speicherung in den § 124 Abs. 2 S. 4 SGB IX und § 75 Abs. 2 S. 5 SGB XII für hauptamtlich Beschäftigte. Der Grundsatz der Datenminimierung ist also auch immer bei der Dokumentation zu beachten. Dabei kommt es zwar wie so oft auf den konkreten Einzelfall an. In den meisten Fällen dürfte eine Speicherung des Führungszeugnisses aber nicht erforderlich im Sinne des § 26 Abs. 1 BDSG sein.

Ein Problem bleibt aber ohnehin: Bislang ist es nicht möglich, Auskünfte aus dem Führungszeugnis auf einzelne Bereiche zu beschränken. Aus datenschutzrechtlicher Sicht wäre es sinnvoll, beispielsweise nur Informationen über Vermögensdelikte zu erhalten, weil gerade diese für die konkrete Tätigkeit relevant sind. Alternativ wäre es auch möglich, dass der künftige Arbeitgeber – mit schriftlicher Einwilligung des Arbeitnehmers – das Führungszeugnis direkt anfordert und dabei die relevanten Bereiche nennen muss. Hier ist also der Gesetzgeber gefordert, damit das Grundrecht jedes Einzelnen auf Informationelle Selbstbestimmung nicht zu stark beschnitten wird.

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