Datenschutz bei Online-Bewerbungen – Was gibt es zu beachten?

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Fachbeitrag

Bewerbungen werden heute üblicherweise online eingereicht. Vielfach wird auf der Unternehmenswebsite ein Bereich geschaffen, in dem Bewerber ihre Unterlagen hochladen können. Bei der Ausgestaltung der Website und dem Umgang mit den Online-Bewerbungen gibt es in puncto Datenschutz einiges zu beachten.

Bewerbungsmappen vom Aussterben bedroht

Bewerbungsmappen sind eigentlich eine schöne Sache. Der Bewerber kann seine Bastelfähigkeiten unter Beweis stellen und die von ihm für die Bewerbung aufgewendeten finanziellen und zeitlichen Mittel machen weitere Ausführungen zur Motivation im Grunde überflüssig. Die Rücksendung der Mappe mit einer unterschriebenen netten Absage zeugt von einen respektvollen Umgang im Geschäftsleben.

Anders gesagt: Für Bewerber und Arbeitgeber ist die herkömmliche Bewerbung mit viel Aufwand verbunden. Deshalb findet man diese zumeist nur noch im öffentlichen Dienst.

Online-Bewerbungen erfordern deutlich weniger Aufwand und sind zudem viel einfacher an die Personen weiterzuleiten, die über die Einstellung entscheiden und kostengünstiger zu analysieren. Der Datenschutz bleibt dabei gelegentlich auf der Strecke. Verantwortliche sollten deshalb die folgenden Hinweise beachten.

Übertragungswege verschlüsseln

Der Karrierebereich Ihrer Website sollte nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt sein.

Wenn Sie hingegen die Bewerbung per E-Mail bevorzugen, sollte es dem Bewerber möglich sein, seine Bewerbungsunterlagen vertraulich zu übermitteln. Geben Sie zu diesem Zweck neben der E-Mail-Adresse auch Ihren öffentlichen Schlüssel an.

In der Praxis werden nur technikaffine Bewerber diese Funktion nutzen, weshalb je nach Zielgruppe die Einbindung in die Website als die bessere Lösung erscheint.

Ist die verschlüsselte elektronische Kommunikation mit Ihrem Unternehmen derzeit nicht möglich, sollte zumindest ein ausdrücklicher Hinweis darauf erfolgen, dass die Bewerbung per E-Mail in unverschlüsselter Form übertragen wird.

Bewerbern sei der Hinweis gegeben, dass sie zumindest Ihre Anlagen verschlüsseln können (einfach umzusetzen z.B. mit 7Zip). Das Passwort kann dann an den zukünftigen Arbeitgeber telefonisch weitergeleitet werden.

Trennung von sonstigen Daten

Die Bewerbungsdaten sollten von anderen Datensätzen getrennt aufbewahrt und verwaltet werden.

Zugriff und Weitergabe im Unternehmen / Konzern

Lediglich die Personalabteilung und die Entscheidungsträger haben von den Bewerbungsunterlagen Kenntnis zu nehmen. Der Zugriff ist entsprechend zu beschränken.

Hat sich ein Bewerber explizit auf eine ausgeschriebene Stelle beworben und soll seine Bewerbung für andere Stellen in anderen Abteilungen berücksichtigt werden, so ist seine Einwilligung einzuholen. Dies gilt umso mehr, wenn es sich nicht um eine andere Abteilung, sondern um die Weitergabe im Konzern handelt.

Sind Dienstleister eingebunden?

Verschiedene Unternehmen bieten Dienste an, die das Bewerber-Management erleichtern. Kann bei der Nutzung dieser Dienst nicht ausgeschlossen werden, dass durch den Dienstleister auf personenbezogene Daten zugegriffen wird, ist eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abzuschließen, in der die datenschutzrechtlichen Aspekte entsprechend den gesetzlichen Vorgaben geregelt werden. Hat der Dienstleister seinen Sitz außerhalb der EU oder des EWR, verkompliziert sich die Sache unter Umständen zusätzlich. So kann etwa zusätzlich der Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln erforderlich sein.

Zulässigkeit der Fragen beachten

Sobald man sich im Internet befindet herrscht oftmals eine Wild-West-Mentalität. Unabhängig davon, ob man sich im Bewerbungsgespräch gegenüber sitzt oder ein Online-Formular ausgefüllt wird, sind bestimmte Fragen nicht erlaubt.

Im Bewerbungsverfahren sind nur solche Daten zu erheben die zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Analyse

Online-Bewerbungen lassen sich vielseitig analysieren. Eine Analyse sollte allerdings nur soweit gehen, wie sie für eine Eignungsprognose für die konkret ausgeschriebene Stelle von Bedeutung ist.

Außerdem sollte auf die „Durchleuchtung“ der Bewerberdaten hingewiesen werden.

Zudem sollte eine Einstellungsentscheidung nicht allein auf die automatisierte Auswertung gestützt werden.

Zeitlich begrenzte Aufbewahrung der Bewerbungen

Begrenzte Speicherkapazitäten sind schon lange kein Grund mehr Online-Bewerbungen zu löschen – wohl aber das Datenschutzrecht. Nach einer Aufbewahrungsfrist von ca. drei bis sechs Monaten sollten die Bewerbungsdaten automatisch gelöscht werden. Nähere Infos finden Sie hier.

Fazit

Online-Bewerbungen vereinfachen den Bewerbungsprozess für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Ein Teil der gewonnenen Zeit sollte in Datenschutzmaßnahmen investiert werden. Beachten Sie insbesondere folgende Hinweise:

  • Ermöglichen Sie eine verschlüsselte Übertragung
  • Trennen Sie Bewerberdaten von sonstigen Daten
  • Begrenzen Sie den Zugriff auf die Bewerberdaten
  • Geben Sie die Daten nur mit Einwilligung weiter
  • Beachten Sie die rechtlichen Anforderungen bei der Einbindung von Dienstleistern
  • Orientieren Sie die im Zusammenhang der Bewerbung gestellten Fragen am Grundsatz der Erforderlichkeit
  • Verzichten Sie auf ausufernde Analyse-Tools
  • Löschen Sie die Bewerbungsdaten nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Arbeitnehmerdatenschutz

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