Im Deichmann+Fuchs Verlag ist das Datenschutz-Tool „Verfahrensverzeichnis mit den wichtigsten Verfahrensbeschreibungen im Unternehmen“ von Jörg Frahm und Dipl.-Ing. Holger Koch erschienen. Wir haben es getestet.
Der Inhalt im Überblick
Systemanforderungen
Die Software wird als CD-ROM mit einem kleinen Booklet ausgeliefert und lässt sich auf allen gängigen Windows-Systemen installieren. Die Hauptnavigation erfolgt über eine HTML-Oberfläche im Browser, von der auf alle hinterlegten Dokumentvorlagen im Word-Format verlinkt wird.
Inhalt
Die Anwendung soll betrieblichen Datenschutzbeauftragten die Erstellung von Verfahrensbeschreibungen erleichtern. Einleitend finden sich einige Informationstexte über die rechtlichen Grundlagen und den Sinn und Zweck von Verfahrensverzeichnissen. Kern des Tools sind die Dokumentvorlagen mit beigefügten Ausfüllhinweisen. Neben einem Hauptblatt werden diverse Vorlagen für Einzelbeschreibungen aus folgenden Abteilungen angeboten:
- Geschäftsführung
- Personalabteilung
- Buchhaltung, Controlling
- Marketing, Vertrieb
- Kundendienst/-service
- IT-Abteilung
- Logistik, Versand
- Hausverwaltung, Security
- Vereine
Beispiele
Im Bereich Marketing/Vertrieb finden sich beispielsweise die Einzelverfahren „Gewinnspiele“, „Gewinnung von Kundendaten über das Internet (Web-Portal)“ und CRM-/ERP-Systeme. Insgesamt enthält das Tool 30 Vorlagen für Einzelverfahren, ergänzt mit Schulungsfolien und einer Übersicht zu Aufbewahrungsfristen.
Bewertung
Die Erstellung von Verfahrensverzeichnissen ist kein Hexenwerk, kostet aber viel Fleißarbeit und damit Zeit. Wer auf ein solches Tool zurückgreifen kann, muss nicht alles neu erfinden, sondern kann auf den Grundlagen aufbauen, die bei den gängigen Verfahren eines Unternehmens größtenteils gleich sind. Am Ende bleibt immer noch einiger Anpassungsaufwand, trotzdem ist ein solches Tool für den Anfang eine gute Hilfe und spart viel Zeit und Nerven.
Update vom 21.12.2016:
Eine aktualisierte Version der Software berücksichtigt nun auch die Anforderungen an Verfahrensverzeichnisse aus Art. 30 DSGVO. Hinzugekommen sind zudem zusätzliche Vorlagen für Einzelverfahren sowie englische Vorlagen. Mit Evelyn Seiffert konnte zudem eine Mitautorin der Hamburger Aufsichtsbehörde gewonnen werden.
Bestellen
Weitere Informationen und eine Bestellmöglichkeit gibt es direkt beim Verlag Deichmann+Fuchs
Hinweis: Wir stehen in keinen geschäftlichen Beziehungen zum Verlag Deichmann+Fuchs.
