Der Einsatz von Instant Messaging Systemen im Unternehmen

apps 01
Fachbeitrag

Messaging Systeme sind derzeit im Vordringen, da sie in der Regel kleinere Sachverhalte schneller klären lassen als durch das Versenden einer E-Mail.

Messaging Systeme in IT-Richtlinien

Bei dem Regelungsbedarf hinsichtlich der IT-Richtlinien werden häufig Messaging Systeme nicht, oder wenigstens nicht ausreichend berücksichtigt. Die rechtliche Einordnung als Telekommunikationsdienst ähnlich der E-Mail soll jedenfalls für Diensteanbieter gesteuerte Messaging Systeme wie etwa WhatsApp oder Apples iMessage gelten. Weniger in der rechtlichen Einordnung, als in der Frage der Kontrolle und Überwachung komplex sind interne Unternehmensmessagingsysteme, wie etwa Microsofts Lync. Mitarbeiter können hierbei Sofortnachrichten austauschen, inkl. Dateien und sogar mit den Messaging Systemen bei Kunden oder Dienstleistern verknüpft werden.

Möglichkeit einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Häufig findet sich auch ein Statusnachweis des Arbeitnehmers als bspw. verfügbar, beschäftigt oder auch abwesend. Dies allein führt bereits zu der Möglichkeit einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Bei dem Zugriff auf die Inhalte solcher Messaging Systeme ist fraglich, ob hierfür ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers vorliegt, sofern die „Chats“ keine archivierungspflichtigen Geschäftsbriefe betreffen. Dem entsprechend sind Kontrollen grundsätzlich auch nur bei einem konkreten Missbrauchsverdacht zulässig. Die Protokollierung der Chats sollte zur Vermeidung eines Prozesses des „schleichenden E-Mail Ersatzes“ abgestellt werden, ebenso die Übertragung von Dateianhängen, da nur so der Gewährleistung der Archivierung gegeben sein wird.

Externe Instant Messaging Systeme

Noch komplexer ist die Möglichkeit von Kontrollen extern betriebener Messagingdienste wie etwa iMessage oder WhatsApp. Gerade bei vom Unternehmen zur Verfügung gestellten iPhones, sollte die Nutzung solcher Messaging Systeme jedenfalls ausschließlich außerhalb der betrieblichen Kommunikation gestattet sein. Dies hat mehrere Gründe, zumeist verknüpft der Arbeitnehmer seine Messaging Dienste über seinen privaten WhatsApp oder iTunes Account und kommuniziert auch privat hierüber. Beide Programme scannen das Adressbuch und führen die Informationen in ihren Datenbanken zusammen. Eine Kontrolle kann sich letztlich nur auf das Vorhandensein oder die Aktivierung der Messaging Dienste beziehen und nur in Ausnahmefällen, zu denken wäre an Sachverhalte im Sinne von §34 StGB, an einzelne Inhalte.

Technische Möglichkeiten von Instant Messaging Systemen

Die technischen Möglichkeiten von modernen Messaging Systemen gehen weit über die reine Chat Funktion hinaus. Eine Freigabe des Desktops zur Fernansicht des Anwenders z.B. muss explizit vom freigebenden Teilnehmer initiiert und bestätigt werden. Andere Anwender dürfen diesen Vorgang nicht auslösen. Die Kamera-, Mikrofon- und Dateifreigabefunktionen müssen zudem von den Teilnehmern selbst aktiviert und deaktiviert werden. Das Aktivieren der Funktionen durch Dritte, z.B. Dienstleistern, darf ebenfalls und jedenfalls nur nach jeweiliger Absprache möglich sein. Beim Anmelden an das System sowie bei Unterbrechungen und beim Beenden des Programms müssen Kamera-, Mikrofon- und Dateifreigabefunktionen des Teilnehmers automatisch ausgeschaltet werden.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Aufbau, Optimierung und Überprüfung der IT-Sicherheit nach anerkannten Standards
  • Vorbereitung auf eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder IT-Grundschutz
  • Stellung von externen IT-Sicherheitsbeauftragten

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: IT-Sicherheit

Ein Kommentar zu diesem Beitrag

  1. Es gibt Datenschutz-konforme Messaging Lösungen für Unternehmen. Teamwire ist z.B. ein deutscher Anbieter (teamwire.eu) und bietet vereinfacht gesagt ein “Whatsapp für Unternehmen”. Die sichere Enterprise Messaging App für Firmen basiert auf deutschem Datenschutz.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Die von Ihnen verfassten Kommentare erscheinen nicht sofort, sondern erst nach Prüfung und Freigabe durch unseren Administrator. Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungsbedingungen und unsere Datenschutzerklärung.