DFN Terminplaner: Datenschutzkonforme Doodle Alternative

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Fachbeitrag

Viele Unternehmen benötigen eine unkomplizierte und vor allem sofort nutzbare Möglichkeit, abteilungsweit oder auch gerade übergreifend, Termine für Gruppen zu planen. Dieser Artikel stellt einen datenschutzkonform nutzbaren Terminplandienst des deutschen Forschungsnetzwerkes DFN vor.

Der Terminplandienst von Doodle – der Platzhirsch

Vor wenigen Monaten hatten wir kritisch über die Nutzung von Doodle als Terminplandienst berichtet. Dabei wird der Bedarf zur Nutzung eines solchen „Tools“ auch von den behördlichen Landesdatenschutzbauftragten erkannt, welche regelmäßig mit Anfragen zur Nutzung von Doodle konfrontiert werden.

Der größte Vorteil von Doodle ist die einfache und unkomplizierte Nutzungsmöglichkeit. Dem stehen jedoch in dem oben verlinkten Beitrag aufgeführte Nachteile gegenüber, z.B. nur eine Transportverschlüsselung mittels SSL bei der kostenpflichtigen Variante, keine automatische Löschung nach Ablauf einer Planung sowie die Erhebung von Daten zu Werbezwecken. Tipps zum Einsatz von Doodle finden Sie unserem Artikel und auch vom Landesdatenschutzbeauftragten Rheinland-Pfalz.

Der Terminplandienst vom DFN – die datenschutzkonforme Nische

Das deutsche Forschungsnetzwerk stellt seit geraumer Zeit einen datenschutzkonform nutzbaren Online Termindienst zur unentgeltlichen Nutzung zur Verfügung. Dabei wird DFN Terminplaner dem Datenschutz besonders Rechnung getragen:

Mit dem DFN Terminplaner stellt der DFN-Verein ein Hilfsmittel zur Abstimmung von Terminen bereit. Der DFN Terminplaner schenkt dabei insbesondere dem Datenschutz sowie der Datensparsamkeit höchste Beachtung und verzichtet damit bewusst auf das eine oder andere Komfortmerkmal.

Die Vorteile des Tools sind:

  • Der DFN Terminplaner kann ohne Anmeldung genutzt werden (und nur im Falle der Anmeldung wird ein [harmloses] Cookie gesetzt).
  • Beim Zugriff auf den DFN Terminplaner werden keine IP-Adressen gespeichert.
  • Die Daten der Terminplanungen werden ausschließlich in Deutschland beim DFN-Verein gespeichert, nicht an Dritte weiter gegeben und für keinen anderen Zweck außer der jeweiligen Terminplanung verwendet (keine Werbung, kein Einsatz von Analysetools wie etwa Google Analytics).
  • Zu jeder Terminplanung muss darüber hinaus ein Ablaufdatum angeben werden, zu dem die betreffende Terminplanung inklusive aller dazu eingegebenen Daten automatisch gelöscht wird.
  • Den Teilnehmern wird vorgeschlagen ein Pseudonym zu verwenden.
  • Die Datenübertragung erfolgt SSL-verschlüsselt.

Ist die Lösung damit wirklich so einfach?

Das Fazit kann nur lauten, ja, ohne erforderliche Gegenleistung in Form von Daten oder Euro wird hier durch das DFN ein tolles Tool zur Verfügung gestellt, welches sich sofort und unkompliziert nutzen lässt, aber auch alle Anforderungen des Datenschutzes einhält. Vielleicht ist das Design ein wenig anders und zur Erstellung einer Umfrage zur Terminfindung sind ein, zwei Angaben mehr notwendig als bei Doodle, dafür überwiegen jedoch die Vorteile bei weitem.

DFN Terminplaner öffnen

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Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformes Marketing, auch bei innovativen Werbeformen
  • Prüfung der Zulässigkeit von Telefonmarketing, Marktforschungen, Gewinnspielen und Mailings
  • Vermeidung von Abmahnungen

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8 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Danke, Dr Datenschutz.

    Wie überzeugt man den Chef oder die Kollegen, die „ja nichts zu verbergen“ haben? Man will ja nicht Mobbing oder Kündigung riskieren, nur weil man Doodle durch was Besseres ersetzen will…

  2. Schön, dass nun durch den DFN nachgebessert wurde und das Tool endlich datenschutzrechtlich ok ist. Das war bis vor ein paar Wochen ja noch nicht so.

    Ich halte Doodle weiterhin für ein gutes und brauchbares Werkzeug, das in der kommerziellen Variante gerade für Unternehmen noch mehr bietet als das kostenlose DFN-Tool für den Privateinsatz.

  3. Wie stellt sich hier das Thema Vertrag zur ADV bzw. zur FÜ dar? Ohne diesen kann ich den Termiplaner doch gar nicht datenschutzkonform im Unternehmenskontext nutzen?

    • @ThomasK: Das Thema ist in der Tat schwierig, denn die Server von Doodle werden in der Schweiz betrieben und somit liegt eher eine Datenübermittlung vor. Damit bleibt nur die Vermeidung der Eingabe von personenbezogenen Daten, was zudem auch für den Terminplaner des DFN gilt.

      • Danke, insofern wähle ich aber trotzdem lieber die DFN Lösung, auch wenn hier keine ADV Vereinbarung mit DFN geschlossen wurde…

    • Nunja, wenn ich mir das Impressum anschaue und feststelle, dass eine Firma diesen Service anbietet, die sonst im Dax30 Umfeld mit Beratung und IT Optimierung ihr Geld verdient, stellt sich bei mir ein ungutes Gefühl ein (ja, das ist sehr vage, ich weiß): warum gibt es ein zweistufiges Modell (mit und ohne Anmeldung), wobei doch beide ksotenfrei sind? aber nicht umsonst … ;) denn man bezahlt ja mit Daten. Außerdem rattert auch auf deren Seite im Hintergrund google-analytics … etc pp.. Neenee, sieht gut aus, aber bitte nicht blenden lassen.

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