Die Aufbewahrungsfristen von Bewerberdaten

daten 39
Fachbeitrag

Dieser Beitrag soll kurz darstellen, was ein Unternehmen bei der Verwaltung von eingegangenen Bewerbungsunterlagen beachten sollte.

In der Praxis werden Bewerbungen per E-Mail oder per Post an das Unternehmen versandt. Bewerbungen enthalten gezwungener Maßen personenbezogene Daten, sodass hier das Bundesdatenschutzgesetz zu deren Schutz zur Anwendung kommt.

Handhabung in der Praxis

Der potenzielle Arbeitgeber speichert die E-Mails naturgemäß in seinem E-Mail-Verwaltungsprogramm (z.B. Outlook, Thunderbird, Mail usw.) und bewahrt sie dort häufig zusammen mit anderen E-Mails auf. Schriftliche Bewerbungen werden in einer Ablage aufbewahrt. Über eine mögliche Vernichtungs-/Löschungsfrist wird meist keine Regelung getroffen, sodass die Bewerbungen länger aufbewahrt werden als nötig.

Als Argumentation für eine längere Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen werden oft die folgenden drei Punkte (Zwecke) angeführt.

  1. Nachfrage durch den Bewerber wegen Interesse an weiterem Kontakt bei neuer Stelle.
  2. Nachweis durch das Unternehmen, dass keine Diskriminierung bei der Ablehnung stattgefunden hat.
  3. Eigenes Interesse des Unternehmens, später erneut auf den Bewerber zuzukommen, um ihm eine andere Stelle anzubieten

Keine grenzenlose Aufbewahrung

Doch eine grenzenlose Aufbewahrung ist nicht zulässig. So sind gemäß § 35 Abs.2 Nr. 3 BDSG personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.

Das Unternehmen erhebt und speichert Bewerberdaten, um den passenden Kandidaten für eine Stellenausschreibung zu finden (Zweck). Wenn diese Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, dann fällt der Zweck „mögliche Stelle besetzen“ weg, womit auch die Daten zu löschen wären.

Einer Löschung stehen aber möglicherweise bestehende (Aufbewahrungs-)Fristen entgegen. Eine solche Frist kann sich aus dem Gesetz oder vertraglichen Vereinbarungen ergeben und damit die oben genannten Zwecke rechtfertigen.

Der einzig relevante Zweck, der nicht zu einer sofortigen Löschung bei einer Ablehnung des Bewerbers führt, ist hier das Interesse des Unternehmens an der Durchführung und dem Abschluss eines ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens. Hierzu gehört auch die Entkräftung entgegenstehender Diskriminierungsvorwürfe im Zusammenhang mit dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Dafür muss das Unternehmen die Bewerbungsunterlagen und eventuell getätigte Notizen während des Bewerbungsgespräches zur Entlastung geltend machen können.

Aufbewahrungsfrist

Die Länge der Frist kann zwar nicht pauschal beziffert werden. Als Anhaltspunkt können aber die Regelungen des § 21 Abs. 5 AGG und § 224 ZPO herrangezogen werden. In einem gerichtlichen Verfahren zur Geltendmachung des Benachteiligungsverbotes (Diskriminierungsverbot) ist eine Frist von 2 Monaten für die entsprechende Klageerhebung einzuhalten (§ 21 Abs.5 AGG).

Zudem kann das Gericht eine Fristverlängerung beim Klageverfahren gewähren (§ 224 ZPO), was die 2 Monatsfrist wiederum entsprechend verlängert. Die Fristverlängerung steht im Ermessen des Richters, sodass hier keine feste Frist genannt werden kann.

Allerdings kann wegen der möglichen Verlängerung zumindest von einer gerechtfertigten Aufbewahrungsfrist (Speicherung) von ca. 3 Monaten ausgegangen werden. Damit hat das Unternehmen genug Zeit, um in einem Prozess den Vorwurf der Diskriminierung abwehren zu können. Wenn die Frist abgelaufen ist, sind sämtliche Bewerberdaten zu löschen. (Anschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf usw.).

Für übrige Zwecke, Einwilligung

Zur Verwirklichung der übrigen oben genannten Zwecke bedarf es einer Einwilligung des Betroffenen. Hierfür sollte dem Bewerber mitgeteilt werden, dass er seinen Wunsch auf weitere Speicherung für etwa einen späteren Kontakt schriftlich mitteilen möchte. Möchte das Unternehmen die Bewerberdaten für eigene Zwecke selbst länger speichern, ist der Bewerber abermals schriftlich um eine Einwilligung zu fragen.

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57 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Wenn der Bewerber die Möglichkeit hat die Bewerbung aktiv zu löschen z.B. über die Website des Unternehmens, ist es dann Ihrer Meinung nach ebenfalls in Ordnung die Daten bis zur Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern? 

    • Die Befugnis, die Bewerbungsdaten bis zu einer bestimmten Frist aufzubewahren dient ja gerade dazu, eine mögliche Klage des Bewerbers mit den Beweismittel aus dem Bewerbungsverfahren abzuwehren. Wenn der Bewerber diese Beweismittel früher löschen könnte, würde er dem Unternehmen die Verteidigungsgrundlage entziehen. Daher sollte das Unternehmen die Daten bis zum Ablauf des Bewerbungsverfahrens auch dann speichern dürfen, wenn der Bewerber vorher über die Website die Daten zur Löschung markiert.

  2. Guten Tag. Vielen Dank für den Beitrag.

    Wenn ich das Einverständnis des Bewerbers für die weitere Speicherung seiner Daten (bsp. Aufnahme in den Talent-Pool) einhole, muss ich dann eine Frist für die Speicherung angeben?

    Kann ich die Daten im Pool lassen, so lange es Sinn macht, oder muss ich eine gewisse Frist einhalten (bsp. 1 Jahr)

    • Die Daten müssen gelöscht werden, sobald sie für den Talent-Pool nicht mehr erforderlich sind. Starre Löschfristen gibt es hier nicht. Die Erforderlichkeit fällt z.B. weg, wenn ohnehin nicht mehr auf z.B. 2 Jahre alte Bewerberdaten zurückgegriffen wird. Der Bewerber muss aber vor seiner Einwilligung immer einen Hinweis auf sein Widerrufsrecht erhalten. Macht er hiervon Gebrauch, sind die Daten zu löschen. Die genaue Beurteilung sollte aber Ihr Datenschutzbeauftragter übernehmen, soweit sie gesetzlich einen zu bestellen haben.

      • Hallo,

        auch wir haben eine Frage, auch wenn der Beitrag schon etwas älter ist.

        Wir beschäftigen uns u.a. mit dem Thema Mobile Recruiting. Nun ist es klar, dass man Bewerberdaten nicht einfach so speichern kann. Soweit auch alles gut.

        Was ist jedoch, wenn man vorher ausdrücklich einen Hinweis einbaut, dass die Bewerber sich in einer Datenbank hinterlegen lassen können, falls das entsprechende Unternehmen wieder Bewerber für eben jene Stelle oder eine ähnliche Stelle sucht? Vor allem: Wie lange kann man diese Daten dann speichern und welche Richtlinien sollte man einhalten?

        Viele Grüße und besten Dank

  3. Hallo, vielen Dank für die Zusammenfassung des Themas. Ich denke, dass die Frist zur Aufbewahrung bei Ablehnung eines Bewerbers (auch) aus § 15 IV AGG herzuleiten ist und nicht primär aus 21 V AGG – an der Fristenlaufzeit ändert dies nichts. Was meinen Sie? Wie sehen Sie die Aufbewahrungsrechte des AG bei 1) Initiativbewerbung – hat man ein Rechtschutzinteresse für das Speichern der Daten 2) wenn die Stelle nicht besetzt wurde – hat man dann ein Rechtschutzinteresse? Ich freue mich auf Ihre Antworten.

    • Werden die Bewerbungsunterlagen nicht mehr benötigt, sind sie zu löschen. An den Fristen zur Aufbewahrung ändert auch eine Initiativbewerbung nichts. Wenn keine Stelle zu besetzen ist, ist eine Aufbewahrung nicht erforderlich. Eine Speicherung der Bewerbungsunterlagen, wenn die Stelle nicht besetzt wurde, um vielleicht später auf den Bewerber zurückzukommen, ist nur nach dessen Einwilligung möglich.
      Hinsichtlich des § 15 IV AGG gebe ich Ihnen Recht. § 15 IV AGG ist die spezielle Vorschrift für Arbeitgeber, während sich § 21 AGG auch an andere Stellen im Zivilrechtsverkehr richtet.

  4. ich bin zufällig über Ihren Artikel gestolpert und hoffe ich komme nicht zu spät mit meiner Frage:
    „So sind gemäß § 35 Abs.2 Nr. 3 BDSG personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist.“
    Leitet sich hieraus auch ab, das ich für die Bewerbungsunterlagen der von mir eingestellten Bewerber, sofern ich sie länger aufbewahren will eine Einwilligung brauche? Beziehungsweise gegen § 35 Abs.2 Nr. 3 verstoße, wenn ich sie weiterhin aufbewahre, da der Zweck der Einstellung ja erfüllt ist?
    vielen Dank im Voraus!

    • Ihre Gedanken zeigen einen hohen Grad an Sensibilisierung, was uns freut. Allerdings werden die Bewerbungsdaten auch zur späteren Durchführung/Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. Denn Sie dienen auch in gewisser Weise der Beweissicherung. Es wäre ja denkbar, dass Angaben zu Qualifikationen in der Bewerbung nicht mit der Realität übereinstimmen. Auch können die Daten für etwaige Weiterbildungsmaßnahmen nötig sein. Letztlich sind Sie Einstellungs- und Anstellungsgrundlage, weshalb sie nicht gelöscht werden müssen, wenn eine Einstellung erfolgt ist.

  5. Die Absage ist auf eine Online-Bewerbung hin erfolgt und nun fragt der abgelehnte Bewerber, was mit seinen unterlagen geschieht. Nach dem Artikel sind die Unterlagen zu löschen. Kann eine Aufbewahrung einer Ablichtung des Absageschreibens erfolgen, um die Tatsache einer Bewerbung zu dokumentieren?

    • Ja, das sollte datenschutzrechtlich unproblematisch sein, solange sich die Aufbewahrung allein auf das Schreiben zur Absage bezieht. Doch auch hier gilt, dass eine unbefristete Aufbewahrung nicht zulässig ist. Die genaue Löschfrist in Ihrem Fall besprechen Sie am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

  6. Viele Unternehmen pflegen die Praxis, dass sie in ihrer Stellenanzeige darauf verweisen, dass aus Kostengründen eine Rücksendung der Bewerbungsunterlagen nicht erfolgt. Steht dem entgegen, dass der Bewerber in seinem Bewerbungsschreiben erklärt, dass er in diesem Fall eine Bestätigung zur ordnungsgemäßen Vernichtung der Bewerbungsunterlagen einfordern kann?

  7. Hallo, danke für den interessante Artikel. Was gilt als personenbezogene Daten? Zählt da schon der Name? Wie sieht es mit Notizen aus, die ich selbst gemacht habe? Dürfte ich z.B. einen Standarddatensatz mit Name, Stelle auf die sich beworben wurde und meinen Kommentar zur Bewerbung stehen lassen?

    • Zu den personenbezogenen Daten zählt gerade der Name, da durch Ihn eine Person bestimmt/identifiziert werden kann. Auch Notizen, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens angefertigt wurden sind zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden, also spätestens nachdem die Frist wegen Ansprüchen aus dem AGG abgelaufen ist. Da die Notizen zum Zwecke der Beurteilung der Tauglichkeit eines Bewerbers angefertigt wurden, ist deren Aufbewahrung nach der Ablehnung des Bewerbers überflüssig und die Aufbewahrung nicht mehr vom Zweck gedeckt. Die Aufbewahrung solcher Notizen über die Frist von 6 Monaten hinaus dürfte daher unzulässig sein. Letztlich muss dies aber im Einzelfall von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Arbeitsrechtler geprüft werden.

      • Also dass sie dann -überflüssig- sind kann ich aus der Praxis nicht bestätigen. Wir haben häufig den Fall, dass sich Leute im Abstand von 6 bis 12 Monaten wieder und wieder bewerben. Dementsprechend wäre eine abgelehnt-Liste mit _Name, Bewerbungsdatum, Zielstelle_ sehr hilfreich, um nicht jedesmal aufs neue prüfen zu müssen. Ist dieser Zweck diese rudimentären 3 Daten aufzubewahren nicht vom Gesetzgeber geduldet?

        Gerade habe ich beim BFDI.bund gesehen, dass es offenbar ok ist: “Wenn die Tatsache einer Bewerbung seitens des potentiellen Arbeitgebers festgehalten werden soll, reicht es aus, eine Ablichtung des Absageschreibens aufzubewahren.” Und darin sind ja Adresse, Datum und Stelle ersichtlich.

  8. Darf eine Zeitarbeitsfirma die Daten wie E-mail Adresse, Tel.-Nr. und vermutlich auch die Bewerbungsunterlagen länger als 1,5 Jahre aufbewahren, obwohl das Bewebungsgespräch negativ ausfiehl? Etwa zur späteren Rekrutierung?

    • Hier kommt es auf das Vertragsverhältnis der Zeitarbeitsfirma mit dem Betroffenen zu vermittelnden Bewerber an. Hier könnte eine Aufbewahrung vom Zweck des Vertrages (§ 28 Abs.1 Nr. 1 BDSG) zwischen der Zeitarbeitsfirma und dem Betroffenen Bewerber gedeckt sein. Die Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen müssten hier im Einzelfall von Ihrem Datenschutzbeauftragten geprüft werden.

      • Dieser Antwort kann ich nicht folgen.
        Wenn ein Bewerber abgelehnt wurde bestand bzw. besteht doch überhaupt kein Vertragsverhältnis oder sehe ich das falsch?
        Müssten daher nicht die Daten nach 2 Monaten wie im obigem Artikel aufgeführt, gelöscht werden?

  9. Hallo,
    ab wann beginnt die Frist?
    Mit Eingang der Bewerbung per Mail/Post?
    Mit der Absage per Mail/Post?
    Mit dem endgültigen Ende des Bewerbungsverfahren für die beworbene Stelle (also der Einstellung des neuen Kollegen)?

    • Einen gesetzlichen Fristbeginn gibt es in diesem Fall nicht. Letztlich wird man aber darauf abstellen müssen, wann die Absage erfolgte. Ab diesem Zeitpunkt dürfte für den Arbeitgeber feststehen, dass die Daten für das Bewerbungsverfahren grundsätzlich nicht mehr benötigt werden, da der Bewerber nicht auf die beworbene Stelle passt. Eine Aufbewahrung ist nun nur noch zum Zwecke der Abwehr von AGG-Ansprüchen erforderlich.

  10. Hallo,

    bei Zustimmung zur Speicherung der Daten für die eventuelle spätere Kontaktaufnahme kann ich so die gesetzlichen Fristen zur Speicherung Personenbezogener Daten „umgehen“. Kann ich mir die Zustimmung auch dadurch einholen indem ich direkt bei der Stellenausschreibung auf die Speicherung der Daten aufmerksam mache?

    • Die Zustimmung zur weiteren Aufbewahrung der Bewerberdaten stellt letztlich eine Einwilligung im Sinne des § 4a BDSG dar. Diese ist schriftlich zu erteilen. Ein einfacher Hinweis, dass die Daten länger aufbewahrt werden genügt den Anforderungen einer wirksamen Einwilligung nicht. In diesem Fall dürfte es an dem Merkmal der „Freiwilligkeit“ einer Einwilligung mangeln, da eine Bewerbung für den Betroffenen nur dann möglich zu sein scheint, wenn seine Daten länger als erforderlich gespeichert werden.

      • Die Speicherung der Daten bei Einwilligung des Bewerbers, sind diese dann unbegrenzt möglich oder muss ich Beispielsweise jedes Jahr erneut die Einwilligung einholen? Bzw. ließe es sich durch eine sogenannte Umkehrregel die Genehmigung verlängern. z.B.

        „vor einiger zeit haben Sie sich in unseren Unternehmen beworben, leider konnten wir Sie bei der Besetzung dieser konkreten Funktion nicht berücksichtigen. Jedoch finden wir Ihren Lebenslauf und Ihre Qualifikationen sehr interessant und haben, wie mit Ihnen besprochen, Ihre Bewerbungsunterlagen in unserem Bewerberpool hinterlegt. Da dies schon etwas zurück liegt, kommen wir heute erneut auf Sie zu und möchten sie fragen, ob wir Ihre Unterlagen weiterhin in unserem Bewerberpool behalten und bei Vakanzen auf Sie zukommen dürfen. Sollten Sie damit einverstanden sein würden wir uns sehr darüber freuen. Falls dies nicht der Fall ist so teilen Sie dies uns bitte in den nächsten zwei Wochen mit. Ihre Bewerbung wird dadurch ein weiteres Jahr aufbewahrt. Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer Daten nicht einverstanden sein, werden Ihre Daten gelöscht. …etc“

        Bin ich so auf der sicheren Seite?

      • Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir auf diesem Portal keine Rechtsberatung vornehmen können. Die Beurteilung, ob Sie mit Ihrer Formulierung „auf der sicheren Seite“ sind wäre jedoch das Ergebnis einer Rechtsberatung. Insoweit müssten Sie sich entweder an Ihren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Eines sei jedoch gesagt: Die Einwilligung hat grundsätzlich Wirkung, bis sie widerrufen wurde. Das Gesetz kennt kein „Verfallsdatum“ einer Einwilligung.

  11. Vorliegend ist bedauerlicherweise nur die Situation von Bewerberdaten bei einer Absage durch den ArbeitGEBERbehandelt.
    Was gilt, wenn der Bewerber, also der potentielle ArbeitNEHMER im Vorstellungsgespräch einen „Igittigitt“-Arbeitgeber feststellt und entweder noch im Gespräch selbst seine Bewerbung zurück zieht oder dies alsbald per eMail, Telefax oder sonstwie schriftlich erklärt. Weder droht in diesem Fall eine Antidiskriminierungsklage noch will der Bewerber weitere Angebote dieses Arbeitgebers. Dieser Arbeitgeber ist schlicht „out“. Gehen wir davon aus, dass keine entgegenstehenden Abreden getroffen wurden, dann müßte dem Grunde nach ein sofortiger Löschungsanspruch bestehen, der sich jedenfalls auf alle Lebensläufe, Bilder, Zeugnisse, Arbeitsproben, etc. bezieht. Sieht es, differenzierter, mit dem Anschreiben eines Bewerbers alleine eventuell anders aus? So eine Ergänzung rundete das positive Gesamtbild des Artikels ab.

    • Zunächst einmal vielen Dank, für das nette Feedback. Im Grunde haben Sie unter Zugrundelegung des von Ihnen geschilderten Sachverhalts recht. Ein konkreter Zweck für die Aufbewahrung dürfte nicht mehr vorliegen. Wir nehmen das Fallbeispiel gerne zum Anlass hier über ein Update des Artikels nachzudenken.

  12. Wie in Ihrem Artikel aufgeführt, ist nach dem AGG die Bewerbungsunterlagen bei einer ablehnenden Bewerbung nach zwei/drei Monaten ab Zugang der Ablehnung an den Bewerber zurückzugeben oder aber zu vernichten. Wenn nun bei einer Postbewerbung das Absageschreiben mit den Unterlagen nicht an den Bewerber zurückgeschickt werden kann (evtl. wegen Umzug wobei die neue Adresse nicht mitgeteilt wurde), besteht dann eine Recherchepflicht für diese Postrückläufer und existieren Aufbewahrungspflichten für Bewerbungsunterlagen, die trotz Recherche (Versuch den Bewerber telefonisch oder per Mail zu erreichen) unzustellbar bleiben?

    • Eine Pflicht zur Recherche ist uns nicht bekannt. Grundsätzlich dürfte hier den Bewerber eher die Pflicht treffen, dem Unternehmen die Adressänderung mitzuteilen, wenn ihm der Erhalt seiner Unterlagen wichtig ist. Dennoch sollte zunächst, wie von Ihnen geschildert versucht werden den Bewerber mit den vorhandenen Mitteln (Telefon, Anschrift) zu erreichen. Bleibt jede Rückmeldung aus, können nach unserer Auffassung die Daten gelöscht/vernichtet werden.

  13. Ich habe meine Bewerbungsunterlagen nicht zurück erhalten. Muss mir der Unternehmer auf Anfrage meinerseits die Löschung bzw. Vernichtung der Unterlagen schriftlich bestätigen?

    • Der Bewerber als betroffene Person hat regelmäßig ein Recht auf Auskunft und auch auf Löschung hinsichtlich seiner gespeicherten Daten, wenn diese nicht mehr für den Zweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung erforderlich sind (zu den Aufbewahrungsfristen und den möglichen Zwecken kann auf den Artikel verwiesen werden). Die verantwortlichen Stelle – in diesem Fall das Unternehmen – ist daher grundsätzlich dazu verpflichtet, Ihnen hinsichtlich ihrer Bewerbungsunterlagen die gewünschte Auskunft bzw. Bestätigung, zu erteilen.

  14. Hallo,

    was passiert, wenn ein Personaldienstleister, die Bewerberdaten für eine Stelle nicht löscht und 7 Jahre aufbewahrt -ohne Einwilligung des Bewerbers- und dann noch diese veralteten Daten nutzt, um auf Jobsuche zu gehen ?

    • Ich würde sagen: Wie immer: Gar nichts.
      Deine beste Waffe dürfte sein, einen unterbezahlten, gelangweilten Anwalt zu suchen, der den Dienstleister auf Unterlassung abmahnt (er verdient halt wenig daran (Streitwert)).
      Die Abmahnung mag heute die (finanziell) schärfste Waffe sein.

    • Das dürfte zunächst eine bußgeldbewerte unzulässige Datenverarbeitung sein, vgl. § 43 BDSG. In diesem Fall besteht natürlich die Möglichkeit dies bei der Aufsichtsbehörde zu melden. Weiterhin kann man bei dem Personaldienstleister auch einmal zu Auskunft nach § 34 BDSG verlangen. Weiterhin kann natürlich der Löschungsanspruch aus § 35 BDSG, so er denn besteht, mit Hilfe eines engagierten Anwaltes geltend gemacht werden.

      • Also auf gut deutsch, 0 Schadenersatz…0 Strafe und aufgrund dessen wird jeder machen was er will, weil ihm im schlimmsten Fall eben nicht auf die Finger gehauen wird.

        • Die Möglichkeiten einen Schadensersatzes sind in der Tat begrenzt, da oft der konkrete Schaden schwer zu beziffern sein wird. Dennoch kann die Aufsichtsbehörde ein Bußgeld verhängen, wenn tatsächlich eine unzulässige Datenverarbeitung vorliegt, vgl. § 43 BDSG.

  15. Der Beitrag zeigt deutlich, dass der Datenschutz in Deutschland undurchdacht und realitätsfern ist. In der Praxis verlangen unnötigerweise und in Ermangelung gesetzlicher Regelungen die Unternehmen, Unterlagen als unverschlüsseltes PDF per ungesicherte eMail. Diese eMail wird an diverse interne und ggf. externe Empfänger weitergeleitet und somit rund um den Globus unkontrolliert vervielfältigt. (gesendete Objekte/Archiv/Posteingang + autom. Datensicherung etc).

    Und nun darf sich jeder ausmalen, was es nützt, wenn der Personalbeauftragte seine eingegangene Bewerbung löscht! Die vertraulichen Daten liegen für die nächsten hundert Jahre auf irgendwelchen vergessenen Backup-Servern.

    Solange der Austausch von vertraulichen Dokumenten nicht per Gesetz auf gesicherte Plattformen verlegt wird, gibt es defacto kein Datenschutz! Selbst die Kindergeldstelle nimmt Einkommensnachweise in elektronischer Form nur per ungeschützter eMail an! Denn erst, wenn die Benutzung von gesicherten Plattformen zur Übertragung von Dokumenten zur Pflicht wird, kann ich meine Dokumente per gesichertem Link oä. bereitstellen. Von öffentlichen Einrichtungen bis hin zu Industrie werden als gesicherten Downloadlink bereitgestellte Dokumente, wie Bewerbungsunterlagen, Steuerbescheide und sonstiges zurückgewiesen mit dem Hinweis, dass man gegen irgendwelche cruden Sicherheitsrichtlinien verstößt und daher auf Übersendung der Dokumente per eMail besteht. Das ist so als würde man nackend zur Umkleidekabine gehen.
    Grüße Christian

  16. Wenn eine Bewerbung per Mail verschickt wird, landet sie i.d.R. in einem Mailsystem wie beispielsweise Exchange. Firmen werden die Daten dieses Mailsystem regelmäßig (täglich) sichern, beispielsweise an Magnetbänder/BluRay/… Oft werden Monatssicherungen Jahrelang aufbewahrt (z.B. wg, GoBS). Während Bewerbungen aus dem Produktivbestand einfach zu löschen sind, ist dies bei Datensicherungen sehr aufwändig. Es ist somit anzunehmen, dass Bewerbungen in Datensicherungen einige Jahre aufbewahrt werden. Ist dies zulässig, oder kann ich auf Löschung drängen?

    • Zunächst bitten wir um Nachsicht wegen der verzögerten Antwort. Ihr Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Die hier unter anderem relevante Norm für die Beurteilung der weiteren Aufbewahrung der Bewerberdaten ist § 35 Abs. 3 Nr. 3 BDSG. Danach tritt an die Löschung von personenbezogenen Daten deren Sperrung, wenn die Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In Ihrem Fall wäre der Aufwand zur Filterung der relevanten Bewerberdaten aus dem Backupbestand zu beurteilen und anschließend zu entscheiden, ob hier nicht auch eine Sperrung zum Schutz der Daten genügt. Was unter Sperrung zu verstehen ist findet sich in § 3 Abs. 4 Nr. 4 BDSG.

      • Vielen Dank für die Antwort.
        Das bedeutet ja wohl, wenn eine Firma festgelegt hat (beispielsweise in einer Betriebsordnung), dass ihre Langzeitsicherungen als gesperrt zu betrachten sind und in einem nur der Geschäftsleitung zugänglichem Gebäude aufbewahrt werden, dann sind die Aussichten einer erfolgreichen Klage eher gering.

        • Ob eine Klage Aussicht auf Erfolg hat oder nicht hängt immer vom Einzelfall ab. Hierzu sind die gesamten Umstände zu prüfen und rechtlich zu würdigen. Eine Rechtsberatung können wir nicht anbieten. Am besten Sie wenden sich mit Ihrer Frage an einen Rechtsanwalt.

      • Vielen Dank für Ihre Antwort. Neben den Backups sind aber vor allem die leider allgegenwärtige unsachgemäße Umgang mit elektronischen Bewerbungsunterlagen völlig ungeregelt und ignoriert. Bewerbungsunterlagen werden IMMER im Unternehmen, wie Flyer verteilt. Ich habe bereits mehrfach Unterlagen mit Trackingfunktion versendet. Das Ergebnis war erschreckend. Meine Unterlagen wurden bis zu 10 mal an verschiedenen Standorten und Ländern geöffnet. Beim Helmholtzinstitut bekomme ich zwei Jahre nach Absage noch immer Hinweise über Downloadversuche eingebundener Dateien. Furchtbar. Der Verbleib von Backups sollte unsere geringste Sorge sein. Christian

  17. Ich stehe gerade vor der Aufgabe alte, nicht mehr benötigte Bewerbungsunterlagen aus dem Mailarchiv zu löschen. Nun habe ich gehört dass der Datenschutzbeauftragte dabei sein muss?
    Warum? Aus welchem § ergibt sich das? Oder habe ich eine falsche Information erhalten?

    • Vielen Dank für Ihre Nachfrage; hier handelt es sich wahrscheinlich um ein Missverständnis. Der Datenschutzbeauftragte muss bei der Löschung von alten Bewerbungsunterlagen nicht zugegen sein.

  18. Hallo und erst einmal vielen Dank für diese hilfreiche Seite. Nun habe ich allerdings eine Frage : Ich habe mich kürzlich auf eine Stelle beworben und meine Bewerbungsunterlagen vollständig dem Arbeitgeber zugesendet ( Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse/ Qualifikationen/ Dienstzeugnisse in Kopie) . Leider kam kein Beschäftigungsverhältnis zu stande. Seit Abgabe der Bewerbung sind nun 2 Monate verstrichen und ich habe den Arbeitgeber aufgefordert, per E-Mail, mir entweder die Unterlagen zurückzusenden, mir deren Vernichtung zu bestätigen( Wann , wie , von wem ) und mich über den Verbleib meiner Unterlagen zu informieren. Bisher erfolgte keine Reaktion seitens des Arbeitgebers auf meine E-Mails. Nun meine Frage: Ist der Arbeitgeber rechtlich verpflichtet, mir Auskunft über den Verbleib meiner Bewerbungsunterlagen zu geben ? Und wenn ja, auf welchen § kann ich mich beziehen? Immerhin tragen diese ja , bei Lichte besehen , den Status von Urkunden. Vielen Dank für Ihre Hilfe.

  19. Guten Morgen,

    der Artikel bringt etwas Klarheit, aber hinterläßt bei mir persönlich eine Unklarheit: in unserem System zur Berwerbererfassung werden die Bewerberdaten (Name, Adresse, beworbene Stelle) hinterlegt. Nach Ablauf der Bewerbung und einer Ablehnung des Bewerbers werden die Unterlagen entweder zurück geschickt oder geschreddert. In dem Bewerbererfassungssystem werden jedoch Name und Adresse nicht gelöscht (das sieht das System nicht vor). Ist das nun gar nicht datenschutzkonform, nur halb datenschutzkonform oder korrekt?
    MfG
    hapeke

    • Die Speicherung von Bewerberdaten egal in welcher Form und auf welchem Medium ist nach Ablehnung des Bewerbers über die gerechtfertigte Frist von 3 Monaten (AGG) hinaus nicht zulässig, d.h. nicht datenschutzkonform. Eine Ausnahme gilt, wenn die Einwilligung des Bewerbers vor der Speicherung eingeholt wurde. Der Begriff Bewerberdaten umfasst dabei alle Daten und Informationen über den Bewerber, insbesondere auch Name und Adresse.

  20. Hallo,

    Ich habe vor kurzem eine Risikovoranfrage für eine BU-Versicherung gestellt. Im Nachgang habe ich erfahren, dass ich Details angegeben habe, die ich nicht hätte angeben müssen. Nun will sich der Versicherer natürlich auf die Risikovoranfrage berufen.

    Daher meine Frage, ob die hier besprochene Regelung zur Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen auch für Risikovoranfragen gilt? Ab wann kann ich eine Löschung verlangen bzw. ab wann darf sich der Versicherer nicht mehr auf die Risikovoranfrage berufen?

    Vielen Dank & Viele Grüße

    Peter

    • Grundsätzlich steht Ihnen nach §35 BDSG ein Anspruch auf Löschung der Daten zu, wenn die Speicherung der personenbezogenen Daten unzulässig ist, die Richtigkeit besondere Arten personenbezogener Daten von der verantwortlichen Stelle nicht nachgewiesen werden kann, der Zweck der Verarbeitung erfüllt und eine Speicherung daher nicht mehr erforderlich ist, oder bei zum Zwecke der Übermittlung gespeicherten Daten eine längere Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Fraglich ist in Ihrem Fall, ob aus dem Versicherungsvertrag oder allgemeinen versicherungsrechtlichen Vorschriften eine Speicherung dieser zu viel gemachten Angaben aufgrund einer Rechtsvorschrift zulässig ist.

      Diese Frage ist allerdings, wie die Frage nach der Zeitspanne in der sich der Versicherer auf die Risikovoranfrage berufen darf, versicherungsrechtlicher Natur. Bitte wenden Sie sich dazu an einen Fachanwalt für Versicherungsrecht.

  21. Sehr geehrte Damen und Herren,

    gerne würden wir die Bewerbungen und Bewerberdaten, aus folgenden Gründen für 12 Monate speichern wollen:
    – Um Bewerbern entsprechendes Feedback hinsichtlich des Auswahlverfahrens geben zu können;
    – zwecks Absicherung gegen Diskriminierungsvorwürfe und insbesondere;
    – zwecks Prüfung auf anderweitige Einstellungsmöglichkeiten der Kandidaten im späteren Verlauf.

    Konkret möchten wir gerne so vorgehen, dass wir in unser Absageschreiben (via E-Mail) eine Textpassage mit folgendem Wortlaut einfügen würden:
    ….
    (verkürzt) Gerne würde wir Sie für 12 Monate in unseren Bewerberpool aufnehmen und Ihre Daten entsprechend speichern wollen. Darauf werden Ihre gesamten Daten gelöscht. Sollten Sie damit nicht einbverstanden sein, so bitten wir Sie uns über eine kurze Nachricht an personal@… zu informieren.

    Wäre das i.O. so oder ist es zwingend notwendig, dass der Bewerber die Freigabe aktiv bestätigt, z.B. durch eine E-Mail seinerseits oder ein Klick auf ein Kästchen in unserer Absage (via Mail) und Rücksendung der Mial an uns?

    Vielen Dank und herzliche Grüße
    Niko

  22. Ich habe zwei Fragen:

    Fallen Bewerbungsschreiben nicht unter Geschäftsbriefe, zumindest die Anschreiben und Absagen, ähnlich wie Angebote? Dann gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

    Betriebsräte sollen Unterlagen, die für einen Beschluss wesentlich sind, aufbewahren, solange der Beschluss seine Wirkung entfaltet und/oder bis zum Ende der Legislatur. Müsste dies nicht auch für die Bewerbungsunterlagen gelten, die dem BR im Rahmen des Zustimmungsverfahrens zugehen?

    • Der Aufbewahrungspflicht unterliegen in erster Linie steuer- und handelsrechtliche Unterlagen, entsprechende Normen befinden sich u.a. § 127 AO. Danach müssen nur Bücher und Aufzeichnungen aufbewahrt werden, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Als Geschäftsbriefe gelten alle Korrespondenzen, die der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäftes dienen. Bewerbungsunterlagen dienen hingegen der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Entsprechendes gilt für erteilte Absagen.

      Wie im Beitrag aufgeführt, sind Bewerberunterlagen nach § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG zu löschen, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Existiert in dem Unternehmen ein Betriebsrat, dann hat dieser nach § 99 BetrVG eine Mitbestimmungspflicht. Hierfür sind ihm die erforderlichen Bewerbungsunterlagen vorzulegen. Nach Ablauf der Frist sind die Unterlagen zurückzugeben bzw. sofern der Betriebsrat Kopien der Unterlagen hat, diese datenschutzgerecht zu vernichten, da nach Ende der Frist der Zweck der Nutzung der Unterlagen für den Betriebsrat weggefallen ist. Einer darüberhinausgehende Speicherung bedarf ist nicht. Zudem gibt es zu den Betriebsratssitzungen Protokolle, aus denen sich nicht die personenbezogenen Daten der Bewerber ergeben, jedoch die Beschlussfassungen des Betriebsrats genannt sind, aus welchen die Ordnungsmäßigkeit der Mitbestimmung abzuleiten ist.

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