Die Betriebskostenabrechnung unter Anwendung der DSGVO

Bald ist es wieder soweit und die Betriebskostenabrechnung „flattert ins Haus“. Bei einigen Mietern und Vermietern entfacht dann (wieder) ein Streit über die Richtigkeit dieser Abrechnung. Bislang durfte der Mieter umfassend Einsicht in die Rechnungsbelege verlangen. In diesem Beitrag wird erörtert, ob der Vermieter nunmehr dieses Einsichtsrecht aus datenschutzrechtlichen Gründen beschränken oder gar verweigern darf.

Was ist die Ausgangssituation?

Soweit im Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung vereinbart ist, muss der Vermieter gemäß § 556 Abs. 1 BGB jährlich über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten und geleisteten Vorauszahlungen abrechnen. Nach ständiger Rechtsprechung muss diese Abrechnung sich an die Anforderungen des § 259 Abs. 1 BGB halten und daher eine geordnete und nachvollziehbare Zusammenstellung der auf den Mieter entfallenden Betriebskosten darstellen. Hierbei wurden auch bestimmte Mindestangaben festgesetzt, z. B. Angaben über

• Kostenarten,
• Verteilerschlüssel,
• Abrechnungs- und Nutzzeitraum,
• auf den Mieter umlegbare Gesamtkosten und
• die auf den Mieter entfallenden Einzelkosten.

Selbst wenn die Betriebskostenabrechnung diese Vorgaben beachtet, kann es zwischen Mieter und Vermieter zu einem Streit über die Höhe der einzelnen Kostenpositionen oder dem Verbrauch entstehen. Wird das Treppenhaus tatsächlich wöchentlich von einer Reinigungsfirma geputzt? Ist der Hausmeister, den man nie sieht, nicht viel zu teuer und daher unwirtschaftlich? Habe ich wirklich so viel mehr geheizt als mein Nachbar?

Wie war die Rechtslage bisher?

Aus § 259 Abs. 1 BGB ergibt sich, dass der Vermieter Rechnungsbelege aufzubewahren und vorzulegen hat. Daraus hat der BGH in der Vergangenheit das Einsichtnahmerecht des Mieters hergeleitet. Die genaue Ausgestaltung dieses Rechts wurde in einer Vielzahl von Urteilen präzisiert. So kann der Mieter ggf. die Zahlung von weiteren Vorauszahlungen gemäß § 273 BGB zurückbehalten, wenn der Vermieter dieser Pflicht nicht nachkommt. Wenn der Vermieter die abgerechneten Kosten nicht beweisen kann, dann kann dies sogar zu einer entsprechenden Reduzierung des Kostenanteils des Mieters führen. In seinem Urteil vom letzten Jahr ging der Bundesgerichtshof sogar so weit, dass der Mieter auch die Verbrauchswerte bei Wasser, Wärme u. Ä. von anderen Mietern einsehen darf. Nur so kann der Mieter die Richtigkeit der Angaben zum Gesamtverbrauch des Mietobjektes kontrollieren. In der Entscheidung liest man bedauerlicherweise nichts über Datenschutz, obwohl dieses Urteil lediglich 3 Monate vor dem Beginn der Anwendbarkeit der DSGVO verkündet wurde.

Wie steht die DSGVO hierzu?

Wenn der Mieter in die Rechnungsbelege einsieht, dann wird er unweigerlich Daten Dritter sehen. Soweit es sich nur um Firmendaten ohne Personenbezug handelt, greift die DSGVO noch nicht, da diese gemäß Art. 1 Abs. 1 DSGVO nur die personenbezogenen Daten natürlicher Personen schützt.

Allerdings werden auch Daten zu den Mitarbeitern von externen Dienstleistern, Nachbarn oder anderen Wohnungseigentümern in den Rechnungen zu finden sein, sodass diese dem Mieter offenbart werden. Diese Datenweitergabe stellt eine Verarbeitung i. S. v. Art. 4 Nr. 2 DSGVO dar. Für diese Daten gilt es zu prüfen, ob die Datenverarbeitung nach Art. 6 DSGVO zulässig ist.

Art. 6 Abs. 1 b DSGVO: Vertragserfüllung

Eine Rechtfertigung der Datenverarbeitung kann sich aus Art. 6 Abs. 1 b DSGVO ergeben, soweit die Datenweitergabe für die Erfüllung des Mietvertrages erforderlich ist.

Wie eingangs erklärt, ist die Erstellung der Betriebskostenabrechnung und ggf. Vorlage von Rechnungsbelege eine Pflicht des Vermieters gegenüber seinem Mieter. Bei den Rechnungsbelegen werden aber auch Daten von Dritten verarbeitet. Aus dem genauen Wortlaut des Art. 6 Abs. 1 b DSGVO ergibt sich aber, dass der Betroffene selber Vertragspartei sein muss. Betroffen sind hier aber Dritte (Nachbarn, Dienstleister, andere Eigentümer), welche nicht Teil des maßgeblichen Vertragsverhältnisses sind. Die Verarbeitung der Daten von diesen Dritten kann daher nicht auf Art. 6 Abs. 1 b DSGVO gestützt werden. Eine erweiternde Auslegung dieser Norm kommt aufgrund des konkreten Wortlautes nicht in Betracht.

Art. 6 Abs. 1 f DSGVO: Berechtigtes Interesse

Wenn eine Rechtfertigung nach Art. 6 Abs. 1 b DSGVO nicht möglich ist, kommt jedenfalls eine Zulässigkeit aus berechtigtem Interesse nach Art. 6 Abs. 1 f DSGVO in Betracht.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist hiernach immer dann rechtmäßig, wenn sie zur Wahrung der Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und die schutzwürdigen Interessen des Betroffenen nicht überwiegen. Für den Vermieter spricht also vor allem das Interesse an einer ordnungsgemäßen Vertragserfüllung und dahingehend seiner Nebenpflicht gegenüber Mietern, die Rechnungsbelege bei entsprechendem Verlangen vorzulegen. Für den einsehenden Mieter kommt insbesondere das rechtliche und wirtschaftliche Interesse in Betracht, nur korrekt ermittelte Betriebskosten zu zahlen und die Berechnung dahingehend auf Fehler zu kontrollieren.

Auf Seiten der betroffenen Dritten können wohl nur im Einzelfall die Geheimhaltungsinteressen überwiegen. Der Vermieter kann solche Interessen aber auch durch Unkenntlichmachung (z. B. durch Schwärzungen) hinreichend nachkommen. Eine generelle Pflicht zur Schwärzung wäre aber mit Hinblick des verbundenen Arbeits- und Zeitaufwandes unverhältnismäßig. Zudem muss der Vermieter auch bei Schwärzungen darauf achten, dass der erforderliche Informationsgehalt der Rechnungsbelege nicht verloren geht.

Soweit die Datenverarbeitung auf dem berechtigten Interesse gestützt wird, muss die vorgenommene Interessenabwägung jedenfalls vom Vermieter dokumentiert werden.

Woran müssen Vermieter noch denken?

Zunächst ergibt sich aus Art. 13 Abs. 1 e DSGVO die Pflicht des Vermieters, den Betroffenen über die Empfänger oder Kategorien von Empfängern zu informieren. Es empfiehlt sich hier bereits bei Vertragsschluss allgemein darauf hinzuweisen, dass im Rahmen der Betriebskostenabrechnung einsichtbegehrende Mieter den Namen und die Kontaktdaten von den Betroffenen erfahren können. Eine konkrete Benennung der Mieter ist aber nicht notwendig, da dies auch oftmals nicht abschließend erfolgen kann.

Betroffene sind gemäß Art. 21 DSGVO über ihr Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung vom Vermieter zu informieren, soweit die Datenverarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt wird. Der Mieter kann damit aufgrund einer „besonderen Situation“ der Offenlegung durch den Vermieter widersprechen. Wann eine solche „besondere Situation“ vorliegt, ist allerdings bislang in der Literatur strittig und auch noch nicht gerichtlich geklärt.

Bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung sollte man die Angaben zu Nachbarn vermeiden. Selbst wenn man bestimmte Betriebskosten nach der Personenanzahl abrechnet, ist es für die Erläuterung der Zusammensetzung Gesamtpersonenanzahl nicht nötig, bei jeder Wohnung neben Lage und Anzahl der Personen auch den Namen des Nachbarn mitzuteilen.

Das Recht des Mieters auf Belegeinsicht bleibt bestehen

Der Vermieter kann also auch nach Anwendbarkeit der DSGVO die Einsichtnahme von Rechnungsbelegen nicht damit verweigern, dass dies datenschutzrechtlich unzulässig sei. Bei der Gestaltung der Betriebskostenabrechnung wie auch bei der Vorlage der Belege sollte man den Datenschutz aber dennoch im Hinterkopf behalten. Dem Mieter sollten grundsätzlich nur die personenbezogenen Daten Dritter offenbart werden, die er für die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Betriebskostenabrechnung tatsächlich benötigt. Der Datenschutzbeauftragte kann hierbei beratend zur Seite stehen.