Die Vertraulichkeit der Personalakte

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Fachbeitrag

Die Verwaltung der Personalakten ist beim Arbeitnehmerdatenschutz von besonderer Bedeutung. Dabei gilt es den Grundsatz der „Vertraulichkeit der Personalakte“ zu wahren. Wir erklären, was sich genau dahinter verbirgt.

Personalakte

Die Personalakte enthält neben den Angaben zur Person und dem Lebenslauf zum Teil sehr sensible Daten, wie z.B. Angaben zur Gesundheit, zu den familiären Verhältnissen oder zur Religion des Arbeitnehmers. Sie bildet somit ein umfassendes Profil des Arbeitnehmers, welches besonders vor unbefugter Einsicht und Weitergabe zu schützen ist.

Gesetzliche Grundlage im öffentlichen Dienst

Für den öffentlichen Bereich widmen sich u.a. die §§ 106-115 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) und § 50 Beamtenstatusgesetz dem Personalaktenrecht.

Gemäß § 106 Abs. 1 Satz 2 BBG ist die Personalakte

(1)…vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.

Nach § 107 Abs. 1 BBG dürfen nur Beschäftigte Zugang zur Personalakte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist.

Fast gleichlautend zu diesen Normen ist § 50 Beamtenstatusgesetz.

Keine gesetzliche Reglung im privaten Arbeitsverhältnis

Eine konkrete gesetzliche Regelung existiert für privatrechtliche Arbeitsverhältnisse nicht. Dennoch hat der Arbeitgeber die gleichen Pflichten zu beachten, wie auch der öffentliche Dienst. Dies ergibt sich zunächst aus dem datenschutzrechtlichen Grundsatz des „Verbots mit Erlaubnisvorbehalt“ nach § 4 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Der Arbeitgeber ist daher ebenfalls verpflichtet die Persönlichkeitsrechte seiner Arbeitnehmer aus Art. 1 Abs. 1 i.V.m Art. 2 Abs. 1 GG zu schützen. Ihm ist es daher nicht gestattet, jeder Anfrage zur Einsicht in die Personalakte für beliebige Zwecke nachzukommen.

So stellte das Bundesarbeitsgericht schon 1987 fest:

„Aufgrund des verfassungsrechtlich gewährleisteten Persönlichkeitsschutzes ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Personalakten des Arbeitnehmers sorgfältig zu verwahren, bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln und für die vertrauliche Behandlung durch die Sachbearbeiter Sorge zu tragen (Fortführung der bisherigen Rechtsprechung des Senats). Auch muß der Arbeitgeber den Kreis der mit Personalakten befaßten Mitarbeiter möglichst eng halten (BAG, Urteil vom 15. Juli 1987 – 5 AZR 215/86 –, BAGE 54, 365-374)“

Mit dieser Rechtsprechung steht aber auch fest, dass der Grundsatz der Vertraulichkeit keineswegs grenzenlos bestehen kann. Eine Durchbrechung der Vertraulichkeit ist dann möglich, wenn eine Rechtsgrundlage die Offenlegung des Inhalts der Personalakte anderen Mitarbeitern oder sogar Dritten, also außerhalb des Unternehmens stehenden Stellen erlaubt. Dies kann ggf. auch gegen den Willen des Arbeitnehmers zulässig sein.

Eine mögliche Rechtsgrundlage für die Weitergabe einer Personalakte bzw. Gewährung des Zugangs ist § 32 Abs. 1 S.1 BDSG. Gemäß § 32 Abs. 2 BDSG findet § 32 Abs. 1 BDSG auch auf die papiergeführte Personalakte Anwendung. Nach § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG wäre die Bekanntgabe des Inhalts der Personalakte zulässig, wenn dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist.

Ob die Weitergabe an einen anderen Mitarbeiter erforderlich ist, muss im Rahmen einer Interessenabwägung und in jedem Einzelfall umfassend geprüft werden. Im Ergebnis kann es sodann erforderlich sein, dass bestimmte Bereiche einer Personalakte dem Zugriff anderer entzogen bleibt. So sind bei einer Steuerprüfung nur die Unterlagen einer Personalakte zur Verfügung zu stellen, die auch steuerrechtliche Relevanz haben. Die übrigen Angaben sind weiterhin vertraulich zu behandeln.

Praktische Umsetzung der Vertraulichkeit der Personalakte

Innerhalb eines Unternehmens kann es also durchaus vorkommen, dass mehrere Mitarbeiter oder sogar Dritte (z.B. Steuerprüfer) mit der Personalakte bei der Erledigung Ihrer Aufgaben in Berührung kommen.

Da nicht jeder Mitarbeiter oder ein Dritter Einsicht in den gesamten Bestand der Personalakte benötigen wird, stellt sich die Frage, wie der Grundsatz der Vertraulichkeit praktisch umgesetzt werden kann. Letztlich geht es darum, den Anforderungen des § 9 BDSG und dessen Anlage (technische und organisatorische Maßnahmen) nachzukommen. Danach ist der Arbeitgeber verpflichtet, die unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips und des Schutzbedarfs der Daten angemessenen Schutzvorkehrungen zu ergreifen.

Denkbar sind hierbei die folgenden Maßnahmen:

  • Führung besonderer / gesonderter Personalakten (z.b. bei Gesundheitsdaten)
  • Nutzung von verschlossenen Umschlägen innerhalb der Personalakte
  • Aufbewahrung in besonders gesicherten Schränken / Räumen
  • Verpflichtung der Mitarbeiter die Einsichtnahme zu vermerken
  • Weitergabe der Personalakte nur gegen eine Quittung
  • Einführung eines abgestuften Zugangs- und Zugriffssystem (4-Augen-Prinzip)

Fazit

Bei Fragen zum Arbeitnehmerdatenschutz sollten Sie sich in jedem Fall zunächst an Ihren Datenschutzbeauftragten wenden. Durch eine unzulässige Offenlegung der Personalakte oder auch nur bestimmter Inhalte einer Personalakte können zudem Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers begründet werden. Inwieweit der Arbeitnehmer selbst ein Recht zu Einsicht in seine Personalakte hat, haben wir in dem Artikel „Die Gedanken sind frei – Die Einsicht in Akten (leider) auch“ beschrieben.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

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4 Kommentare zu diesem Beitrag

    • Dies ist leider eine rein arbeitsrechtliche Frage. Eine Auskunft hierzu wäre eine Rechtsberatung, die wir im Rahmen unseres Blogs nicht erbringen können. Am besten Sie wenden sich an Ihre Rechtsabteilung oder Ihre beratenden Kanzlei.

  1. Wir sind ein kleines Unternehmen, geschäftsführende Gesellschafterin, ein Angestellter, freie Dozenten. Nun hat die GF einen neuen Freund der irgendwann als Gesellschafter in das Unternehmen einsteigen will. Dieser Mann hat mir die Kündigung angedroht, und hat dazu gemeint, ich täte bei meinem Lebenslauf und meiner Erkrankung (ausgeheilter AU) eh keinen Arbeitsplatz mehr finden, er habe meine Personalakte ausgiebig studiert. Darf meine GF ihrem Freund der derzeit keine Funktion im Unternehmen hat einfach so meine Personalakte zum Lesen geben? Ich lt AV Schulleitung und Ass. der GF.

    • Der Zugriff zur Personalakte ist durch den Grundsatz der Vertraulichkeit grundsätzlich nur den Mitarbeitern der Personalabteilung gestattet, die die Einsicht zur Ausführung ihrer Arbeitstätigkeit benötigen. Dritte dürfen nur Einsicht nehmen, wenn dies im Einzelfall erforderlich ist. Eine Erforderlichkeit scheint hier fraglich.
      Da aber in Ihrem Fall arbeitsrechtliche Konsequenzen im Raum stehen, würden wir Ihnen raten sich von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten zu lassen.

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