Dokumentation im Unternehmen: Durchaus sinnvoll!

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Fachbeitrag

Dokumentation gehört in vielen Unternehmen schon deshalb zum Alltag, weil sie entweder für jedweden Prozess erstellt oder weil sie konsequent ignoriert wird.

Das bewusste oder unbewusste Unterlassen von Dokumentation aber auch die durchgängige Dokumentation der falschen Prozesse kann schwerwiegende Folgen haben…

Der Begriff der Dokumentation

Laut Wikipedia ist unter Dokumentation die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung zu verstehen. Dabei kann grundsätzlich zwischen Prozess- und Produktdokumentation unterschieden werden. Die Prozessdokumentation umfasst alle Dokumente, die im Rahmen der Prozessgestaltung erstellt werden. Sie dient unter anderem als Informationsbasis für prozessinterne und -externe Kommunikation, Prozesskoordination und -verbesserung oder der Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Die Produktdokumentation beschreibt hingegen das Produkt selbst.

Der Dokumentationsinhalt hängt maßgeblich davon ab, welchem Zweck die Dokumentation dient und wer ihr Adressat sein soll. Adressaten können sowohl Geschäftsführer, Endnutzer einer Software als auch Administratoren oder Entwickler sein. Dementsprechend richtet sich auch der Zweck der Dokumentation nach deren Adressat aus. So haben die Adressaten auch unterschiedliche Bedürfnisse, die wiederum verschiedene Dokumente verlangen.

Sinnhaftigkeit von Dokumentationen

Gegner der Dokumentation begründen ihre Meinung daher oft damit, dass Dokumentation zu viel Zeit koste, die wiederum an anderer Stelle fehle und gleichzeitig noch Kosten mit sich bringe. Ist eine Dokumentation nicht einfach und leicht verständlich, könne diese eher zu Missverständnissen führen als zu einer klaren Information.

Andererseits kann sich Notwendigkeit von Dokumentation hingegen daraus begründen, dass sie kommunikationsunterstützend wirkt und dadurch Wissen weitergegeben und so erhalten werden kann. Darüber hinaus werde so die Historie eines Projektes festgehalten, was wiederum Nachweise für zeitliche Verzögerungen oder Änderungen bieten kann. Schließlich bringt die Dokumentation auch wesentliche Erleichterung in der Wartung mit sich und führt grundsätzlich zu einer effizienteren Weiterentwicklung und besseren Zusammenarbeit.

Notwendigkeit von Dokumentationen

Auch wenn es keine gesetzlichen Verpflichtungen zur Dokumentation gibt, so kann sie vor allem im Bereich von Haftungsfragen eine enorme Rolle spielen. So kann sich auch die Geschäftsführung eines Unternehmens durch eine Dokumentation vor Haftungsrisiken schützen. Denn diese hat nach einigen Gesetzen Verpflichtungen nachzukommen, die sie nur durch bestehende Dokumentationen erfüllen kann:

Zu nennen wären an dieser Stelle etwa das Kontroll- und Transparenzgesetz (KonTraG), das die Geschäftsleitung dazu verpflichtet, ein System zur frühzeitigen Erkennung von den Fortbestand des Unternehmens bedrohenden Entwicklungen und Risiken zu implementieren (Artikel 1 Nr. 9 KonTraG i.V.m. § 91 Abs. 2 AktG). Auch gemäß § 91 AktG sind Unternehmen dazu verpflichtet, Risikomanagement zu betreiben. Geschäftsführungsmitglieder, welche diese Pflicht verletzen, können sich gegenüber der Gesellschaft im Rahmen ihrer vertraglichen Verpflichtung schadensersatzpflichtig machen (§ 280 Abs. 1 S. 1 i.V.m. § 611 BGB), wobei das Verschulden (= Vorsatz und Fahrlässigkeit gemäß § 276 Abs. 1 BGB) im Falle einer Pflichtverletzung gesetzlich vermutet wird (§ 280 Abs. 1 S. 2 BGB), der Schadensersatzpflichtige sich also demzufolge entlasten muss. Für bestimmte Gesellschaftsformen ist die Geschäftsführerhaftung explizit normiert (§ 93 Abs. 2 AktG, § 43 Abs. 2 GmbHG). Dieses Haftungsrisiko führt dazu, dass ein gewisses Interesse der Geschäftsführung daran besteht, Dokumentationen durchzuführen.

Doch auch internationale Gesetze sehen indirekt bestimmte Regelungen zur Dokumentation vor. Dazu zählen etwa der Sarbanes-Oxley-Act (SOX) oder auf europäischer Ebene die Richtlinie 2006/43/EG, die so genannte Richtlinie zu „Abschlussprüfungen von Jahresabschlüssen und konsolidierten Abschlüssen“.

Spätestens aber bei vertraglichen Verpflichtungen zum Nachweis bestimmter Dokumentationen oder für den Erhalt von Zertifizierungen, kann man der Pflicht, Dokumente zu erstellen oder vorzuhalten, nicht mehr entgehen. Vor allem im Bereich der ISO 9001, der ISO 27001 oder bei der Erteilung eines Gütesiegels durch das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) für IT-Produkte werden bestimmte Dokumentationen gefordert.

Fazit

In vertraglichen Leistungsbeziehungen oder zur Erlangung von Zertifizierungen werden Dokumentationen bereits schon vorausgesetzt. Doch auch zu unternehmenseigenen Zwecken ist zu einer sinnvollen und brauchbaren Dokumentation zu raten. Gründe hierfür sind sowohl haftungsrechtliche Aspekte als auch praktische Aspekte wie etwa Nachvollziehbarkeit. Dabei sollte beachtet werden, dass nicht jeder Vorgang oder Prozess dokumentiert werden muss. Dokumente müssen aktuell gehalten werden (können) und lesbar sein – sowohl was den Umfang als auch die tatsächliche Sprache betrifft.

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