Auch in diesem Jahr versenden Unternehmen Weihnachtskarten an Kunden und Geschäftspartner. Doch mit Hinblick auf die DSGVO haben viele Verantwortliche hierbei ein ungutes Gefühl. Dürfen Weihnachtsgrüße per Post denn noch verschickt werden? Und wenn ja, unter welche Voraussetzungen?
Der Inhalt im Überblick
Was die DSGVO damit zu tun hat
Eigentlich möchte man sich ja nur bedanken. Für die gute Zusammenarbeit im vergangenen Jahr. Es gehört zum guten Ton und ist Tradition. Worüber sich bisher niemand Gedanken gemacht hat, beschert nach den Meldungen der letzten Wochen bei Vielen ein ungutes Gefühl. Zu Recht?
Jede Verarbeitung personenbezogener Daten, auch die Verarbeitung von Adressdaten, benötigt eine Rechtsgrundlage vgl. Art. 6 DSGVO. Das gehört zu den Grundsätzen der DSGVO. In Betracht kommen für den Versand von Weihnachtsgrüßen die Einwilligung der betroffenen Person, sowie das berechtigte Interesse des Verantwortlichen. Eine Einwilligung benötigt man für den Versand von Weihnachtspost in aller Regel nicht. Bestehende Kundenbeziehungen und Beziehungen zu Geschäftspartnern zu pflegen, stellt ein berechtigtes Interesse dar. Der Versand von Weihnachtspost dient in aller Regel der Pflege dieser Beziehungen. Damit ist das berechtigte Interesse grundsätzlich eine mögliche Rechtsgrundlage. Die duchzuführende Abwägung der Interessen wird hier auch regelmäßig auch zu Gunsten des Versenders ausfallen. Kunden von Unternehmen dürfen und müssen damit rechnen, Weihnachtspost zu erhalten. Wie bereits dargestellt, gehört es zu einem normalen und sozialadäquaten Verhalten, sich bei seinen Kunden und Geschäftspartnern zu bedanken und ihnen eine schöne Weihnachtszeit, sowie einen guten Rutsch ins neue Jahr zu wünschen. Auch Personen, die noch nicht Kunden sind, ihre Adressen aber beispielsweise durch Übergabe von Visitenkarten oder auf ähnliche Weise mitgeteilt haben, können damit rechnen, von dem jeweiligen Unternehmen Weihnachtspost zu bekommen.
Was gilt es zu beachten?
Es ist also grundsätzlich zulässig, auf Grundlage des berechtigten Interesses, Weihnachtspost zu versenden. Nichts desto trotz sollten gewisse Punkte beachtet werden.
Informationen über die Datenverarbeitung
Bei Erhebung der Daten muss grundsätzlich auch über die Datenverarbeitung informiert werden. Ist diese Information bisher nicht erfolgt, sollte das nachgeholt werden. Hier bietet es sich an, auf der Weihnachtskarte auf die Datenschutzerklärung, beispielsweise mit Hilfe eines Links, zu verweisen. Diesen Weg geht auch der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden Württemberg. Seine Vorgehensweise hat dieser über Twitter geteilt.
Auch wenn bei Erhebung der Adressdaten bereits Informationen über die Datenverarbeitung erteilt wurden, kann es in gewissen Fällen dennoch ratsam sein, im Rahmen der Weihnachtspost noch einmal auf die Erklärung über die Datenverarbeitung zu verweisen. Denn ggf. wurde bei Erhebung nicht über diesen konkreten Zweck informiert und der Versand der Weihnachtspost stellt eine Zweckänderung dar, über die wiederum zu informieren ist. Der Verweis auf die Datenschutzerklärung kann die Unsicherheit, ob man sich noch innhalb des bei Erhebung angegebenen Zwecks oder ggf. doch schon außerhalb aufhält, entkräften.
Widerspruch eingegangen?
Der Verantwortliche hat die betroffenen Personen spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation über ihr Widerspruchsrecht i.S.d. Art. 21 DSGVO zu informieren. Hat der Kunde oder Geschäftspartner der Verwendung seiner Daten widersprochen, darf ihm keine Weihnachtspost mehr zugesandt werden.
Wer also über die Datenverarbeitung informiert (hat) und Widersprüche von betroffenen Personen beachtet, kann, wie jedes Jahr, Weihnachtspost versenden.
Leute, Leute, Leute, vor lauter DSGVO und der Angst vor Millionenbußgeldern gehen Anstand, Menschlichkeit und gesunder Menschenverstand vor die Hunde. Kein Wunder, dass jeder nur noch genervt ist. Soll ich wirklich allen Enstes einen Hinweis auf den Datenschutz auf eine Weihnachtskarte drucken??? Ich bekomme jedes Jahr an Weihnachten Dutzende von Karten. Gestört hat es mich noch nie, ich wäre auch nie auf die Idee gekommen jemanden dafür zu verklagen. Wahrscheinlich wird es sich dieses Jahr stark in Grenzen halten, wenn ich mir diese ganzen Diskussionen ansehe. Wie denn auch sei:
Ich wünsche allen auf diesem Weg auch ohne ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen ein frohes und besinnliches Weihnachtsfest.
Ich denke, Sie übersehen die mögliche Übertragbarkeit der geschilderten Vorgehensweise des LfDI BW. Das Vorgehen, den Informationspflichten mittels Verweis auf einen Web-Link nachzukommen, ist durchaus brauchbar – zumal die ASB offensichtlich den Medienbruch für zumutbar hält.
Das trifft es genau. Danke, dass ich nicht selbst formulieren musste ;-)
Frohe Weihnachten!
P.S. Unsere Weihnachtspost ist übrigens vor 1 Woche abgeschickt worden…
Da muss ich mich meinem Vorredner anschließen. Juristisch kann ich das ganze ja durchaus nachvollziehen…zumal ich auch selbst Datenschutzbeauftragter in meinem Unternehmen bin. Aber so einen DS-Hinweis auf eine Weihnachtskarte zu drucken….das ist einfach PERVERS!!! Hoffentlich gibt es bald Rspr. zu solchen Fällen der Sozialädaquanz die hierfür SINNVOLLE Maßstäbe vorgibt. Denn genau mit solchen Spitzfindigkeiten raubt sich die DSGVO selbst in erheblicher Art und Weise ihre Glaubwürdigkeit!!!
Sofern eine Weihnachtskarte eben ein persönlicher weihnachtlicher Gruß zwischen Menschen in der Arbeitswelt geblieben wäre, würde ich dem zustimmen. Es ist aber inzwischen meist ein Marketinginstrument. Für diese Kommerzialisierung einer schönen Tradition kann die DS-GVO nichts.
Moin,
die Perversion kann man noch weiter treiben:
Im Bereich des öffentlichen Auftragswesens soll es keine „Kundenbeziehungen“ geben, da „Öffentliche Aufträge [..] im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben [werden]“ und „die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren gleich zu behandeln [sind]“ (GWB §97).
=> bei enger Auslegung des „Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)“ kann man gepflegte Kundenbeziehungen, die sich dann auch durch Weihnachtskarten (oder noch schlimmer Präsente) ausdrücken, als „Ungleichheit“ interpretieren.
//duck weg :-)
Frohe Weihnachten!