DSGVO: Problem bei der Weitergabe von Mieterdaten an Handwerker

Fachbeitrag

Fast jeder musste schon mal beim Vermieter oder der Hausverwaltung einen Mangel melden, z. B. weil die Toilettenspülung nicht mehr funktioniert oder wegen Schimmelbefall. Der Vermieter beseitigt natürlich den Mangel nicht selber, sondern lässt dies durch einen (externen) Fachmann, also einem Handwerker o. Ä., reparieren. Für eine schnelle Terminabsprache übergibt er diesem Fachmann die Telefonnummer des Mieters. Ist diese Datenweitergabe aber datenschutzrechtlich zulässig?

Rechtsgrundlage für die Weitergabe von Daten der Mieter an Handwerker?

Zwischen Mieter und Vermieter besteht ein Mietvertragsverhältnis. Für den Mieter ist der externe Fachmann allerdings Dritter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO. Wenn der Vermieter an diesen Dritten die Rufnummer oder E-Mail-Adresse des Mieters weitergibt, dann stellt dies eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Hierfür bedarf es einer Rechtsgrundlage.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 a DSGVO – Einwilligung

Die naheliegendste Lösung wäre natürlich, den Mieter vorab zu fragen, ob die Kontaktdaten im Rahmen der Terminabsprache an den Handwerker herausgegeben werden dürfen. Die Abfrage kann entweder für jeden Einzelfall oder aber generell für gleichartige Situationen eingeholt werden. Bei letzterem ist es wichtig, dass die Situation der Datenweitergabe und die möglichen Empfänger so konkret wie möglich beschrieben werden. Unzureichend wäre folgende Formulierung: „Hiermit willigt der Mieter ein, dass seine Telefonnummer an Dritte übergeben wird“. Beim Einholen der Einwilligung muss zudem auf die Freiwilligkeit und Widerrufbarkeit der Erklärung deutlich hingewiesen werden. Es wäre also unzulässig, die Mängelbeseitigung nur bei Erhalt einer Einwilligung vorzunehmen. Wenn der Mieter die Weitergabe seiner Kontaktdaten ablehnt, muss die Terminabsprache auf andere Weise erfolgen. Die Erhebung einer Kostenpauschale wegen etwaigen Mehraufwandes bei der Terminabsprache ist aber auch unzulässig. Lediglich der Hinweis, dass die Mängelbeseitigung bei direkter Terminabsprache zwischen Mieter und Handwerker schneller erfolgen kann, ist in Ordnung.

Da die Formulierung nicht einfach ist, sollte hierbei Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten eingeholt werden. Wenn man sich für das Einholen einer General-Einwilligung entscheidet, muss für jeden einzelnen Mieter separat notiert werden, ob er diese erteilt hat oder nicht oder diese bereits widerrufen wurde. Die Einwilligung als Rechtsgrundlage führt also zu einem organisatorischen Aufwand.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 b DSGVO – Erfüllung des (Miet-) Vertrages

Zwischen dem Vermieter und Mieter besteht ein Mietvertragsverhältnis und der Vermieter ist danach verpflichtet, die Mietsache (also Wohnung) im ordnungsgemäßen Zustand zu erhalten. Allerdings ist die Weitergabe der Telefonnummer nicht zwingend erforderlich, um die Pflichten aus dem Mietvertrag erfüllen zu können. Die Terminorganisation könnte auch auf anderem Wege erfolgen, z. B. über die Hausverwaltung selber oder dem Mieter werden die Kontaktdaten der Firma geben. An das Merkmal „Erforderlichkeit“ werden hohe Maßstäbe gestellt. Eine bloße Zweckerreichung genügt daher nicht.

Damit scheidet also diese Rechtsgrundlage aus.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtung

Zwar ergibt sich aus §§ 535 ff. BGB die Pflicht zur Mängelbeseitigung. Bei dieser Rechtsgrundlage muss sich die rechtliche Verpflichtung gerade auf die Datenverarbeitung als solches beziehen. Es müsste also im Gesetz stehen, dass der Vermieter die Kontaktdaten des Mieters an den externen Dienstleister weitergeben muss. Das ist aber in den §§ 535 ff. BGB nicht geregelt.

Daher greift auch diese Rechtsgrundlage nicht.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 d DSGVO – Schutz lebenswichtiger Interessen

Diese Rechtsgrundlage greift wohl nur in extremen Situationen, wenn z. B. durch den Schimmel (oder sonstigen Sachmangel der Wohnung) eine akute Gesundheitsgefährdung oder Lebensgefahr für die Mieter bestehen würde. Aber dies dürfte nur sehr selten der Fall sein.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 e DSGVO – Ausübung öffentlicher Gewalt

Auch diese Rechtsgrundlage ist wenig bis gar nicht relevant, da im Rahmen der Mängelbeseitigung nur zivilrechtliche Verpflichtungen erfüllt werden. In der eingangs geschilderten Situation muss keine Behörde handeln, um drohende Verletzungen von Individuen oder Rechtsgütern abzuwehren.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO – Berechtigtes Interesse

Um die Nachteile einer Einwilligung (also organisatorischer Aufwand, Widerrufbarkeit, Sicherstellung der Wirksamkeit) vermeiden zu können, wäre das berechtigte Interesse als Rechtsgrundlage die bessere Alternative. Eine Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO zulässig, wenn diese für die Erfüllung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist und die Interessen des Betroffenen nicht überwiegen.

Was sagen die „Berliner“?

Im Rahmen einer Verwarnung teilte die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit uns hinsichtlich der Interessenabwägung folgendes mit:

„Ein berechtigtes Interesse zur Weiterleitung der Telefonnummer des Beschwerdeführers, welches sein Recht auf informationelle Selbstbestimmung überwiegt, ist hier ebenfalls nicht gegeben. Sie gaben als berechtigtes Interesse an, dass Sie davon ausgegangen sind, dass der Beschwerdeführer sich eine zügige Bearbeitung seines Anliegens wünscht und dies per Telefon schneller möglich gewesen wäre. Eine zügigere Bearbeitung wäre jedoch auch über den Kommunikationsweg per Telefon nicht zweifelsfrei gegeben, und rechtfertigt auch nicht, dass die Telefonnummer des Beschwerdeführers ohne Einwilligung weitergegeben wurde. Gefahr im Verzug war vorliegend ebenfalls nicht gegeben.“

Die Interessen des Vermieters am ordnungsgemäßen Erhalt seines Eigentums werden leider gar nicht erörtert. Auch muss bedacht werden, dass der Mieter bis zur Mängelbeseitigung grundsätzlich Mietminderung geltend machen kann. Wenn die Terminabsprache nur durch den Mieter initiiert werden darf, dann kann der Mieter die Dauer der Mietminderung bestimmen. Schließlich liest sich die Argumentation der Aufsichtsbehörde so, dass die berechtigten Interessen des Verarbeiters überwiegen müssen. Aus dem Wortlaut der DSGVO ergibt sich dies aber nicht. Nach dem Gesetzeswortlaut würde ein „Gleichstand“ der Interessen genügen, um die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO rechtfertigen zu können.

Gibt es noch andere Meinungen hierzu?

Das Bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht vertritt in seinem FAQ (Rubrik: Wohnungswirtschaft) eine gegenteilige Auffassung. Auf die Frage, ob die Telefonnummer an Handwerker übergeben werden darf, antworten sie wie folgt:

„In der Regel ja, wenn es nach vernünftigem Ermessen notwendig ist, dass der Handwerker mit dem Mieter Kontakt aufnimmt, um einen Termin zu vereinbaren. Die Weitergabe ist in solchen Fällen meist aufgrund „berechtigter Interessen“ des Vermieters/Verwalters gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO zulässig.“

Eine Einwilligung ist also nicht vorrangig einzuholen. Diese widersprechenden Ansichten zeigen mal wieder, wie schwierig die Interessenabwägung im Einzelfall sein kann.

Kann das Problem mit einem Auftragsverarbeitungsverhältnis umgangen werden?

Nach herrschender Meinung stellt eine Auftragsverarbeitung i. S. v. Art. 28 DSGVO eine Privilegierung der Datenweitergabe dar. Der Verantwortliche (= Vermieter) bräuchte dann also keine gesonderte Rechtsgrundlage, um die Mieterdaten an den Auftragsverarbeiter zu überreichen. Dieser Auftragsverarbeiter ist dann also kein Dritter mehr. Nur die Eigenschaft als Datenempfänger mit den Informationspflichten gegenüber den betroffenen Mieter bleiben bestehen.

Man könnte also auf die Idee kommen, dass der Vermieter einfach Auftragsverarbeitungsverträge mit seinen externen Dienstleistern abschließt. So einfach ist es allerdings nicht. Damit sich die Privilegierungswirkung entfalten kann, muss es sich auch tatsächlich um eine Auftragsverarbeitung handeln. Handwerker, Kammerjäger etc. erlangen eher nur zufällig Informationen über die Mieter. Eine Datenverarbeitung gehört nicht zu deren Kernaufgabe. Theoretisch könnten Sie ihren Aufgaben auch mit den konkreten örtlichen Angaben zur Wohnung und der Arbeitsanweisung erledigen. Aus diesem Grunde liegt kein Auftragsverarbeitung i. S. v. Art. 28 DSGVO vor (siehe auch Seite 3 der Auslegungshilfe vom BayLDA).

Letztlich also wieder 2 Juristen mit 3 Meinungen

Selbst die Aufsichtsbehörden sind sich nicht einig, welche Rechtsgrundlage maßgeblich greift. Es bleibt dahingehend abzuwarten, welcher Rechtsauffassung die Gerichte folgen werden.

Bis dahin muss jeder Vermieter für sich entscheiden, ob er die Datenweitergabe auf einer Einwilligung oder das berechtigte Interesse stützen will. Ersteres führt zu organisatorischen Aufwand. Es muss für jeden einzelnen Mieter geprüft werden, ob eine wirksame Einwilligung (noch) vorliegt. Bei Letzterem muss die Interessenabwägung intern dokumentiert werden. Hier besteht allerdings ein Risiko, dass die Aufsichtsbehörde dies als unzulässig erachtet und daher den Vermieter verwarnt oder sogar Bußgelder verhängt.

Egal, wie man sich entscheidet, man sollte sich Hilfe durch Experten im Datenschutzrecht holen.

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Externer Datenschutzbeauftragter

10 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Keine automatisierte Datenverarbeitung, keine Speicherung in einem Dateisystem => keine Verarbeitung von personenbeziehbaren Daten gemäss DSGVO, somit sicher auch keine ADV.
    In der Realität werden personenbeziehbare Daten verarbeitet, die die Grundrechte von Betroffenen nicht tangieren und somit auch nicht verboten sind.
    #klingelgate hat dies verdeutlicht – Datenschutz darf nicht Zuwider des realen Lebens und den Interessen der Menschen gelebt werden. NIEMAND wird auf seinem Recht auf informationelle Selbstbestimmung bestehen wenn dadurch die Heizung im Winter erst nach Wochen wieder läuft (weil mühsamer Schriftverkehr) statt nach wenigen Stunden (danke Mobilfunk!).

  2. Das ist ja mal wieder so eine „nettes Thema“.
    Auf der einen Seite will der Mieter dass die Sache repariert wird, auf der anderen Seite will der Vermieter möglichst „billig“ davon kommen. Alles OK soweit… aber wie verarbeiten die meisten Handwerker wiederum die Kundendatenen?
    Über WhatsApp. Und was WhatsApp mit Daten macht, sollte hier nix Neues mehr sein… Diese DSGVO & alle anderen… alles nur zahnlose Tiger… weil keiner da ist, der die Sache wenigstens einigermaßen überwacht. Bei Handwerkern aus dem Ostblock sowieso nur mit einem gelangweilten Achselzucken belächelt.

  3. Schon mal dran gedacht, das jeder Dummy die persönlichen Daten aus den Gelben Seiten entnehmen kann und dies selbst, wenn man dort nicht gelistet sein möchte ! Und ausgerechnet beim Handwerker soll der betroffene Mieter nun noch länger auf die Behebung eines Mangels warten müssen ? Mal ehrlich, wenn die Toilette defekt ist, die Heizung nicht funktioniert oder kein mehr Wasser kommt – ist meines Erachtens eile geboten und daher sollte der Datenschutzschwachsinn im Einzelfall zurück stehen und nicht bürokratisch den Platz 1 einnehmen !

  4. Widerspruch!
    Wenn der Vermieter die Telefonnummer des Mieters speichert, ist das natürlich eine Datenverarbeitung, so dass die Weitergabe der Daten einer Rechtsgrundlage bedarf.
    Sollte der Mieter einer Weitergabe seiner Telefonnummer an Dritte nicht zustimmen – wofür es durchaus Gründe geben kann, was er in der Regel aber im eigenen Interesse tun wird -, kann der Vermieter ihn ja selbst anrufen, um einen Terminvorschlag zu machen, das kostet nun wirklich nicht viel Zeit.
    Wenn schon Datenschutz, dann auch für Mieter.

  5. Bezüglich der AV: ich halte es sehr wohl für möglich die Verarbeitung der Telefonnummer durch den Handwerker als AV auszugestalten — wenn auch Praxis-fern, weil kaum ein Handwerer Lust haben wird, einen AV-Vertrag dafür zu unterschreiben.

    Aber zum Gedanken: die Telefonnummer wird ausschließlich auf Anweisung der Vermieters und ausschließlich zur Terminkoordinierung verarbeitet und darf explizit nicht für anderes genutzt werden. Insbesondere nutzt der Handwerker sie nicht für selbst festgelegte Zwecke, denn wie korrekt dargestellt, braucht er die Telefonnummer nicht, um eine Heizung zu reparieren.

  6. Kann das sein das der „Erfinder“ des Datenschutz-Gesetzes nicht ganz „frisch“ war, als er das Gesetz konzipiert hat??? Ich glaube wohl….

  7. Hallo,
    ist es Verstoß gegen die DS Verordnung, wenn der Handwerker dem Vermieter mitteilt, dass der Mieter die Rechnung (begründet!) für die Reparatur nicht beglichen hat? Auftraggeber war der Mieter, nicht Vermieter.

    • Ob die Handwerker-Rechnung rechtmäßig ist oder nicht, ist für die Beurteilung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit grundsätzlich unerheblich.
      Da die Frage sehr allgemein ist, kann auch nur allgemein geantwortet werden.

      Soweit der Anwendungsbereich der DSGVO eröffnet ist, bedarf es einer Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Hier scheint wohl nur ggf. Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht zu kommen, soweit ein berechtigtes Interesse des Handwerkers das Geheimhaltungsinteresse des Mieters überwiegt. Um die Interessenabwägung abschließend vornehmen zu können, müsste man aber genau prüfen, was das Ziel der Offenlegung sein soll. Wenn es nur darum geht, den Mieter beim Vermieter „anzuschwärzen“, dann werden die Mieterinteressen wohl überwiegen. Die Interessen des Handwerkers dürften aber dann überwiegen, wenn er in legitimer Weise versucht, seinen Vergütungsanspruch beim Vermieter geltend machen können. Dies wäre nur denkbar, falls dem Handwerker Ansprüche gegen den Vermieter zu stehen.

      Wenn man keine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung findet, dann ist diese rechtswidrig und verstößt somit gegen DSGVO.

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