Einwilligungserklärung: Das empfehlen die Datenschutzbehörden

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Fachbeitrag

Einigermaßen überraschend hat der Düsseldorfer Kreis, der Zusammenschluss der deutschen Aufsichtsbehörden für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich, eine Orientierungshilfe zur Einwilligung nach § 4a BDSG und § 13 Abs. 2 und 3 TMG herausgebracht. Man könnte meinen, zu diesem allgemeinen Thema sei bereits alles gesagt, genug Beispielstexte seien vorhanden und jeder kenne die Anforderungen und wie man diese umsetze. Weit gefehlt.

Die Anforderungen an eine wirksame Einwilligung gemäß § 4a BDSG

Wie der Düsseldorfer Kreis feststellt und wir auch immer wieder in unserer täglichen Arbeit erleben, setzen viele Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen die Anforderungen nicht um – sei es aus Unwillen oder Unwissenheit. Diese umfassen folgende Aspekte:

Freiwilligkeit

Die Abgabe der Einwilligungserklärung des Betroffenen muss freiwillig erfolgen. Es muss Wahlfreiheit für den Betroffenen bestehen, d.h. es muss ihm eine echte Alternative geboten werden.

Transparente Information

Der Betroffene muss vor Abgabe der Einwilligungserklärung über den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung seiner personenbezogenen Daten im Einzelnen informiert werden. Alle für den konkreten Fall entscheidungsrelevanten Informationen müssen enthalten sein. Es darf keine pauschale Einwilligung für unbestimmte, in der Zukunft liegende Zwecke eingeholt werden.

Schriftform

Grundsätzlich muss gemäß § 4a Abs. 1 BDSG die Einwilligung in Schriftform erfolgen. Eine elektronische Einwilligung im Bereich Internet und E-Mail kommt gemäß § 13 Abs. 2 TMG in Betracht.

Widerruflichkeit der Einwilligungserklärung

Es muss sichergestellt sein, dass der Betroffene seine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann.

Die Forderungen des Düsseldorfer Kreises

Aussagekräftige Überschriften

Schon aus der Überschrift soll klar hervorgehen, dass es sich um eine Einwilligungserklärung handelt und nicht um einen sonstigen Text, der im Zusammenhang mit Datenschutz steht.

Eindeutige Erklärung

Dem Betroffenen muss deutlich gemacht werden, dass er in die Datenverarbeitung einwilligt, sie also nicht lediglich zur Kenntnis nimmt. Dies soll aus dem Wortlaut der Erklärung hervorgehen.

Bewusste Erklärung

Der Betroffene soll selbst handeln, so dass bei Ankreuzformularen nur ein Opt-In und kein Opt-Out im Sinne einer vorgegebenen Zustimmung möglich ist.

Freiwilligkeit

Die Erklärung muss freiwillig sein, d.h. der Betroffenen muss eine real bestehende Wahlmöglichkeit haben, darf nicht unter Druck gesetzt werden und muss die Einwilligung jederzeit widerrufen können, ohne Repressalien befürchten zu müssen.

Drucktechnische Hervorhebung

Ist die Einwilligungserklärung in einen weitergehenden Text eingebunden, muss sie drucktechnisch besonders hervorgehoben sein, damit sie dem Leser ins Auge fällt.

Platzierung

Die Einwilligungserklärung soll grundsätzlich auf dem Antragsformular unmittelbar vor der Unterschrift stehen. Möglich ist auch eine Kurzfassung mit den wesentlichen Inhalten der Einwilligungserklärung vor der Unterschrift mit einem Hinweis auf einen an anderer Stelle enthaltenen erläuternden Text. In Sonderfällen (z.B. Übermittlung von Gesundheitsdaten) muss für die Einwilligungserklärung eine separate Unterschrift abgegeben werden.

Trennung und klare Zuordnung

Die reinen Informationen über Datenverarbeitung und die Einwilligungserklärung müssen textlich getrennt dargestellt werden. Es soll eine klare Zuordnung zur Einwilligung einerseits und zu den Datenschutzinformationen andererseits vorgenommen werden.

Einwilligung bei besonderen personenbezogenen Daten

Die Einwilligung muss die Arten der besonderen personenbezogenen Daten benennen und ausdrücklich für diese erklärt werden.

Inhalt

Der Inhalt muss klar und verständlich sein, vollumfänglich informieren und transparent gestaltet sein. Die Datenempfänger dürfen nicht nur pauschal dargestellt werden. Es muss auf die Folgen der Verweigerung und die Möglichkeit zum Widerruf hingewiesen werden.

Einwilligung bei Telemedienangeboten gemäß § 13 TMG

  • Bewusste und eindeutige Einwilligung
  • Protokollierung der Einwilligung
  • Jederzeitige Abrufbarkeit der Einwilligung durch den Nutzer
  • Hinweis auf Möglichkeit zum jederzeitigen Widerruf mit Wirkung für die Zukunft

Werbeeinwilligungen

Auf Einwilligungen zu Werbezwecken geht der Düsseldorfer Kreis in einer anderen Orientierungshilfe ein, die auch online abrufbar ist.

Einwilligung in der DSGVO

Die Orientierungshilfe bezieht sich nur auf die Regelungen des BDSG und des TMG. Wer sich bereits jetzt über die Einwilligung unter der DSGVO informieren möchte, kann dies in unserem Blogartikel Grundverordnung: Anforderungen an eine Einwilligung tun.

Sinnvoller Zeitpunkt der Orientierungshilfe?

Man könnte sich die Frage stellen, ob der Zeitpunkt, die Orientierungshilfe herauszubringen, günstig gewählt ist. Die DSGVO steht in den Startlöchern, vieles wird sich durch die neuen Regelungen ändern. Sollte sich der Düsseldorfer Kreis daher etwa zwei Jahre vor der Ablösung des BDSG durch die DSGVO dann nicht eher mit gesetzesunabhängigeren oder neu auftauchenden Themen befassen? Andererseits – wer legt fest, welches Thema Vorrang haben sollte?

Glücklicherweise wird die DSGVO keine gravierenden Änderungen im Bereich der Einwilligungen mit sich bringen. Die hier aufgestellten Grundsätze wird man also auch noch nach der Gesetzesänderung anwenden können.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Erstellung einer Datenschutz-Dokumentation (z.B. internes / öffentliches Verfahrensverzeichnis)
  • Bereitstellung von Verpflichtungserklärungen auf das Datengeheimnis
  • Formulierung von Betriebsvereinbarungen bei datenschutzrelevanten Sachverhalten

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Datenschutz-Dokumente

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