Einzelverbindungsnachweise: Datenschutzrechtliche Fragen in der Praxis

Fachbeitrag

Immer wieder stellt sich in der Praxis die Frage, ob ein Unternehmen die Einzelverbindungsnachweise (EVN) seiner Telefonanschlüsse vom Telefonanschluss-Anbieter verlangen darf und wenn ja, wie lange dürften bzw. müssen diese Einzelverbindungsnachweise aufbewahrt werden. Hinzu kommt die Frage, ob die Telefonnummern nur unter Kürzung um die letzten drei Ziffern mitgeteilt werden dürfen.

Was sind Einzelverbindungsnachweise?

In einem Einzelverbindungsnachweis werden alle geführten Gespräche mit Datum, Gesprächszeit, Angabe der gewählten Nummer sowie den Verbindungskosten detailliert aufgelistet. Der Einzelverbindungsnachweis soll dem Teilnehmer (Anschlussinhaber) eine Kostenkontrolle ermöglichen.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

99 TKG regelt die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen für die Erstellung eines Einzelverbindungsnachweises. § 99 Abs. 1 TKG berücksichtigt dabei, dass ein Einzelverbindungsnachweis neben personenbezogenen Daten des Anrufenden auch personenbezogenen Daten der Angerufenen enthält.

So regelt der recht unübersichtlicher § 99 Abs. 1 TKG im Einzelnen:

1 Dem Teilnehmer sind die gespeicherten Daten derjenigen Verbindungen, für die er entgeltpflichtig ist, nur dann mitzuteilen, wenn er vor dem maßgeblichen Abrechnungszeitraum in Textform einen Einzelverbindungsnachweis verlangt hat; auf Wunsch dürfen ihm auch die Daten pauschal abgegoltener Verbindungen mitgeteilt werden.

2 Dabei entscheidet der Teilnehmer, ob ihm die von ihm gewählten Rufnummern ungekürzt oder unter Kürzung um die letzten drei Ziffern mitgeteilt werden.

3 Bei Anschlüssen im Haushalt ist die Mitteilung nur zulässig, wenn der Teilnehmer in Textform erklärt hat, dass er alle zum Haushalt gehörenden Mitbenutzer des Anschlusses darüber informiert hat und künftige Mitbenutzer unverzüglich darüber informieren wird, dass ihm die Verkehrsdaten zur Erteilung des Nachweises bekannt gegeben werden.

4 Bei Anschlüssen in Betrieben und Behörden ist die Mitteilung nur zulässig, wenn der Teilnehmer in Textform erklärt hat, dass die Mitarbeiter informiert worden sind und künftige Mitarbeiter unverzüglich informiert werden und dass der Betriebsrat oder die Personalvertretung entsprechend den gesetzlichen Vorschriften beteiligt worden ist oder eine solche Beteiligung nicht erforderlich ist.

6 Dem Teilnehmer dürfen darüber hinaus die gespeicherten Daten mitgeteilt werden, wenn er Einwendungen gegen die Höhe der Verbindungsentgelte erhoben hat.

7 Soweit ein Teilnehmer zur vollständigen oder teilweisen Übernahme der Entgelte für Verbindungen verpflichtet ist, die bei seinem Anschluss ankommen, dürfen ihm in dem für ihn bestimmten Einzelverbindungsnachweis die Nummern der Anschlüsse, von denen die Anrufe ausgehen, nur unter Kürzung um die letzten drei Ziffern mitgeteilt werden.

8 Die Sätze 2 und 7 gelten nicht für Diensteanbieter, die als Anbieter für geschlossene Benutzergruppen ihre Dienste nur ihren Teilnehmern anbieten.

Praxisempfehlungen für Unternehmen

Zunächst muss jedes Unternehmen festlegen, zu welchen Zwecken die Einzelverbindungsnachweise benötigt werden. Ein legitimer Zweck für die Erhebung der Einzelverbindungsnachweisen liegt vor, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern gegenüber die privaten Telefonate abrechnen möchte oder wenn in jedem Monat die Höhe der Telefonrechnung überprüft werden muss.

Wenn das Unternehmen die Einzelverbindungsnachweise nicht braucht, sollen diese ihm auch nicht zur Verfügung gestellt werden. Falls eine Telefonrechnung unstimmig sein sollte, bleibt ihm ohnehin noch die Möglichkeit, den Einzelverbindungsnachweis nachträglich zu verlangen, § 99 Abs. 1 Satz 6.

Der Einzelverbindungsnachweis wird nicht automatisch mit der Rechnung mitgeschickt, sondern muss gesondert schriftlich beantragt werden. Dabei muss das Unternehmen angeben, dass er seiner gesetzlichen Hinweispflicht nachgekommen ist. Die gesetzliche Hinweispflicht ergibt sich aus § 99 Abs. 1 Satz 4 TKG, wonach das Unternehmen die Mitarbeiter informieren muss, dass ihm die Einzelverbindungsnachweise mitgeteilt werden. Ist in dem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, so muss dieser beim Verlangen von Einzelverbindungsnachweisen beteiligt werden.

Darüber hinaus muss das Unternehmen angeben, ob die von ihm gewählten Rufnummern ungekürzt oder unter Kürzung um die letzten drei Ziffern mitgeteilt werden soll.

Fernmeldegeheimnis

Die von § 99 TKG angesprochenen Einzelverbindungsnachweise sind Verkehrsdaten im Sinne des § 96 TKG und unterliegen dem Fernmeldegeheimnis.

Wenn der Arbeitgeber die private Nutzung von Telefonanlage erlaubt, bring er gegenüber den Arbeitnehmern Telekommunikationsdienste. Dies hat zur Folge, dass er das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG zu beachten hat. So ist es dem Arbeitgeber untersagt, sich oder anderen über das erforderliche Maß hinaus Kenntnis vom Inhalt oder den näheren Umständen der Telekommunikation zu verschaffen, § 88 Abs. 3 TKG.

Will der Arbeitgeber nun die Einzelverbindungsnachweise auswerten, muss er den Zweck der Auswertung den Mitarbeitern nennen und eine Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters hierzu einholen.

Aufbewahrungsfristen von Einzelverbindungsnachweisen

Die Einzelverbindungsnachweise dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Zweckerfüllung (z.B. Abrechnungszwecken, Überprüfung der Höhe der Rechnung) erforderlich ist. Aus steuerrechtlichen Gründen müssen lediglich die monatlichen Rechnungen ohne Einzelverbindungsnachweise aufbewahrt werden.

10 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. „Immer wieder stellt sich in der Praxis die Frage, ob ein Unternehmen die Einzelverbindungsnachweise (EVN) seiner Telefonanschlüsse vom Telefonanschluss-Anbieter verlangen darf und wenn ja, wie lange dürften bzw. müssen diese Einzelverbindungsnachweise aufbewahrt werden“

    Jede grössere Firma hat eine TVA mit integrierter Gebührendatenschnittstelle (heraus kommt idR ein formatierter ASCII String, der alle Daten eines Einzelverbindungsnachweises enthält, PLUS die interne Telefonnummer/Apparatenummer).
    Nicht selten werden die Daten bereits dort (Firmen-intern) abgegriffen und in einer Datenbank gespeichert, welche sich (wie jede DB) hervorragend nach jeglichen Kriterien auswerten lässt.
    Insofern stellt sich Ihre Frage eher für KMUs.

    Generell rate ich Kunden immer, die private Nutzung von Technik (PC, Laptop, Handy, …), Internet und Telefon strikt und schriftlich zu verbieten, die Nutzung aber zu tolerieren.
    Dann ist die ganze Datenschutzsache schon fast gegessen. Zu Lasten der Arbeitnehmer, aber ein Unternehmen braucht Rechtssicherheit.

    • Leider muss man sagen, dass ein offizielles Verbot verbunden mit einer Duldung der Privatnutzung keine gute Lösung darstellt. Durch die Duldung kann eine betriebliche Übung erwachsen, die dem Arbeitnehmer dann sogar einen Anspruch auf die Privatnutzung geben kann.
      Die beste Lösung ist ein Verbot mit der Möglichkeit der Nutzung, falls der Arbeitnehmer eine einschränkende Vereinbarung unterzeichnet. In dieser Vereinbarung werden die Grundlagen der Nutzung niedergelegt und der Arbeitnehmer erklärt sich mit einer möglichen Einschränkung des Fernmeldegeheimnisses einverstanden.
      Ist keine Privatnutzung gewünscht, sollte zur Vermeidung der betrieblichen Übung ein Kontrollsystem etabliert werden, wie es beispielsweise die Datenschutzbehörden aus Schleswig-Holstein vorschlagen:
      https://www.datenschutzzentrum.de/internet/private-und-dienstliche-internetnutzung.pdf

      • Danke für den Hinweis!
        Die Übung war uns bewusst (es soll ja indirekt auch eine Erlaubnis sein, wir wollten nur die jeweiligen Kontrollinstrumente (Gebührendatenauswertung, loggender transparenter Proxy)) legalisieren.
        Oder umfasst diese „Übung“ auch die Wiederherstellung sämtlicher Datenschutzauflagen, als hätte man die private Nutzung gleich erlaubt (dann müssten wir uns wirklich nochmals ransetzen)?

        • Ja, das ist leider richtig. Wenn eine betriebliche Übung entstanden ist, wird dies wie eine aktive Erteilung der Erlaubnis gewertet. In einem solchen Fall gelten alle Einschränkungen, die leider mit einer solchen Erlaubnis zur Privatnutzung einhergehen.

  2. Handelt es sich auch noch um Einzelverbindungsnachweise, wenn lediglich eine Nutzeranalyse anhand der Parameter Mobilfunk/ Festnetz vorgenommen wird, wenn also gar nicht die einzelnen Rufnummern aufgeführt werden?

    • Eine gesetzliche Definition des Begriffs „Einzelverbindungsnachweis“ existiert nicht. Werden auf dem Auszug zwar keine Telefonnummern, aber sämtliche andere Parameter, die einen Einzelverbindungsnachweise kennzeichnen (insbesondere Anzahl, Zeitpunkt und Dauer der Gespräche) aufgelistet, so unterscheidet sich dieser wenig von einem Einzelverbindungsnachweis mit gekürzten Rufnummern. Eine Subsumtion unter den Begriff „Einzelverbindungsnachweis“ ist daher naheliegend.

      Eine „Nutzeranalyse“ im Beschäftigtenverhältnis darf unabhängig von der Einstufung als Einzelverbindungsnachweis nur unter Beachtung der datenschutz- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen erfolgen.

  3. Wie sieht es in die andere Richtung aus? Ich als Angestellter habe ein Firmentelefon (mobil) und benötige den Nachweis von Gesprächen die darüber gelaufen sind. Da der Tarif eine Flat in alle deutschen Netze enthällt, sind diese laut Aussage Servicecenter direkt wieder gelöscht.
    Gibt es eine rechtliche Möglichkeit dieses Nachweise zu bekommen?

    • Laut Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen besteht kein Anspruch auf Einzelverbindungsnachweise.:
      „Bei vertraglichen Vereinbarungen von sog. »Flatrates« muss generell kein detaillierter Ausweis erstellt werden, da dieser zur Prüfung der Rechnung nicht notwendig ist. Auf Wunsch des Kunden können aber die Daten pauschal abgegoltener Verbindungen mitgeteilt werden. Einen Anspruch hat der Kunde hierauf jedoch nicht. Im Einzelfall bedarf es hierzu einer Vereinbarung mit dem Telekommunikationsdienstanbieter, der hierfür auch ein gesondertes Entgelt verlangen darf.“

  4. Hallo Dr. Datenschutz,
    die Mitarbeiter wünschen eine private Nutzung der Telefone, wir benötigen aber den Einzelverbindungsnachweis.
    Kann der Mitarbeiter nicht durch eine Betriebsvereinbarung auf sein Datenschutzrecht verzichten ?
    Danke für Ihre Antwort.

    • § 99 TKG Abs. 1 Satz 4 regelt:
      Bei Anschlüssen in Betrieben und Behörden ist die Mitteilung [von Einzelverbindungsnachweisen] nur zulässig, wenn der Teilnehmer [Arbeitgeber] in Textform erklärt hat, dass die Mitarbeiter informiert worden sind und künftige Mitarbeiter unverzüglich informiert werden und dass der Betriebsrat oder die Personalvertretung entsprechend den gesetzlichen Vorschriften beteiligt worden ist oder eine solche Beteiligung nicht erforderlich ist.

      Danach müssen die Mitarbeiter informiert und der Betriebsrat beteiligt werden. Die Einzelverbindungsnachweise dürfen aber nur dann verlangt werden, wenn dies für die Abrechnung erforderlich ist. Das wäre beispielsweise ggf. nicht der Fall bei Flatrate-Verträgen.

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