Exit-Interviews datenschutzkonform durchführen

Fachbeitrag

Kündigungen von Arbeitnehmern haben für Arbeitgeber oft unangenehme Folgen. Besonders schmerzhaft ist der Verlust des Mitarbeiters, wenn er in einer Schlüsselposition tätig war oder viel Zeit und Geld in seine Ausbildung investiert wurde. Mit sog. Exit-Interviews wollen Arbeitgeber näheres zu den Hintergründen der Kündigung erfahren. Mit den gewonnenen Informationen soll zukünftig Personalfluktuation verhindert werden. Der folgende Beitrag beschäftigt sich mit der Frage wie eine datenschutzkonforme Durchführung von Exit-Interviews möglich ist.

Was sind Exit-Interviews?

Ein Exit-Interview ist in der Regel ein persönliches Gespräch zwischen dem Arbeitgeber und dem ausscheidenden Mitarbeiter. Manche Exit-Interviews werden auch nur mit Fragebögen oder Internet-Umfragen durchgeführt. Ziel der Befragung ist es den tatsächlichen Kündigungsgrund des Mitarbeiters zu erfahren. Die gewonnenen Informationen sollen dem Arbeitgeber z.B. dabei helfen die Mitarbeiterführung, das Arbeitsklima und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen zu verbessern.

Die Befragung der Mitarbeiter beschränkt sich oftmals nicht auf den konkreten Kündigungsgrund, sondern der Mitarbeiter wird häufig auch nach seinem neuen Arbeitergeber gefragt. Den Schwerpunkt der Befragung bildet die Bewertung des vergangenen Arbeitsverhältnisses. Dabei sollen sowohl positive als auch negative Aspekte genannt werden.

Die vom ehemaligen Mitarbeiter gewonnen Informationen werden schriftlich festgehalten und häufig durch eigene Angaben des Gesprächsführers ergänzt. Meistens werden auch der Name des Mitarbeiters und die Abteilung in der er tätig war abgefragt. Die gewonnenen Informationen werden anschließend zu statistischen Zwecken ausgewertet und häufig auch innerhalb einer Unternehmensgruppe an andere Standorte im In- und Ausland übermittelt.

Datenschutzrechtliche Zulässigkeit

Da bei Exit-Interviews zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet werden stellt sich die Frage nach der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit. Die folgenden Ausführungen orientieren sich an den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung, die ab Mai 2018 das Datenschutzrecht EU-weit regelt. Im Datenschutzrecht gilt der allgemeine Grundsatz, dass eine Datenverarbeitung nur dann zulässig ist, wenn sie auf eine gültige Rechtsgrundlage gestützt werden kann.

Mögliche Rechtsgrundlagen

Mögliche Rechtsgrundlagen sind die Verarbeitung aufgrund der Einwilligung des Betroffenen gem. Art. 6 Abs.1 a) EU-DSGVO, die Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses des Arbeitergebers gem. Art.6 Abs.1 f) EU-DSGVO und die Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gem. § 26 Abs.1 BDSG (neu).

Die Verarbeitung der durch das Exit-Interview generierten personenbezogenen Daten kann nur dann auf § 26 Abs.1 BDSG (neu) gestützt werden, wenn die Datenverarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Dies ist jedoch meistens nicht der Fall. Die erlangten Daten werden in der Regel ausschließlich zum Qualitätsmanagement erhoben, für eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden sie hingegen nicht benötigt. Damit scheidet § 26 Abs.1 BDSG (neu) als Rechtsgrundlage aus.

Als weitere Rechtsgrundlage kommt Art.6 Abs.1 f) EU-DSGVO in Betracht. Danach ist die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen zulässig, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Auch diese Rechtsgrundlage ist problematisch. Zum einen ist umstritten inwieweit Art.6 Abs.1 f) EU-DSGVO bei Verarbeitungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis neben § 26 Abs.1 BDSG (neu) anwendbar ist, zum anderen wird in einer Interessenabwägung das Recht des ehemaligen Mitarbeiters an keiner weiteren Datenerhebung dem Interesse des Arbeitgebers an weiteren Informationen zur Verbesserung der Mitarbeiterführung überwiegen.

Anforderungen an die Einwilligung

Damit bleibt nur noch die Einwilligung als mögliche Rechtsgrundlage. Auch diese Rechtsgrundlage ist nicht unproblematisch. Die Einwilligung des Arbeitnehmers muss freiwillig und in Kenntnis ihrer Widerruflichkeit erfolgen. Außerdem muss der Arbeitnehmer im Hinblick auf die gesteigerten Informationspflichten nach Art. 13 EU-DSGVO vollumfänglich über die Datenverarbeitung informiert werden. Besonders zu achten ist dabei auf die Angabe der Verarbeitungszwecks, der Speicherdauer und der Empfänger der Daten.

Wenn die erhobenen Daten zu Auswertungszwecken oft in Drittländer übermittelt werden, ist außerdem die Angabe einer geeigneten Garantie zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus in diesen Ländern erforderlich. Weiterhin ist der Mitarbeiter auf den Widerruf der Einwilligung nach Art.7 Abs.3 EU-DSGVO, auf die Betroffenenrechte nach Art.15 – 22 EU-DSGVO und auf sein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs.1 EU-DSGVO hinzuweisen.

Anonymisierung der Daten nach der Erhebung

Um nicht an den hohen datenschutzrechtlichen Hürden zu scheitern ist auch die anonymisierte Durchführung von Exit-Interviews ein gangbarer Weg. Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten: Der bloße Verzicht auf Angaben wie Name oder Abteilung des ausscheidenden Mitarbeiters in einem Fragebogen reicht nicht immer zur Anonymisierung aus. Oftmals ermöglichen die vielen anderen abgefragten Informationen immer noch die Identifikation der betroffenen Person.

Beachtung des Transparenzgrundsatzes

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine datenschutzkonforme Durchführung von Exit-Interviews nur mit Einwilligung des ausscheidenden Mitarbeiters möglich ist. In der Umsetzung muss der Arbeitgeber insbesondere dem Transparenzgrundsatz der DSGVO ausreichend Rechnung tragen. Dies gelingt nur, wenn der ausscheidende Mitarbeiter vollumfänglich über die Datenverarbeitung informiert wird.

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