Social Media Guidelines

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Fachbeitrag

Social Media Guidelines sind konkrete Handlungsempfehlungen eines Unternehmens zum Umgang mit und dem Verhalten in sozialen Medien. Mithilfe von Social Media Guidelines können Unternehmen den Gebrauch von sozialen Medien für Mitarbeiter genau festlegen und detailliert definieren, wie und welche Inhalte Mitarbeiter im Namen des Unternehmens in sozialen Medien kommunizieren sollen und dürfen.

Welche Risiken bestehen für Unternehmen bei der Nutzung sozialer Netzwerke?

Häufig vermischen sich in sozialen Netzwerken private und Unternehmensinteressen und nicht selten werden Mitarbeiter, obwohl sie sich privat in sozialen Netzwerken äußern, als Repräsentanten des Unternehmens wahrgenommen.

Immer mehr Mitarbeiter vernetzen sich mit Repräsentanten / Ansprechpartnern von Kunden über soziale Netzwerke. Nicht selten folgt auf den Austausch der obligatorischen Visitenkarte die Zusendung einer Kontaktanfrage auf Xing. Neben der Frage, ob eine Kontaktbestätigung gegenüber Kundenmitarbeitern vom Unternehmen gewünscht ist, eröffnet sich hier ein sehr viel weitreichenderes Problem. So wird aus einem privaten Account schnell ein weiterer Kommunikationskanal des Unternehmens, ungeachtet dessen, ob dies vom Unternehmen veranlasst wird oder nicht.

Die Folge ist häufig, dass Aussagen, die Mitarbeiter über diese Kanäle treffen, dem Unternehmen als Arbeitgeber zugerechnet werden. Dies kann Auswirkungen auf die betriebliche Kommunikation haben, aber auch handfeste Haftungsfragen nach sich ziehen. Häufig aus Argwohn oder unzureichender Medienkompetenz werden Unternehmensgeheimnisse in sozialen Netzwerken nach außen getragen oder abfällige Äußerungen über das Unternehmen, Vorgesetzte, Kunden oder Kollegen veröffentlicht, die dem Unternehmen nicht selten erhebliche Schäden zufügen können.

Unternehmen müssen sich also, unabhängig davon, ob sie selbst aktiv soziale Netzwerke nutzen wollen, mit der Frage befassen, wie gehe ich mit der Nutzung dieser Medien durch meine Mitarbeiter um.

Welche Handlungsmöglichkeiten haben Arbeitgeber?

Soweit möglich sollten daher arbeitsvertragliche Regelungen im Umgang mit sozialen Netzwerken geschaffen werden. Die Möglichkeiten zur Einflussnahme des Arbeitgebers, seiner Einwirkungs- und Regelungsmöglichkeiten und resultierend daraus die Rechte und Pflichten der Mitarbeiter hängen im Wesentlichen von der betroffenen Nutzungsart ab.

Dienstliche Nutzung

Im Rahmen der dienstlichen Nutzung von sozialen Netzwerken (z.B. die Ausführung von Marketingkampagnen auf dem unternehmenseigenen Facebook- oder Youtube-Account) steht dem Arbeitgeber ein umfassendes dienstvertragliches Weisungsrecht gegenüber den mit dieser Aufgabe betrauten Arbeitnehmern zu. Ein Verstoß hiergegen zieht weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich.

Private Nutzung

Anders verhält es sich jedoch bei der rein privaten Nutzung von sozialen Netzwerken. Das dienstliche Weisungsrecht gesteht dem Arbeitgeber über § 106 GewO nur zu, das Verhalten des Mitarbeiters im Betrieb zu regeln, während außerbetriebliche Aktivitäten hierüber gerade nicht eingeschränkt, noch untersagt werden können. Insoweit wird sich der Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber stets auf sein Recht auf allgemeine Handlungsfreiheit und Schutz der Privatsphäre, Art. 1 Abs. 1, 2 Abs. 1 GG, sowie die Meinungsfreiheit, Art. 5 Abs. 1 GG, berufen können. Dem Arbeitgeber bleibt hier allenfalls das Recht, die Nutzung von Betriebsmitteln auf berufliche (bzw. beruflich veranlasste) Tätigkeiten zu beschränken. Auch ist der Arbeitnehmer verpflichtet, Geschäftsgeheimnisse zu wahren und den Ruf des Unternehmens nicht zu verletzen und selbstverständlich ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten (keine Verletzung von Persönlichkeitsrechten anderer, Beachtung von Urheber-, Marken- und anderen Schutzrechten).

In diesem Bereich kann der Arbeitgeber daher allenfalls auf die Einhaltung der geltenden Gesetze hinweisen und durch konkrete Handlungsempfehlungen indirekt auf das Verhalten des Mitarbeiters Einfluss nehmen. In schwerwiegenden Fällen können an Verstöße gegen die Vorgaben der Social Media Guidelines auch arbeitsrechtliche Konsequenzen geknüpft werden.

Der Branchenverband BITKOM führt hierzu in seiner Broschüre „Tipps für die Erstellung von Social Media Guidelines“ aus:

Entscheidet sich ein Unternehmen gegen eigene Social Media Aktivitäten, sollte es dennoch Richtlinien für den privaten Gebrauch verfassen.

Welche Vorteile bieten Social Media Guidelines?

Für das diese einsetzende Unternehmen haben Social Media Guidelines den Vorteil, dass das Unternehmen

  • indirekt auf das Nutzerverhalten der Mitarbeiter Einfluss nehmen kann und
  • eigene Haftungsrisiken dadurch verringert.

Social Media Guidelines sind in dieser Funktion Richtschnur und Sensibilisierungsmöglichkeit in einem. Insbesondere der im Umgang mit sozialen Medien eher unerfahrene Mitarbeiter profitiert von ihnen, da er

  • durch seinen Arbeitgeber konkrete Orientierungshilfen zum Umgang mit sozialen Netzwerken erhält und
  • so ein Stück weit Sicherheit für sich selbst und sein Nutzerverhalten erreichen kann.

Was sollte Inhalt von Social Media Guidelines sein?

Wenn ein Unternehmen eine umfassende Social-Media-Strategie wünscht, sind Social-Media-Guidelines unverzichtbar: Hier unterscheidet der BITKOM in seiner Empfehlung zwischen einer übergreifenden Policy mit den grundlegenden Verhaltensrichtlinien, die langfristig gilt und nicht kontinuierlich angepasst werden muss und gesonderten „Playbooks“ mit tiefergehenden Regeln und Tipps, wie auf den einzelnen Plattformen kommuniziert werden kann und sollte, die die Richtlinie ergänzen und kontinuierlich aktualisiert werden.

Generell ist festzustellen, dass Social Media Guidelines stets individuell auf das Unternehmen, das Geschäftsmodell und die jeweilige Art und Weise der Nutzung sozialer Medien ausgerichtet sein sollten. Hierzu führt der BITKOM aus:

Die Richtlinien sollten definieren, welche Ziele damit verfolgt werden, in welchen Kanälen welche Inhalte kommuniziert werden sollen bzw. dürfen und welche Zielgruppen adressiert werden. Auch ist es wichtig, Verantwortlichkeiten festzulegen und Ansprechpartner zu benennen.

Einige wesentliche Inhalte sollten sich also immer in Social Media Guidelines wiederfinden:

  1. Keine diskreditierenden Aussagen über das Unternehmen oder Kunden. (Folgen: Konsequenzen von einer Abmahnung bis zur Kündigung)
  2. Keine Preisgabe vertraulicher Informationen oder Betriebsgeheimnisse
  3. Vertrauliche Behandlung von Unternehmensinterna; keine Verbreitung in sozialen Netzwerken.
  4. Beiträge und Postings in sozialen Netzwerken sollten sinnvoll und respektvoll sein.
  5. Persönliche Meinungen über Vorgesetzte gehören grundsätzlich nicht in Soziale Netzwerke.
  6. Öffentliche Äußerungen des Unternehmens erfolgen ausschließlich durch die Pressestelle, nicht durch die einzelnen Mitarbeiter.
  7. Festlegung eines Unternehmenssprechers
  8. Regelungen zur Passwortnutzung in sozialen Netzwerken.
  9. Die Passwörter, mit denen Mitarbeiter auf Firmendaten zugreifen, sind nicht dazu bestimmt, in sozialen Netzwerken genutzt zu werden.
  10. Unbedingte Einhaltung von rechtlichen Vorgaben (insbesondere des Wettbewerbs-, Marken- und Urheberrechts).
  11. Mitarbeiter in Führungspositionen sollten ihren aktuellen Standort nicht per geo-tracking mitteilen. Ansonsten könnten schnell nicht gewollte Bewegungsprofile erstellt werden.

Eine sehr umfassende Übersicht über deutschsprachige Social Media Guidelines, die eine erste Orientierung bieten können, finden sich im Internetblog von Christian Buggisch.

Gibt es eine Pflicht zur Erstellung von Social Media Guidelines?

Wie diese Übersicht zeigt, existiert keine Pflicht zur Erstellung von Social Media Guidelines. Insbesondere unter Datenschutz- und Compliance-Gesichtspunkten sollte eine solche Regelung allerdings dringend von Unternehmen erwogen werden.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonforme Gestaltung von Social-Media-Kampagnen und Fanpages
  • Implementierung von Social Plugins (z.B. dem Facebook Like-Button)
  • Erstellung von Social-Media-Guidelines für Unternehmen

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Social Media / Social Networks

Ein Kommentar zu diesem Beitrag

  1. Pingback: Visual Storytelling, Hashtags, Google: Wochenrückblick KW26 | SMO14 - New Media Excellence

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