FAQ zur DSGVO hilft den Mitarbeitern in Unternehmen

Fachbeitrag

Ob sich ein Unternehmen DSGVO-konform verhält, hängt zu einem erheblichen Teil von seinen Mitarbeitern ab. Mag sich die Unternehmensführung schon langsam mit den Untiefen der Datenschutz-Grundverordnung vertraut gemacht haben, zeigen sich gerade bei den Mitarbeitern, die unmittelbar mit personenbezogenen Daten umzugehen haben, noch viele Fragezeichen und Unsicherheiten. FAQ können hier helfen.

Antworten auf die drängendsten Fragen

Unser Vorschlag ist daher, ein kompaktes FAQ-DSGVO-Infoblatt für die Mitarbeiter zu erstellen, um an den wichtigsten Stellen Licht ins Dunkel zu bringen. Besonders folgende Fragen innerhalb der FAQ sollten unserer Meinung nach in diesem Schreiben Beachtung finden:

  1. Was ist die DSGVO eigentlich?
    Zugegebenermaßen nicht besonders kreativ, aber unserer Auffassung nach trotzdem wichtig. Zwei bis drei Sätze über die Entstehung und den Sinn und Zweck der DSGVO können schon mal helfen, die Thematik in den richtigen Kontext einzuordnen.
  1. Ist das alles neu?
    In der ganzen DSGVO-Hitze geht oftmals unter, dass zwar Änderungen bestehen, es aber auch schon vorher ein Datenschutzgesetz gab und sich ein Unternehmen, dass sich nach dem alten BDSG konform verhalten hat, in weiten Teilen gut auf die DSGVO vorbereitet ist.
  1. Was ändert sich?
    Klar, es gibt die erhöhten Bußgeldzahlungen. Für den Arbeitsalltag dürften aber vielmehr die gesteigerten Auskunfts- und Informationspflichten von den Mitarbeitern beachtet werden müssen.
  1. Was geht das Unternehmen XY das an?
    Eine Einschätzung, wie relevant das jetzt eigentlich für das eigene Unternehmen ist, kann auch dem Mitarbeiter helfen, die eigenen Verpflichtungen besser einzuschätzen. Ein Unternehmen, das ausschließlich im B2B-Bereich tätig ist, wird sicherlich entspannter an die Sache herangehen können als ein Krankenhaus.
  1. Was geht den Mitarbeiter das an?
    Nichts kann hilfreicher sein als ein offenes Ohr und konkreter Rat. Dem Mitarbeiter kann hiermit klar gemacht werden, dass er mit der Thematik nicht alleingelassen wird, sondern dass es innerhalb des Unternehmens informierte Stellen gibt, an die er sich wenden kann. Auch wenn es um seine eigenen personenbezogenen Daten geht.
  1. Haftet der Mitarbeiter persönlich?
    Der Hinweis, dass eine persönliche Haftung des Mitarbeiters im Datenschutz nicht existiert, kann für Ruhe sorgen, auch wenn natürlich auf mögliche arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Missachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben hingewiesen werden sollte.
  1. Sonstiges?
    Welche Fragen werden innerhalb Ihres Unternehmens am ehesten gestellt und verdienen eine Antwort innerhalb der FAQ? Nutzen Sie Fotos? Tracker auf Ihrer Webseite? Verarbeiten Sie Gesundheitsdaten?

FAQ können für Ruhe sorgen

Es besteht natürlich keine rechtliche Verpflichtung für die Erstellung von eines Infoblattes. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass die Erstellung von FAQ eine enorme Arbeitshilfe für Mitarbeiter darstellen können. Gerade im Moment, wo eine DSGVO-Schreckensmeldung die nächste jagt, können nüchterne und sachliche Informationen für die Beruhigung eines aufgeschreckten Arbeitsumfeldes sorgen.

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Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

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