Vorgaben für die E-Mail-Archivierung

Fachbeitrag

Das Thema E-Mail-Archivierung ist oft ein Sorgenkind im Unternehmen, da unklar ist, ob alle E-Mails archiviert werden müssen und wenn ja, wie lange. Auch die Unterscheidung zwischen einer Archivierung und einem Backup von E-Mails bereitet manchmal Probleme. In diesem Blogartikel finden Sie daher Antworten auf die wichtigsten Fragen zur E-Mail-Archivierung.

Die rechtlichen Grundlagen einer E-Mail-Archivierung

Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

Der Unterschied zwischen Archivierung und Backup

Das Daten-Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Das Backup dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten nach physikalischen Festplatten-Schäden oder nach Datenverlust durch Fehlverhalten von Anwendern. Für Backup-Bänder gibt es keine festen Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist, dass das Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wieder herstellen kann.

Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente.

Wann muss eine E-Mail nach der GoBD archiviert werden?

Hat eine E-Mail die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs, ist sie entsprechend der GoBD aufbewahrungspflichtig. Soweit eine E-Mail als reines Transportmittel für einen Anhang – beispielsweise Rechnung – dient und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet, genügt es, wenn nur die Rechnung im Originalformat aufbewahrt wird und nicht die E-Mail selbst. Achtung: In solch einem Fall reicht ein Ausdrucken der Rechnung nicht aus.

Ergeben sich aus der E-Mail ergänzende Informationen zu der Rechnung, ist auch diese zu archivieren. Dabei müssen die E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von den nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails aufbewahrt werden.

Worauf ist bei der Archivierung zu achten?

Weitere Vorgabe der GoBD ist, dass die E-Mails unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann. Auch sollte das System protokollieren können, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde.

Ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem muss in der Lage sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen. Das neue Format der E-Mail oder des E-Mail-Anhanges muss des Weiteren im Volltext recherchierbar sein. Spielen E-Mail-Eigenschaften steuerlich eine Rolle, so müssen diese beibehalten werden.

Der Empfang und Versand von steuerlich relevanten E-Mails sollte in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Aus der Verfahrensdokumentation sollte darüber hinaus ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des Unternehmens sowie des eingesetzten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystems.

Sie haben Fragen?

Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Bei der Zusammenarbeit mit unseren Beratern können Sie folgendes erwarten:

  • Praxisnahe und wirtschaftsorientierte Datenschutzorganisation für Ihr Unternehmen
  • Hochqualifizierte Berater mit interdisziplinären Kompetenzen in Recht und IT
  • Klar kalkulierbare Kosten und hohe Flexibilität

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Externer Datenschutzbeauftragter

4 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Gibt es auch nur ein einziges kleines Unternehmen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt? Würde mich wundern, wenn das bei Rechtsanwälten anders ist.

  2. Die Anwendung ist weder nutzerfreundlich noch von den Mitarbeitern zu erwarten zudem ist das ganze unwirtschaftlich und erfordert zusätzliche Systeme, Wartungen und Kosten.
    Dabei stellt die Datei (PDF) den Beleg welches im Original aufbewaht werden soll dar, an welchem Ort diese liegen sollte völlig belanglos sein. Eine eingehende Rechnung per Post behält man auch nicht beim Postamt im Original und bewahrt noch den Umschlag auf insb. weil die Frankierung noch steuerrechtlich relevant sein könnte. Auf fast jeder Rechnung werden Vermerke gemacht (z.B. Kontierung, Kennzeichnung Bezahlt oder eingegangen) damit werden diese Dokumente auch verändert, bei digitalen ist das jedoch anders? Durchsuchbar sind Briefe per Post über eine Volltextsuche auch nicht.

    Das kommt dabei raus wenn Dinosaurier versuchen Standards zu entwickeln und selbst nie in der Praxis zu tun hatten. Kleine Unternehmen und dessen Möglichkeiten ignoriert man dabei auch gerne mal.

    • Die GoBD gelten für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige. Inwieweit eine Behörde oder eine kommunale Verwaltung solche Pflichten einzuhalten hat, können wir leider auf die Schnelle nicht beurteilen.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Die von Ihnen verfassten Kommentare erscheinen nicht sofort, sondern erst nach Prüfung und Freigabe durch unseren Administrator. Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungsbedingungen und unsere Datenschutzerklärung.