Microsoft Employee Safety 365 und der Datenschutz

Office 365 soll in Zukunft Microsoft 365 heißen. Mit dem Umbau wurden auch Zusatzfeatures der Office-Suite angekündigt: Employee Safety 365 ist eine Erweiterung der Kollaborationssoftware Teams, die wir datenschutzrechtlich genauer betrachtet haben.

Microsoft Office 365 – Bestandsaufnahme

Microsoft war auf unserem Blog schon des Öfteren ein Thema. Leider stand es bei einer datenschutzrechtlichen Beleuchtung nicht immer im besten Licht. Beispielsweise werden bei der Nutzung von Office 365 über 25.000 Events Diagnosedaten an Microsoft übermittelt. Wer einmal die Online-Service-Terms und das Data-Processing-Addendum von Microsoft gelesen hat, dem machen Plusquamperfekt und Futur 2 keine Angst mehr.

Da die Mitarbeiter von Unternehmen eigentlich den ganzen Tag nur noch mit dieser Office-Suite arbeiten, ist auch die Leistungs- und Verhaltenskontrolle mit Workplace Analytics und MS Graph treffsicherer geworden. Um Sicherheit und Produktivität weiter zu verbessern, hat Microsoft Employee Safety 365 vorgestellt.

Funktionsumfang von Employee Safety 365

Unternehmen können nun endlich die Computer-, Smartphone- und Internet-Nutzung der Mitarbeiter kontrollieren und steuern. Dazu zählen auch Auswertungen der Bildschirmzeit auf Windows- und Android-Geräten, sowie der Xbox. Nachdem ein Unternehmen über diese Funktionen überhaupt einmal ermittelt hat, wie lange Mitarbeiter während der Arbeitszeit Netflix schauen, können mittels Employee Safety 365 die Nutzungszeiten für Apps und Anwendungen reguliert werden. Dies gilt auch für Social-Media- und Messenger-Programme. Erste Unternehmen verzeichneten im Test erhebliche Erfolge in der Mitarbeiterbindung, seitdem sie die Nutzungsdauer für das Unternehmer- und Jobsuche-Portal Xing auf zwei Stunden am Tag reduzierten.

Employee Safety 365 soll jedoch nicht nur die Produktivität erhöhen, sondern die Arbeitnehmer auch schützen. Einige Features erhöhen sogar die Sicherheit der Arbeitnehmer noch vor dem Betreten der Büroräume. Mittels Location Tracker und Geofencing kann der Arbeitgeber die Arbeitswege und Geschwindigkeiten seiner Arbeitnehmer kontrollieren. Mittels Geofencing können morgendliche Abstecher vom normalen Arbeitsweg direkt mit einer E-Mail-Warnung verknüpft werden. Auch eine Fahrstilanalyse ist im Softwarepaket mit inbegriffen. So können Mitarbeiter, die auf dem Weg zur Arbeit schneller fahren als auf dem Heimweg, identifiziert und explizit gefördert werden. All diese Informationen werden bequem in automatisch erstellten Profilen gespeichert und ausgewertet.

Zulässig nach DSGVO?

Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung ist eine solche Überwachung natürlich nicht ohne weiteres möglich. Unter den Testunternehmen waren beispielsweise kollegiale Wettkämpfe sehr beliebt wie „höchste Geschwindigkeit beim Heimweg“ oder „längster Heimweg nach der Betriebsfeier“.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist dies aber nicht unproblematisch. Der grundlegende Einsatz von Employee Safety 365 ist unkompliziert nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG erforderlich für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. In der modernen Welt müssen Unternehmen ihr wichtigstes Kapital fördern, beschützen und nutzen. Da sich darum aber mittlerweile Banken kümmern, konzentrieren sich Unternehmen verstärkt auf ihr Personal.

Da Employee Safety 365 jedoch auch Daten außerhalb des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet, greift die Rechtsgrundlage nicht für alle Verarbeitungsvorgänge. Microsoft hat deshalb angekündigt, dass Employee Safety 365 mit einer voreingestellten Einwilligung für alle weiteren Verarbeitungen installiert wird. Administratoren können darüber hinaus das Ändern der Einstellungen durch die Mitarbeiter mittels entsprechender Policies verhindern.

Unternehmen sind eine Familie

Employee Safety 365 ist das neue Tool mit denen Unternehmen und Mitarbeiter zu einer Familie zusammenwachsen können. Denn nur ohne Geheimnisse oder vorgetäuschte Privatsphäre können die Mitarbeiter offen und ehrlich miteinander kommunizieren. Als wäre das Tool für Familien und nicht für Unternehmen entworfen, stellt es alle bisherigen Überlegungen zum Arbeitnehmerdatenschutz in Frage… oder hieß das Tool doch „Family Safety“ – das spielt an dem heutigen Tag ja aber keine Rolle.

Froher 1. April von Dr. Datenschutz.