Mitarbeiter Schulung – Vorteil beim Datenschutz?

Mittlerweile werden in jedem Unternehmen EDV-basierte Systeme zur Verarbeitung von Daten eingesetzt. Nicht immer jedoch werden die Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens auch ausreichend im Umgang mit sensiblen Daten und den von ihnen verwendeten EDV-Systemen geschult.

Schulung von Mitarbeitern als leicht umsetzbare Maßnahme

Das überrascht. Schließlich gehört die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten zu den in einem Unternehmen verhältnismäßig leicht umsetzbaren Maßnahmen. Trotzdem ist immer wieder zu beobachten, dass die mit der Datenverarbeitung befassten Mitarbeiter erstaunlich unachtsam mit den ihnen anvertrauten Daten umgehen.

Teilweise ist dies auf eine gewisse Sorglosigkeit im Umgang mit personenbezogenen oder anderen sensiblen Daten zurückzuführen. Häufig ist den Mitarbeitern nicht bewusst, dass es sich bei den von ihnen verarbeiteten Daten um besonders schützenswerte Angaben handelt.

Andere Mitarbeiter haben zwar durchaus erkannt, dass sie sensible Daten verarbeiten. Vielfach wissen sie allerdings nicht, wie sie diese Daten ausreichend schützen können. Ihnen fehlen die technischen Kenntnisse.

Abhilfe durch Schulung

Beiden Mitarbeitertypen kann mit einer Schulung geholfen werden. Mit der ersten Gruppe sollte zunächst darüber gesprochen werden, welche Daten in einem Unternehmen besonders schützenswert sind. Dabei sollte ihnen auch der Unterschied zwischen personenbezogenen Daten auf der einen und Unternehmensgeheimnissen auf der anderen Seite erklärt werden. Wer verstanden hat, welche Daten besonders schutzwürdig sind und warum das so ist, wird dies zukünftig beim Umgang mit diesen Daten berücksichtigen.

Die zweite Gruppe braucht vor allem technischen Support. Sie sollte im Umgang mit den eingesetzten IT-Systemen geschult werden. Hier kann schon eine kurze Einführung z.B. in die Bedienung des neuen Betriebssystems helfen, die häufigsten Anwenderfehler zu vermeiden. Das führt nicht nur zur Steigerung der Datensicherheit, sondern erhöht auch das Arbeitstempo und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Gefahr für Datenschutz und Datensicherheit

Unzureichend geschulte Mitarbeiter stellen eine Gefahr für Datenschutz und Datensicherheit im Unternehmen dar. Mangelnde Sensibilität im Umgang mit den in einem Unternehmen verarbeiteten Daten kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass sich unbekannte Dritte Zugang zu diesen Daten verschaffen können. Unabsichtliche Fehlbedienungen, falsche Konfiguration von IT-Systemen oder der Einsatz ungeeigneter Betriebsmittel führen nicht selten zu gravierenden Sicherheitslücken in einem Unternehmen.

Regelmäßige Wiederholung erforderlich

Auch beim Thema Datenschutz zeigt sich, dass Wiederholungen den Lernerfolg steigern. Die Schulung der Mitarbeiter in Sachen Datenschutz und Datensicherheit sollten daher in regelmäßigen Abständen, am besten jährlich, wiederholt werden. Dadurch bleibt das Thema in den Köpfen der Mitarbeiter präsent, zudem können aktuelle Neuerungen zeitnah an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Kommt es zu Veränderungen in der IT-Landschaft des Unternehmens, sind anlassbezogene Schulungen der Mitarbeiter sinnvoll.

Auf Inhalte achten

Bei der Schulung von Mitarbeitern sollte die Geschäftsleitung darauf achten, diese Aufgabe in fachkundige Hände zu legen. Denn nur so entfaltet diese auch ihren vollen Vorteil für den Datenschutz und die IT-Sicherheit im Unternehmen. Wird hingegen nur Halbwissen an die Mitarbeiter weitergegeben, das die Mitarbeiter noch mehr verwirrt, macht die Schulung keinen Sinn mehr. Schulungen in Sachen Datenschutz und Datensicherheit sollte daher der Datenschutz- oder IT-Sicherheitsbeauftragte durchführen. Sind beide nicht für diese Aufgabe verfügbar, sollte fachkundige Hilfe von einer externen Stelle eingekauft werden.