Mitarbeiterbefragung in Zeiten der DSGVO

Fachbeitrag

Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter können erfolgsbestimmend für ein Unternehmen sein. Eine Mitarbeiterbefragung kann zur richtigen Entscheidung im richtigen Moment führen und vor allgemeiner Unzufriedenheit im Unternehmen bewahren, Fachkräfte binden und im besten Fall Vertrauen zur Führungsebene schaffen oder stärken. Kein Wunder also, dass Chef oder Projektleitung regelmäßig großes Interesse an der Meinung des Teams oder der Belegschaft haben.

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Dabei sind das Mittel der Wahl oft Mitarbeiterbefragungen. Doch was ist seit Geltung der DSGVO nun bei solchen Umfragen im Betrieb zu beachten? Grundsätzlich sind die datenschutzrechtlichen Fragestellungen gleich geblieben: Erheben Sie bei Mitarbeiterumfragen personenbezogene Daten, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage. Es liegt nahe, zunächst nach einer speziellen Regelung zum Beschäftigtendatenschutz zu suchen.

Zu alten BDSG-Zeiten war der Beschäftigtendatenschutz in § 32 BDSG-alt speziell geregelt. Die DSGVO enthält ebenfalls keine konkreten, bereichsspezifischen Regelungen. Der Beschäftigtendatenschutz richtet sich also nach den allgemeinen Regelungen der DSGVO. Aber: Art. 88 Abs. 1 DSGVO enthält für den Beschäftigtendatenschutz eine Öffnungsklausel. Öffnungsklauseln schaffen Handlungsoptionen für den nationalen Gesetzgeber. Der deutsche Gesetzgeber hat von dieser Klausel durch Erlass des § 26 BDSG Gebrauch gemacht. § 26 BDSG setzt die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses voraus. Der Begriff des Beschäftigten wird in § 26 Abs. 8 BDSG legal definiert.

Im Gegensatz zu den engen arbeitsrechtlichen Regelungen ist dieser sehr weit gefasst und erstreckt sich zur Gewährleistung eines umfassenden Schutzes auf alle möglichen Arbeitsverhältnisse, auf Bewerber ebenso wie auf Azubis oder Zivis. Für Bedienstete und Beschäftigte bei Behörden und öffentlichen Stellen des Bundes und Länder – einschließlich der Kommunen – gelten besondere bundes- und landesspezifische Regelungen (z. B. beamtenrechtliche Vorschriften). Die Regelungen des § 26 BDSG finden dann keine Anwendung.

§ 26 BDSG ist im Vergleich zum alten § 32 BDSG-alt länger. Das liegt vor allem daran, dass die Regelung besonderer Kategorien personenbezogener Daten direkt in § 26 BDSG selbst und nicht wie bislang in § 28 Abs. 6 bis 8 BDSG-alt erfolgt.

Datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Mitarbeiterbefragung

Wie schon nach altem Recht ist jedoch die Abgabe einer Meinung durch den Arbeitnehmer bzw. Kritik am Arbeitgeber nicht zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. § 26 BDSG scheidet also als Rechtsgrundlage aus.

Werden Beschäftigtendaten zu anderen Zwecken verarbeitet, die nicht in direkten Zusammenhang mit dem konkreten Beschäftigungsverhältnis stehen, ist auf die allgemeinen Regelungen der DSGVO zurückzugreifen, insbesondere auf Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. f DSGVO. Nun ist es durchaus im Interesse des Arbeitnehmers zu wissen, wie die Stimmung im Unternehmen ist und wie es um die Zufriedenheit des einzelnen Mitarbeiters steht. Dennoch wiegen die Interessen der einzelnen Mitarbeiter schwerer: Sie können Ihre Mitarbeiter nicht dazu zwingen, Ihnen ihre Meinung zu sagen.

Bleibt die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), eine mehr schlecht als rechte Rechtsgrundlage: Zwar zeigt § 26 Abs. 2 BDSG das auch im Beschäftigtenverhältnis trotz des dortigen Über-/Unterordnungsverhältnisses die Einwilligung als Rechtsgrundlage grundsätzlich in Betracht kommt, die Messlatte für eine tatschlich rechtswirksame Einwilligung im Job liegt aber sehr hoch. So heißt es in § 26 Abs. 2 S. 2 BDSG:

„Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen.“

Bei einer freiwilligen Mitarbeiterumfrage auf Basis einer Einwilligung wird ein Arbeitnehmer realistischerweise negative Konsequenzen erwarten, wenn er die Einwilligung verweigert oder unter Klarnamen seine ggf. deutliche Kritik am Arbeitgeber äußert. Ein Vorteil für den Arbeitnehmer ist hier kaum zu sehen.

Tipps zur Durchführung von Mitarbeiterbefragungen

Es empfiehlt sich daher, die Mitarbeiterbefragung grundsätzlich anonym durchzuführen. Gestalten Sie ihre Umfragen so, dass keine Rückschlüsse auf den einzelnen Arbeitnehmer möglich sind. Dann erheben Sie keine personenbezogenen Daten und fallen mit Ihrer Umfragen nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO. Wie können Sie dies sicherstellen? Hier die wichtigsten Punkte, die Sie bei jeder Mitarbeiterbefragung beachten sollten:

  • Freiwilligkeit
    Sie können Mitarbeiter nicht zur Teilnahme verpflichten. Machen Sie deutlich, dass Ihnen dies bewusst ist.
  • Transparenz
    Informieren Sie die Mitarbeiter in klarer und einfacher Sprache umfassend über Ablauf, Gegenstand und Sinn und Zweck der Mitarbeiterbefragung. Ein Hinweis im Intranet ist hierfür nicht ausreichend. Machen Sie außerdem transparent, wie und was ausgewertet wird. Nehmen Sie stets den Hinweis auf die Freiwilligkeit in die Informationen wie auch die Fragebögen auf.
  • Anonymität
    Wie oben angeführt dürfen Mitarbeiter nicht nachträglich identifiziert werden. Denken Sie daran, dass auch durch Kombination von „Statistik“-Daten eine Identifizierung möglich sein kann. Je nach Größe des Betriebs reichen Alter, Geschlecht und Dauer der Betriebszugehörigkeit. Ähnliche Schwierigkeiten ergeben sich, wenn eine Auswertung bezogen auf kleine Organisationseinheiten vorgesehen ist. Hat eine Abteilung nur drei Mitarbeiter, kann die Anonymität sehr schnell aufgehoben sein. Zu empfehlen ist eine Auswertung pro Organisationseinheit erst ab sieben Mitarbeitern. Dieses Problem lässt sich ansonsten aber durch Zusammenfassung der Daten bei der Auswertung lösen.
  • Betriebsrat einbinden
    Holen Sie den Betriebsrat ins Boot. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, ohnehin mitzubestimmen. Zur Überwachung „bestimmt“ sind technische Einrichtungen, wenn sie objektiv geeignet sind, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über den Arbeitnehmer zu erheben und aufzuzeichnen. Dies dürfte auf entsprechende Umfragetools jedenfalls zutreffen. Sinnvoll ist die Einbindung des Betriebsrats zur Steigerung der Akzeptanz immer.
  • Datenschutzbeauftragte*n einbinden
    Um Probleme von vornherein zu vermeiden ziehen Sie bereits im Planungsstadium die/den Datenschutzbeauftragte*n hinzu. Diese*r kann Sie auch, wenn ein solcher gewünscht ist, bei der Auswahl eines Dienstleisters und dem Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags unterstützen.
  • Die richtigen Fragen stellen
    Vermutlich die schwerste aller Aufgaben im Rahmen einer Mitarbeiterumfrage. Schon wie sie fragen beeinflusst die Antworten. Behalten Sie ihr Ziel im Auge und planen Sie sorgfältig. Zudem ist es auch hier sinnvoll, die/den Datenschutzbeauftragte*n miteinzubeziehen.

Wie in vielen Bereichen hat sich durch die DSGVO auch für Mitarbeiterumfragen in Wahrheit nicht viel geändert. Die entscheidenden Fragen sind dieselben, die Wahrnehmung aber ist eine andere. Eine sorgfältige, datenschutzkonforme Umsetzung Ihrer Umfragepläne ist daher anzuraten.

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Externer Datenschutzbeauftragter

3 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Guten Tag und vielen Dank für den Artikel.
    Wenn ich es richtig verstehe, bezieht sich der Artikel vorrangig auf MA-Befragungen per Tool oder Fragebogen.
    Kann die Zulässigkeit 1:1 auf persönliche MA-Befragung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern übertragen werden? Kann ein Mitarbeiter die Teilnahme an einem persönlichen Mitarbeitergespräch verweigern? Bzw. sollte die Teilnahme an den Gesprächen freiwillig sein?

    Vielen Dank

    • Ein Mitarbeitergespräch hat üblicherweise nicht denselben Inhalt wie eine Mitarbeiterbefragung. Ein Mitarbeitergespräch sollte bezogen auf das konkrete Arbeitsverhältnis sein. Themen können z.B. Zielvereinbarungen, Arbeitsergebnisse, Leistungen, Beurteilungen, Karriereplanung oder Verbesserung der Zusammenarbeit mit Kollegen und Führungskräften sein. Wenn Sie den Mitarbeiter während des Gesprächs nach der allgemeinen Stimmung der Belegschaft befragen oder danach, wie er das Unternehmen beurteilt, dann müsste er diese Fragen nicht beantworten. Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, an Gesprächen teilzunehmen, die nicht mit dem konkreten Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehen und daher nicht vom Direktionsrecht gedeckt sind.

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