Mitarbeiterbefragung – was ist zu beachten?

Fachbeitrag

Alle glücklich an Bord? Probleme mit dem Betriebsklima? SAP-Einführung geplant?

Viele Fragen – auf die die eigenen Mitarbeiter vielleicht auch schon eine Antwort haben.

Fragen wir sie doch einfach! Doch halt, ganz so einfach ist es dann doch nicht. Auch hier steckt der (Datenschutz-)Teufel im Detail.

Warum werden Mitarbeiterbefragungen gemacht?

Mitarbeiterbefragungen sind eine mögliche Methode zur Erfassung von Meinungen, Stimmungen und anderen subjektiven Faktoren, wie

  • zum Vor- bzw. Nachbereiten von organisatorischen Veränderungen
  • im Vorfeld neuer Systeme oder Prozesse
  • zur Erfolgskontrolle von Veränderungen allgemein oder in den Produkten bzw. Dienstleistungen
  • bei Unzufriedenheit, Störungen im Betriebsklima, gefühlten Widrigkeiten
  • für Perspektiven und neue Ideen

Wie der Name schon sagt, werden „die Mitarbeiter“ befragt, das können alle sein oder nur Teile einer Belegschaft. Was dann dabei herauskommt, kann man z.B. hier sehen.

Datenschutzfragen wollen beantwortet werden

Wenn bei der Mitarbeiterbefragung personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, ist hierfür eine datenschutzrechtliche Zulässigkeit erforderlich. Doch wo soll die herkommen?

Das Arbeitsverhältnis an sich (§ 32 BDSG) wird die erforderliche Zulässigkeit eher nicht bereitstellen, da das Abgeben einer Meinung oder eines Werturteils wohl kaum als arbeitsvertragliche (Neben-)Pflicht anzusehen ist.

Die Zulässigkeitsalternative des § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG, nach der die Datenverarbeitung im Interesse der verantwortlichen Stelle liegt, scheidet auch aus, da die dann erforderliche Abwägung mit den Interessen der Mitarbeiter kollidiert. Dieser Eingriff in das Persönlichkeitsrecht wiegt zweifellos schwerer als der Nutzen für die Firma. Was bleibt, ist die Einwilligung – regelmäßig schwierig bis unmöglich im Arbeitsverhältnis.

Des Problems Lösung 1: anonym

Sobald man den Bereich der personenbezogenen Daten verlässt, wird es einfacher. Anonymität, Freiwilligkeit und Transparenz sind hier die Zauberwörter. Bei der Herstellung der Anonymität sind aber Spielregeln einzuhalten. So dürfen natürlich aus den Fragen selbst keine Rückschlüsse auf reel existierende Personen möglich sein.

Wichtiger ist dieser Aspekt noch bei den sog. Zusatzfragen. Diese sind vor allem aus der Marktforschung bekannt, um genauere Aussagen zu den einzelnen Zielgruppen erfassen zu können. In Betrieben können derartige Zusatzfragen aber unter Umständen die Anonymität wieder aufheben, wenn das Raster zu feinmaschig ist.

Daher gilt für den quantitativ eher überschaubaren Bereich der Mitarbeiter eines Betriebes, dass auf Zusatzfragen wie Alter, Schulbildung, Betriebszugehörigkeit, Geschlecht usw. nach Möglichkeit verzichtet werden sollte. Nur was unmittelbar mit dem Zweck der Befragung zusammenhängt, sollte auch abgefragt werden. Bei der Methodik wird heutzutage am ehesten zur Online-Befragung gegriffen. Hier sollte eine Aufhebung der Anonymität durch Auswertung von E-Mail- oder IP-Adresse technisch ausgeschlossen werden.

Des Rätsels Lösung 2: freiwillig

Die Freiwilligkeit der Teilnahme bedeutet, dass die Tatsache, dass ich an einer Umfrage telnehme genauso wie die Fragen selbst anonym sein sollte. Um Doppelabstimmungen einer Person zu vermeiden, ist es sicher möglich, bei einer Online-Befragung einen Link zu generieren, der nur einmal gültig ist. Umgekehrt darf dies aber nicht zu einer Überwachung führen, wer schon an der Befragung teilgenommen hat.

Des Rätsels Lösung 3: transparent

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihre geplante Befragung schön hübsch gemacht – anonym und freiwillig – nur glaubt es Ihnen keiner. Was geschieht, wenn vor allem an Punkt 1, der Anonymität, Zweifel bestehen? Sicher machen die Mitarbeiter mit – sie geben Ihnen vielleicht aber keine ehrlichen Antworten, weil sie persönliche Nachteile fürchten. Und schon hätten Sie das Geld sparen können. Einen Teebeuteldeuter, der Ihnen bestätigt, dass alles toll ist, hätten Sie jedenfalls billiger haben können. Transparenz ist das Gebot der Stunde, denn nur wenn die Fakten, Ziele und Zwecke auf dem Tisch liegen, ist eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll. Noch ein Wort zur Transparenz: Rechtzeitig an den Betriebsrat denken. Dieser hat das Recht, rechtzeitig und umfassend über derartige Vorhaben informiert zu werden.

Zu guter Letzt…

Mitarbeiterbefragungen können positive bzw. sinnvolle Ergebnisse bringen, wenn man die Spielregeln zur Anonymität, Freiwilligkeit und Transparenz einhält und wenn man die gewonnen Ergebnisse auch umsetzt – am besten an einem runden Tisch.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Arbeitnehmerdatenschutz

25 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Vielen Dank für diesen wertvollen Artikel.
    Wie von Ihnen beschrieben kann eine Mitarbeiterbefragung nur dann zum Erfolg werden, wenn der Mitarbeiter sich sicher fühlt und seine Meinung zum Ausdruck bringen kann.

  2. Vielen Dank, ich habe aber trotzdem noch mal eine Frage: Wie kann ein anonymer Mitarbeiterfragebogen auf einzelne Abteilungen „heruntergebrochen“ werden, wie in unserer Firma geschehen? Soooo anonym kann er also gar nicht gewesen sein, oder sehe ich das falsch? Kann man als Mitarbeiter dagegen angehen? Ich persönlich werde nie wieder einen ausfüllen oder aber nicht ehrlich beantworten.

    • Ob ein Verstoß gegen die Datenschutzvorschriften vorliegt kommt drauf an, ob durch die Mitarbeiterbefragung ein Rückschluss auf einen konkreten Mitarbeiter gezogen werden kann. Sollte dies in ihrem Fall so sein, ist es wohl am sinnvollsten den Arbeitgeber auf den Verstoß hinzuweisen. Es sollte ihnen selbstverständlich in jedem Fall freistehen an der Befragung nicht teilzunehmen.

      • Wir kennen auch folgenden Fall, für den Teilnehmer (Mitarbeiter) sehr undurchsichtig:
        Im Fragebogen wird die Frage nach der Abteilung gestellt. So weit so gut. Es kommt aber auch irgendwo eine Frage zur Betriebszugehörigkeit. Und bei der Einladung ist vielleicht noch das Attribut „Geschlecht“ hinterlegt.
        Alles einzeln betrachtet harmlos, aber durch Kreuztabellierung wissen Sie recht schnell – weiblich, Abteilung A, 4 Jahre Betriebszugehörigkeit, na das kann ja nur Frau Müller sein!
        Vertrauen ist gut, aber Kontrolle kann der Mitarbeiter nicht immer ausüben. Es sollte stets eine Person des Vertrauens mit einbezogen werden (Betriebsrat, DSB, etc.).

  3. Das Thema kann sogar noch komplexer werden – man kann personenbezogene Daten verwenden (etwa. um mit dem verwendeten Tool die MA einzuladen), den Frageoben personalisieren, aber trotzdem den Fragebogen anonym durchführen. Dabei ist die Anmerkung in Punkt 3 von Dr. Datenschutz sehr wichtig: Sie können machen was Sie wollen, wenn es aber an Grundvertrauen mangelt, scheitern Sie.
    Ein Beispiel: deutsche Tools wie lamapoll.de erlauben es, gezielt Erinnerungsmails an Mitarbeiter zu versenden, welche noch nicht teilgenommen haben (der Umfragenersteller weiß nicht, an wen diese Mails gehen), oder auch im Fragebogen selbst den Teilnehmer mit Klarnamen anzusprechen (per Platzhalter – der Umfrageersteller kann trotzdem keine Ergebnisse den Mitarbietern zuordnen). Alles schöne Features, aber wie wohl fühlt sich der Mitarbeiter, wenn er die E-Mail bekommt “ Sehr geehrter Herr Müller, da Sie nicht reagiert haben, möchte ich Sie erneut einladen, an der Umfrage teilzunehmen…“.
    Hier kann man nur empfehlen, Tools mit mehreren Benutzeraccounts einzusetzen – so kann der Umfragenersteller auch einen Account für den Betriebsrat und einen für den Datenschutzbeauftragten anlegen. Diese können jederzeit die Anonymität der Umfrage überprüfen.

  4. Ist die Befragung durch eine Betriebsvereinbarung automatisch für alle Mitarbeiter verpflichtend? Bin ich aus diesem Grund (Betriebsvereinbarung) verpflichtet an der Befragung teilzunehmen?
    MfG aldoh54

    • Mitarbeiterbefragungen sind, wie bereits im Artikel ausgeführt, nur auf freiwilliger Basis zulässig. Grundsätzlich werden in einer Betriebsvereinbarung zur Mitarbeiterbefragung nur die Rahmenbedingungen der Befragung niedergelegt. Hierunter fallen u.a. die anonyme Durchführung, die Ansprache der Mitarbeiter, eventuelle Involvierung eines externen Dienstleisters etc.

  5. Vielen Dank. Ich habe eine Frage. Dürfen die Chefs einen Fragebogen, wo alle Mitarbeiter namentlich benannt sind, an die Kunden ausgeben, wo diese dannn jeweilis über die aufgelisteten Personen urteilen bzw. Kommentare hinterlassen dürfen? Bitte ganz wichtig. Ich glaube nicht, denn das greift doch in die Persönlichkeitsrechte ein. Danke.

    • Bei Ihrer Anfrage geht es nicht um eine Mitarbeiterbefragung, wie Artikel behandelt, sondern um eine Evaluierung der Mitarbeiter.
      Auch wenn die geschilderte Bewertung eher die Ausnahme ist: per se unzulässig ist eine Bewertung der Mitarbeiter über Kundenfeedback sicher nicht, sondern findet sich in vielen Branchen und Bereichen.
      Ob eine solche möglich ist und was dabei zu beachten ist, hängt vom Einzelfall und dem jeweiligen konkreten Arbeitsverhältnis ab. Vielleicht gibt es hier auch eine Betriebsvereinbarung. In jedem Fall sollten Sie sich an Ihren Betriebsrat und/oder betrieblichen Datenschutzbeauftragten wenden und mit diesem die Einzelheiten des Falles erörtern.
      Sollte Ihr Arbeitgeber hieraus arbeitsrechtliche Konsequenzen ziehen, sollten Sie sich mit einem spezialisierten Anwalt dazu beraten.

  6. Ist eine namenskonkrete Teamauswertung (z.B. TEAM MÜLLER) ein Verstoß gegen den Mitarbeiterdatenschutz? bzw. wenn des Weiteren Daten >5 ausgewertet wurden? Dies ist in §32 BDSG und den allgemeinen Grundsätzen der Datenverarbeitung hinterlegt. Trifft dies hier zu?

    • Da § 32 BDSG nicht als Erlaubnistatbestand für die Durchführung von Mitarbeiterumfragen herangezogen werden kann, müssen die Umfragen anonym ausgestaltet werden. Neben der Größe des „Team Müller“ kommt es hierbei hauptsächlich darauf an, ob anhand der ausgewählten Fragen Rückschlüsse auf die teilnehmenden Mitarbeiter getroffen werden können. Werden Angaben wie Alter, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit usw. abgefragt, ist es gut möglich, dadurch zu erkennen, welcher Mitarbeiter aus dem „Team Müller“ den Fragebogen ausgefüllt hat. In diesem Fall wäre die Befragung nicht mehr anonym und daher auch nicht datenschutzkonform.

  7. Wie verhält es sich, wenn der Arbeitgeber im Nachgang der Mitarbeiterbefragung auf die Mitarbeiter zugeht, um konkretere, genauere Informationen zu erlangen (sicherlich mit guter Absicht, um daran zu arbeiten)? Meines Erachtens werden hierdurch die für die Mitarbeiterbefragung zugesicherten Bedingungen hintergangen. Dies beeinflusst auch die Beantwortung der Fragen in der nächsten Mitarbeiterbefragung. Abgesehen davon spiegelt dies mangelnde Fähigkeit zur Selbstreflexion des AG wider. Ich habe das Gefühl, dass hier der Zweck die Mittel heiligen soll.

    • Auch das von Ihnen beschriebene Vorgehen kann nicht auf § 32 Abs.1 BDSG gestützt werden. Das Erlangen „konkreterer Informationen“ nach einer bereits durchgeführten Befragung ist grundsätzlich nicht zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Sind die Ergebnisse für den Arbeitgeber nichts ausreichend, müsste er eine erneute Befragung starten, die den im Beitrag skizzierten datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht.

  8. Ist es im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung zulässig, dass Führungskräfte (Abteilungsleitungen) von den Mitarbeitern ganz konkret beurteilt werden? Hierzu ist natürlich die Zuordnung zu einzelnen Abteilungen zulässig; diese sind relativ klein (bis zu ca. 20 MA höchstens), so dass sich allein durch Formulierungen MA erkennen lassen. Kann eine Führungskraft sich gegen eine solche Beurteilung im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung wehren)

    • Die Durchführung sog. aufsteigender Mitarbeiterbefragungen ist grundsätzlich möglich. Die in unserem Artikel dargestellten Grundsätze gelten allerdings auch hier. Die Teilnahme müsste freiwillig sein. Werden die Fragen derart gestellt, dass eine Anonymität nicht mehr gewährleistet werden kann, wird die Einholung einer Einwilligung und die Information des Mitarbeiters umso wichtiger. Die Frage, ob sich eine Führungskraft gegen eine bestimmte Art der Befragung wehren kann, lässt sich nicht so konkret beantworten. Hier dürfte es noch genauer auf den Einzelfall und die Art der einzelnen Fragen sowie ihrer konkreten Zielsetzung ankommen. Fragen, die keinen Bezug mehr zur eigentlichen Leistungsbewertung haben, dürften unzulässig sein. Hier hätte die Führungskraft ggf. einen Anspruch auf Unterlassen, welchen sie ggf. gerichtlich durchsetzen könnte.
      Eine konkrete Abklärung kann allerdings nur im Einzelfall durch rechtliche Prüfung eines spezialisierten Rechtsanwalts erfolgen.

  9. Ist eine Mitarbeiterbefragung, ob Einzel- und Gruppenbefragung) zu einem entlassenen Mitarbeiter statthaft. Die Ergebnisse wurden als Argumentationsmaterial gegenüber dem Arbeitsgericht verwendet.

    • Hier versucht der Arbeitgeber, mit Hilfe der anderen Mitarbeiter Beweise für das Fehlverhalten des gekündigten Mitarbeiters zu sammeln. Ob und inwieweit das rechtlich zulässig ist, sollte im Einzelfall mit einem im Arbeitsrecht kundigen Beraters besprochen werden.

  10. Hallo allerseits, hab mal eine dringende Frage. Ist es rechtlich zulässig wenn ein Unternehmen seine Kunden befragt die von Handelsvertretern, also quasi Geschäftspartner des Unternehmens, befragt? In Form von einem MultipleChoise Fragebogen…… zb. kennen Sie ihren Ansprechpartner und sind sie zufrieden? Antwort: ja – nein – eher nicht – use usw. ….
    Vielen Dank für ne Ruckinfo.

    • Die rechtliche Zulässigkeit von Zufriedenheitsumfragen gegenüber Kunden ist von mehreren Voraussetzungen abhängig. Einerseits muss die Durchführung der Umfrage gegenüber dem jeweiligen Kunden selbst rechtlich zulässig sein. Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass es sich bei Zufriedenheitsumfragen häufig um Werbung im gesetzlichen Sinne handelt. Andererseits muss auch der Inhalt der Umfrage rechtskonform sein und darf nicht gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen. Das erscheint hier vor allem deshalb relevant, weil hier augenscheinlich Dritte (Handelsvertreter?) beurteilt werden sollen. Ob alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, sollte vor Durchführung Ihrer Umfrage genau geprüft werden.

  11. Vor kurzen haben wir in unserer Firma eine Mitarbeiterumfrage zugeschickt bekommen. In der Email wurde folgendes geschrieben:
    ************************************************
    Zugang zur Befragung:
    Sie können bis zum xx.xx.2017 online teilnehmen via PC, Smartphone oder Tablet. Klicken Sie bitte auf den unten stehenden Link und wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Eine Anleitung zum Ausfüllen und Absenden der Befragung finden Sie in der Einleitung des Fragebogens.

    LINK (Umfrage öffnen)

    Bitte leiten Sie diese Mail nicht weiter, da der Link für Sie personalisiert ist.

    Freiwillig und anonym:
    Die „NAME GELÖSCHT“ Mitarbeiterbefragung wird über einen sicheren externen Server durchgeführt. Ihre Teilnahme ist freiwillig. Alle Antworten sind absolut anonym. FIRMANAME GELÖSCHT hat weder Zugriff auf den Server, auf dem die gesammelten Daten gespeichert werden, noch auf die Daten selbst. Für Gruppen mit weniger als 6 Teilnehmern werden keine Ergebnisberichte erstellt.
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    Ok, alles anonym bei einem personalisierten Link? Nagut… ich habe also an der Befragung freiwillig teilgenommen. Nun konnte man zusätzlich Kommentare abgeben. Ich habe mir also nichts gedacht und habe eine bestimmtes Thema angesprochen.
    Die Auswertung ist fertig und die Ergebnisse wurden allen Mitarbeitern online zur Verfügung gestellt. Das Interessante ist: Jede Abteilung kann ihre Ergebnisse sehen und wie viele daran teilgenommen haben. Und jetzt kommt es: mein Chef hat die Kommentare seiner Mitarbeiter bekommen, also u.a. auch meinen. Anhand des Themas weiß mein Chef, wer diesen Kommentar geschrieben hat.

    Was läuft hier falsch? War ich zu leichtsinnig oder macht meine Firma grundsätzlich etwas falsch? Also anonym sieht für mich anders aus und vor allem frage ich mich, warum Kommentare von Mitarbeitern an den Chef gehen.

    • Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist der die Mitarbeiterbefragung durchführende Arbeitgeber für die Einhaltung der geltenden Bestimmungen verantwortlich. Dieser hat dafür zu sorgen, dass die Befragung anonym durchgeführt wird. Die Anonymität ist dabei natürlich nur gewahrt, wenn nicht nachträglich auf Grund der Struktur der Befragung und der jeweiligen Antworten auf bestimmte Beschäftigte rückgeschlossen werden kann. Ein solcher Rückschluss ist häufig möglich, wenn statistische Angaben erfragt werden, etwa zum Alter, der Betriebszugehörigkeit, dem Geschlecht sowie nach Voll- oder Teilzeitbeschäftigung und Abteilungszugehörigkeit. Gleiches gilt für Freitextfelder, da ein Rückschluss auf bestimmte Mitarbeiter aufgrund der Individualität und Spezifität von Beiträgen wahrscheinlich ist. Auf Freitextfelder sollte in Mitarbeiterbefragungen daher verzichtet werden, wenn diese anonym durchgeführt werden sollen. Bei Onlinebefragungen ist z.B. über entsprechende Berechtigungskonzepte sicherzustellen, dass eine Auswertung zu einzelnen Mitarbeitern ausgeschlossen ist. Soll eine Mitarbeiterbefragung nicht anonym durchgeführt werden, ist die freiwillige Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich (was sich im Arbeitsverhältnis nicht immer einfach gestaltet).

  12. Ich habe an einer mitarbeiterbefragung teilgenommen, wo mein ehemaliger arbeitgeber die fluktuationsrate der firma prüfen wollte. Es wurde geschrieben „selbstverständlich anonym“. Ich habe ehrlich, jedoch auch sehr kritisch meine gründe für die kündigung beschrieben. Jetzt habe ich von meinem ehemaligen chef erfahren, dass er meinen umfragebogen 1:1 gesehen hat. Und sehr enttäuscht ist. Ich befinde mich im bewerbungsprozess und er will aufgrund dessen keine gute referenzauskunft mehr über mich geben. Was kann ich machen?

    • Mitarbeiterbefragungen sollten grundsätzlich anonym durchgeführt werden, da es für die nicht anonyme Durchführung der Befragung an einer erforderlichen Rechtsgrundlage fehlt und sich die Einholung von Einwilligungen im Arbeitsverhältnis nur schwierig rechtskonform gestalten lässt (siehe Artikel). Wird die Befragung nicht anonym durchgeführt, verstößt die Befragung in der Regel gegen einschlägige datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Der Verstoß stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu EUR 300.000 geahndet werden kann. Gleiches gilt für die Verarbeitung der unbefugt erlangten personenbezogenen Daten. Was Sie in Ihrem konkreten Fall unternehmen können, ist letztendlich schwer zu beurteilen. Dass sich Ihr ehemaliger Vorgesetzter auf die Angaben aus der Befragung stützt, wird vermutlich nur schwer nachweisbar sein. Für eine einzelfallbezogene Beurteilung müssten Sie sich an einen Rechtsanwalt wenden.

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