Mitarbeiterbefragung – was ist zu beachten?

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Fachbeitrag

Alle glücklich an Bord? Probleme mit dem Betriebsklima? SAP-Einführung geplant?

Viele Fragen – auf die die eigenen Mitarbeiter vielleicht auch schon eine Antwort haben.

Fragen wir sie doch einfach! Doch halt, ganz so einfach ist es dann doch nicht. Auch hier steckt der (Datenschutz-)Teufel im Detail.

Warum werden Mitarbeiterbefragungen gemacht?

Mitarbeiterbefragungen sind eine mögliche Methode zur Erfassung von Meinungen, Stimmungen und anderen subjektiven Faktoren, wie

  • zum Vor- bzw. Nachbereiten von organisatorischen Veränderungen
  • im Vorfeld neuer Systeme oder Prozesse
  • zur Erfolgskontrolle von Veränderungen allgemein oder in den Produkten bzw. Dienstleistungen
  • bei Unzufriedenheit, Störungen im Betriebsklima, gefühlten Widrigkeiten
  • für Perspektiven und neue Ideen

Wie der Name schon sagt, werden “die Mitarbeiter” befragt, das können alle sein oder nur Teile einer Belegschaft. Was dann dabei herauskommt, kann man z.B. hier sehen.

Datenschutzfragen wollen beantwortet werden

Wenn bei der Mitarbeiterbefragung personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, ist hierfür eine datenschutzrechtliche Zulässigkeit erforderlich. Doch wo soll die herkommen?

Das Arbeitsverhältnis an sich (§ 32 BDSG) wird die erforderliche Zulässigkeit eher nicht bereitstellen, da das Abgeben einer Meinung oder eines Werturteils wohl kaum als arbeitsvertragliche (Neben-)Pflicht anzusehen ist.

Die Zulässigkeitsalternative des § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG, nach der die Datenverarbeitung im Interesse der verantwortlichen Stelle liegt, scheidet auch aus, da die dann erforderliche Abwägung mit den Interessen der Mitarbeiter kollidiert. Dieser Eingriff in das Persönlichkeitsrecht wiegt zweifellos schwerer als der Nutzen für die Firma. Was bleibt, ist die Einwilligung – regelmäßig schwierig bis unmöglich im Arbeitsverhältnis.

Des Problems Lösung 1: anonym

Sobald man den Bereich der personenbezogenen Daten verlässt, wird es einfacher. Anonymität, Freiwilligkeit und Transparenz sind hier die Zauberwörter. Bei der Herstellung der Anonymität sind aber Spielregeln einzuhalten. So dürfen natürlich aus den Fragen selbst keine Rückschlüsse auf reel existierende Personen möglich sein.

Wichtiger ist dieser Aspekt noch bei den sog. Zusatzfragen. Diese sind vor allem aus der Marktforschung bekannt, um genauere Aussagen zu den einzelnen Zielgruppen erfassen zu können. In Betrieben können derartige Zusatzfragen aber unter Umständen die Anonymität wieder aufheben, wenn das Raster zu feinmaschig ist.

Daher gilt für den quantitativ eher überschaubaren Bereich der Mitarbeiter eines Betriebes, dass auf Zusatzfragen wie Alter, Schulbildung, Betriebszugehörigkeit, Geschlecht usw. nach Möglichkeit verzichtet werden sollte. Nur was unmittelbar mit dem Zweck der Befragung zusammenhängt, sollte auch abgefragt werden. Bei der Methodik wird heutzutage am ehesten zur Online-Befragung gegriffen. Hier sollte eine Aufhebung der Anonymität durch Auswertung von E-Mail- oder IP-Adresse technisch ausgeschlossen werden.

Des Rätsels Lösung 2: freiwillig

Die Freiwilligkeit der Teilnahme bedeutet, dass die Tatsache, dass ich an einer Umfrage telnehme genauso wie die Fragen selbst anonym sein sollte. Um Doppelabstimmungen einer Person zu vermeiden, ist es sicher möglich, bei einer Online-Befragung einen Link zu generieren, der nur einmal gültig ist. Umgekehrt darf dies aber nicht zu einer Überwachung führen, wer schon an der Befragung teilgenommen hat.

Des Rätsels Lösung 3: transparent

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihre geplante Befragung schön hübsch gemacht – anonym und freiwillig – nur glaubt es Ihnen keiner. Was geschieht, wenn vor allem an Punkt 1, der Anonymität, Zweifel bestehen? Sicher machen die Mitarbeiter mit – sie geben Ihnen vielleicht aber keine ehrlichen Antworten, weil sie persönliche Nachteile fürchten. Und schon hätten Sie das Geld sparen können. Einen Teebeuteldeuter, der Ihnen bestätigt, dass alles toll ist, hätten Sie jedenfalls billiger haben können. Transparenz ist das Gebot der Stunde, denn nur wenn die Fakten, Ziele und Zwecke auf dem Tisch liegen, ist eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll. Noch ein Wort zur Transparenz: Rechtzeitig an den Betriebsrat denken. Dieser hat das Recht, rechtzeitig und umfassend über derartige Vorhaben informiert zu werden.

Zu guter Letzt…

Mitarbeiterbefragungen können positive bzw. sinnvolle Ergebnisse bringen, wenn man die Spielregeln zur Anonymität, Freiwilligkeit und Transparenz einhält und wenn man die gewonnen Ergebnisse auch umsetzt – am besten an einem runden Tisch.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Arbeitnehmerdatenschutz

9 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Vielen Dank für diesen wertvollen Artikel.
    Wie von Ihnen beschrieben kann eine Mitarbeiterbefragung nur dann zum Erfolg werden, wenn der Mitarbeiter sich sicher fühlt und seine Meinung zum Ausdruck bringen kann.

  2. Vielen Dank, ich habe aber trotzdem noch mal eine Frage: Wie kann ein anonymer Mitarbeiterfragebogen auf einzelne Abteilungen “heruntergebrochen” werden, wie in unserer Firma geschehen? Soooo anonym kann er also gar nicht gewesen sein, oder sehe ich das falsch? Kann man als Mitarbeiter dagegen angehen? Ich persönlich werde nie wieder einen ausfüllen oder aber nicht ehrlich beantworten.

    • Ob ein Verstoß gegen die Datenschutzvorschriften vorliegt kommt drauf an, ob durch die Mitarbeiterbefragung ein Rückschluss auf einen konkreten Mitarbeiter gezogen werden kann. Sollte dies in ihrem Fall so sein, ist es wohl am sinnvollsten den Arbeitgeber auf den Verstoß hinzuweisen. Es sollte ihnen selbstverständlich in jedem Fall freistehen an der Befragung nicht teilzunehmen.

      • Wir kennen auch folgenden Fall, für den Teilnehmer (Mitarbeiter) sehr undurchsichtig:
        Im Fragebogen wird die Frage nach der Abteilung gestellt. So weit so gut. Es kommt aber auch irgendwo eine Frage zur Betriebszugehörigkeit. Und bei der Einladung ist vielleicht noch das Attribut “Geschlecht” hinterlegt.
        Alles einzeln betrachtet harmlos, aber durch Kreuztabellierung wissen Sie recht schnell – weiblich, Abteilung A, 4 Jahre Betriebszugehörigkeit, na das kann ja nur Frau Müller sein!
        Vertrauen ist gut, aber Kontrolle kann der Mitarbeiter nicht immer ausüben. Es sollte stets eine Person des Vertrauens mit einbezogen werden (Betriebsrat, DSB, etc.).

  3. Das Thema kann sogar noch komplexer werden – man kann personenbezogene Daten verwenden (etwa. um mit dem verwendeten Tool die MA einzuladen), den Frageoben personalisieren, aber trotzdem den Fragebogen anonym durchführen. Dabei ist die Anmerkung in Punkt 3 von Dr. Datenschutz sehr wichtig: Sie können machen was Sie wollen, wenn es aber an Grundvertrauen mangelt, scheitern Sie.
    Ein Beispiel: deutsche Tools wie lamapoll.de erlauben es, gezielt Erinnerungsmails an Mitarbeiter zu versenden, welche noch nicht teilgenommen haben (der Umfragenersteller weiß nicht, an wen diese Mails gehen), oder auch im Fragebogen selbst den Teilnehmer mit Klarnamen anzusprechen (per Platzhalter – der Umfrageersteller kann trotzdem keine Ergebnisse den Mitarbietern zuordnen). Alles schöne Features, aber wie wohl fühlt sich der Mitarbeiter, wenn er die E-Mail bekommt ” Sehr geehrter Herr Müller, da Sie nicht reagiert haben, möchte ich Sie erneut einladen, an der Umfrage teilzunehmen…”.
    Hier kann man nur empfehlen, Tools mit mehreren Benutzeraccounts einzusetzen – so kann der Umfragenersteller auch einen Account für den Betriebsrat und einen für den Datenschutzbeauftragten anlegen. Diese können jederzeit die Anonymität der Umfrage überprüfen.

  4. Ist die Befragung durch eine Betriebsvereinbarung automatisch für alle Mitarbeiter verpflichtend? Bin ich aus diesem Grund (Betriebsvereinbarung) verpflichtet an der Befragung teilzunehmen?
    MfG aldoh54

    • Mitarbeiterbefragungen sind, wie bereits im Artikel ausgeführt, nur auf freiwilliger Basis zulässig. Grundsätzlich werden in einer Betriebsvereinbarung zur Mitarbeiterbefragung nur die Rahmenbedingungen der Befragung niedergelegt. Hierunter fallen u.a. die anonyme Durchführung, die Ansprache der Mitarbeiter, eventuelle Involvierung eines externen Dienstleisters etc.

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