Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – diese altbekannte Weisheit kann auch im Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gelten. Insbesondere dann, wenn man sich in risikoträchtigen Bereichen wie Kreditwirtschaft, Versicherungs- oder Immobilienunternehmen bewegt, treffen den Arbeitgeber besondere Sorgfaltspflichten bei der Auswahl seiner Mitarbeiter.
Der Inhalt im Überblick
Wer ist betroffen?
Alle in § 2 Geldwäschegesetz (GwG) aufgeführten Branchen müssen besondere Zuverlässigkeitsüberprüfungen ihrer Mitarbeiter durchführen.
Davon sind jedoch nicht alle Mitarbeiter der jeweiligen Unternehmen betroffen. Mitarbeiter, die befugt sind, bare oder unbare Transaktionen auszuführen oder die mit der Anbahnung und Begründung von Geschäftsbeziehungen befasst sind, müssen überprüft werden. Ebenfalls müssen solche Mitarbeiter überprüft werden, die Verwaltungsaufgaben verrichten, soweit diese ebenfalls der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung Vorschub leisten können. Dazu zählen auch Mitarbeiter des BackOffice, wenn wesentliche Hilfsfunktionen für die Abwicklung von Transaktionen ausgeübt werden, z.B. in den Bereichen Revision, Recht, Controlling.
Rechtlicher Hintergrund
Die Zuverlässigkeitsüberprüfung gehört zu den in § 6 GwG genannten internen Sicherungsmaßnahmen.
6 Abs. 2 Nr. 5 GwG
„Interne Sicherungsmaßnahmen sind insbesondere:
…die Überprüfung der Mitarbeiter auf ihre Zuverlässigkeit durch geeignete Maßnahmen, insbesondere durch Personalkontroll- und Beurteilungssysteme der Verpflichteten,…“
Wann ist ein Mitarbeiter zuverlässig?
Nach § 1 Abs. 20 GwG
„liegt die Zuverlässigkeit eines Mitarbeiters vor, wenn der Mitarbeiter die Gewähr dafür bietet, dass er die in diesem Gesetz geregelten Pflichten, sonstige geldwäscherechtliche Pflichten und die beim Verpflichteten eingeführten Strategien, Kontrollen und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung sorgfältig beachtet, […]“
Der Begriff der Zuverlässigkeit stellt vorrangig auf die Person des Beschäftigten und nur nachrangig auf dessen Funktion und Aufgaben ab.
Datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage
Einwilligung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Arbeitsverhältnis aufgrund einer Einwilligung der Arbeitnehmers ist nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Sie ist aber immer dann zweifelhaft, wenn der Arbeitnehmer aufgrund des Über-Unterordnungsverhältnisses ist einer besonderen Drucksituation ist oder anzunehmen ist, dass er bei Nichterteilung der Einwilligung mit negativen Konsequenzen am Arbeitsplatz zu rechnen hätte. Willigt ein Arbeitnehmer oder Bewerber in den genannten Bereichen nicht in die Überprüfung ein, kann die Stelle nicht durch ihn besetzt werden bzw. können geldwäscherelevante Tätigkeiten nicht durch ihn ausgeführt werden. Eine Verweigerung der Einwilligung würde demnach zur Nichtbeschäftigung führen. Somit kommt die Einwilligung als Rechtsgrundlage mangels Freiwilligkeit nicht in Frage.
§ 32 BDSG alt/ § 26 BDSG neu
Als geeignete Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG (neu) anzusehen. Danach dürfen
„personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung […] erforderlich ist.“
Um die Erforderlichkeit der Überprüfungsmaßnahme festzustellen, muss eine Verhältnismäßigkeitsprüfung vorgenommen werden, die Ziel, Geeignetheit, Erforderlichkeit und Zumutbarkeit der Maßnahme beinhaltet.
Ziel
Zweck der Überprüfung ist es, das Eindringen von Mittelsmännern in die für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wichtigen Berufs- und Unternehmensgruppen zu verhindern. Ungeeignete Kandidaten sollen bereits vor der Einstellung bzw. im Falle der Überprüfung bestehender Mitarbeiter rechtzeitig – also vor Eintritt eines Schadens – erkannt werden. Der Arbeitgeber spart dadurch zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen und minimiert Risiken, die durch Fehlentscheidungen bei der Personalrekrutierung entstehen können. Insbesondere Haftungsrisiken werden mithilfe einer Bewerber- oder Mitarbeiterüberprüfung minimiert.
Wie kann die Überprüfung vorgenommen werden?
Die Überprüfung selbst muss geeignet und erforderlich sein und darf die Rechte des Bewerbers bzw. Mitarbeiters nicht unzumutbar beeinträchtigen. Der Arbeitgeber hat sich bei der Auswahl der für die Kontrolle der Zuverlässigkeit einzusetzenden Instrumente sowie hinsichtlich der Kontrolldichte an der Risikogeneigtheit der in Frage stehenden Stelle zu orientieren.
Pre-Employment-Screening
Regelmäßig muss eine Überprüfung bei Begründung eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses stattfinden. Es muss dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Direkterhebung Rechnung getragen werden, das bedeutet dass zuerst der Bewerber selbst befragt werden muss. Die Plausibilität der Bewerberangaben sollte sodann anhand der eingereichten Unterlagen überprüft werden.
Verifizierung von Daten
Abhängig von der jeweiligen Stelle, also einzelfallbezogen, können zusätzlich die folgenden Informationen eingeholt und verifiziert werden:
- Bildungsabschlüsse – Vorlage der Originaldokumente zum Abgleich
- bisherige Beschäftigungsverhältnisse
- Referenzen
- Selbständigkeiten
- Kreditauskünfte
- polizeiliches Führungszeugnis
- Firmenbeteiligungen
- Identitätsüberprüfung
- Sanktions- und Korruptionslisten
- bei ausländischen Bewerbern ggf. die Arbeitserlaubnis
- Schufa-Eigenauskunft
In-Employment-Screening
Auch während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses haben die Verpflichteten hinsichtlich der Kontrolldichte und der einzusetzenden Kontrollinstrumente einen risikoangemessenen Beurteilungsspielraum. Hier können Personalbeurteilungssysteme oder sonstige spezifische Kontrollsysteme zu Einsatz kommen. Auch das bisherige Verhalten des Mitarbeiters sollte in die Beurteilung mit einfließen.
Es darf allerdings kein „innerbetrieblicher Überwachungsapparat“ aufgebaut werden.
Zu beachten ist auch, dass bei bestehenden Arbeitsverhältnissen mitbestimmungsrechtliche Aspekte wie die Einbeziehung des Betriebsrats zu berücksichtigen sind.
Werden jedoch während des Beschäftigungsverhältnisses auf Tatsachen beruhende Anhaltspunkte bekannt, die geeignet sind, die Zuverlässigkeit eines Beschäftigten in Frage zu stellen, sind weitere Überprüfungen denkbar. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat eine Auflistung verschiedener Anhaltspunkte veröffentlicht:
- Ein Mitarbeiter begeht einschlägige Straftaten.
- Ein Mitarbeiter verletzt beharrlich geldwäscherechtliche Pflichten oder interne Anweisungen/Richtlinien.
- Ein Mitarbeiter unterlässt vorgeschriebene Meldungen i.S.d. GwG
- Ein Mitarbeiter beteiligt sich an zweifelhaften Transaktionen oder Geschäften.
- Gegen einen Mitarbeiter werden Zwangsmaßnahmen (z.B. Pfändungen und Vollstreckungen des Gerichtsvollziehers) bekannt.
- Ein Mitarbeiter veranlasst, dass bei bestimmten Kunden keine Vertretung stattfindet.
- Ein Mitarbeiter versucht, Urlaub zu vermeiden und keine Abwesenheiten entstehen zu lassen.
- Ein Mitarbeiter verwaltet Geschäftsunterlagen quasi privat.
- Ein Mitarbeiter arbeitet häufig außerhalb der üblichen Arbeitszeiten allein im Büro.
- Ein Mitarbeiter nimmt häufig und ohne ersichtlichen Grund Unterlagen mit nach Hause.
Dokumentation und Information
Unbedingt müssen den betroffenen Bewerbern und Mitarbeitern die Gründe für die Überprüfung offen und im Voraus dargelegt werden. Dabei ist über folgende Punkte zu informieren:
- Gründe für die Bewerberüberprüfung
- Art und Umfang der Überprüfungen
- Erklärung über die Datenschutzkonformität
- gesetzliche Grundlagen
- Vorteile der Bewerberüberprüfung für den Bewerber und die Institution
Die Verantwortung für die Bewerberüberprüfungen liegt in der Regel bei der Personalabteilung.
Die Ergebnisse sind in jedem Fall zu dokumentieren. Die Dokumentation muss für den Geldwäschebeauftragten, die interne Revision, den Jahresabschlussprüfer und für Sonderprüfungen verfügbar sein.
Negatives Ergebnis der Überprüfung
Ergibt die Überprüfung, dass ein Beschäftigter unzuverlässig im Sinne des GwG ist, muss von einer Weiterbeschäftigung in geldwäschesensiblen Bereichen des Unternehmens Abstand genommen werden. Es müssen jedoch so schwerwiegende Anhaltspunkte für die Unzuverlässigkeit vorliegen, dass sich hierauf auch arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung oder ggf. eine verhaltensbedingte Kündigung stützen lassen.
Weitere Informationen
Das Bundesamt für Verfassungsschutz und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) haben einen gemeinsamen Ratgeber herausgegeben, in dem Art und Umfang verschiedener Mitarbeiterüberprüfungen dargelegt wird.
Nicht zu ersetzen sind in diesem Zusammenhang aber auch die Konsultation des betrieblichen Datenschutzbeauftragten und des Geldwäschebeauftragten.
