Onboarding-Prozess: Datenschutz bei der Integration neuer Mitarbeiter

Fachbeitrag

Eine erfolgreiche Einarbeitung und Integration ist sowohl für das Unternehmen als auch für den neuen Mitarbeiter die erste und auch eine entscheidende Phase. Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess hilft Unternehmen, Mitarbeiter vom ersten Tag an zu binden. Da bei den Schritten des Onboardings auch personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, sind datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten.

Onboarding Schritte

Wie wichtig ein professionelles Onboarding ist, zeigt sich aus dem daraus entstehenden Mehrwert für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Laut einer Umfrage der Haufe-Redaktion sehen 91 % von 254 Befragten in einem guten Onboarding-Prozess eine schnellere und bessere soziale Integration des Mitarbeiters. 89 % glauben, dass auch die fachliche Integration dadurch besser und schneller gelingt. Die im Rahmen des Onboardings anfallenden Aufgaben sind vielfältig und werden üblicherweise in Form einer Einarbeitungsliste durchgeführt. So wird vermieden, dass wichtige Schritte ausgelassen oder übersehen werden.

Informationsaustausch

Bereits vor Beginn des ersten Arbeitstages benötigt der Arbeitgeber wichtige Informationen und Dokumente des Mitarbeiters. Solche Dokumente sind z.B. Personalfragebogen, Sozialversicherungsausweis, Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung (soweit relevant), Bescheinigung der Krankenkasse, Schwerbehindertenausweis falls relevant. Bereits bei diesem Vorgang finden personenbezogene Datenverarbeitungen statt, die eine datenschutzrechtliche Rechtmäßigkeit erfordern.

Personalfragebogen

In der Regel werden Informationen über den neuen Mitarbeiter in Form eines Personalfragebogens angefordert. Bei diesen Angaben handelt es sich um eine Datenverarbeitung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses i.S.d. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Dabei ist zu beachten, dass die Rechtmäßigkeit der erhobenen Daten nur für solche Daten vorliegt, die für die Begründung des Arbeitsverhältnisses auch tatsächlich erforderlich sind. Das bedeutet, der Arbeitgeber muss jeweils ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse an der Beantwortung der Fragen haben. An dieser Stelle ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 94 Abs. 1 BetrVG zu berücksichtigen.

Einrichtung eines Arbeitsplatzes

Ist der Mitarbeiter am 1. Arbeitstag angekommen, sollte durch den Onboarding-Prozess sichergestellt sein, dass am Arbeitsplatz durch die IT-Abteilung Berechtigungen auf Computerprogramme, Laufwerke und Ordner eingerichtet werden. Auch eine Bestandsaufnahme der ausgegebenen Endgeräte ist notwendig und sollte im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses aktuell gehalten werden.

Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Neue Mitarbeiter sind nach Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO auf die Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Dabei sind die Mitarbeiter darüber zu informieren, was sie in datenschutzrechtlicher Hinsicht bei ihrer täglichen Arbeit beachten müssen. Mit dieser Verpflichtung können auch andere Geheimhaltungserklärungen kombiniert werden wie z.B. Betriebs-, Telekommunikations- oder Steuergeheimnis. Aus Nachweisgründen ist es wichtig, die Vertraulichkeitsverpflichtung vom Arbeitgeber ausreichend zu dokumentieren.

Bedeutung für die Praxis

Es empfiehlt sich die Aufgaben und Abläufe des gesamten Onboarding-Prozesses zu standardisieren indem zum Beispiel Checklisten und Leitfäden angefertigt werden. So werden keine wichtigen Punkte ausgelassen und auch der Datenschutz wird dabei nicht vergessen. Unter anderem ist es ratsam, die Dokumente wie z.B. die Verpflichtung auf Vertraulichkeit, einheitlich zu gestalten. Hierzu hat das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht eine Muster-Vorlage erstellt.

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