Personalausweis und Mitarbeiterdatenschutz – Was dürfen Banken?

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Fachbeitrag

Banken sind irgendwie anders. Sie können sich auf das Bankgeheimnis berufen, sie können in schwindelerregenden Höhen mit fremdem Geld spekulieren ohne sich um ihre eigene Existenz sorgen zu müssen und sie fordern von ihren Kunden regelmäßig Kopien von Personalausweisen.

Seit dem neuen Personalausweis und dem aktuellen Personalausweisgesetz ist die allgemeine Praxis des Kopierens von Personalausweisen kritisch zu hinterfragen. Besonders interessant wird es, wenn Unternehmen Kopien der Personalausweise von Mitarbeitern anfertigen und an die Banken übersenden sollen. Dies wird sowohl von der Geschäftsführung als auch von den Mitarbeitern immer häufiger kritisch hinterfragt.

Geldwäschegesetz und Abgabenordnung

Grundsätzlich gilt bei der Verwendung in datenschutzrechtlicher Hinsicht das Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Dieser Grundsatz hat sich in konkreter Form auch im Personalausweisgesetz niedergeschlagen. Die Banken selbst rechtfertigen ihre Anfragen nach Kopien der Ausweise mit Verweis auf das Geldwäschegesetz und die Abgabenordnung. Tatsächlich dürfen nach §§ 4, 8 GwG (Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten ? Geldwäschegesetz) Kopien des Personalausweises zur Identifizierung und Aufzeichnung angefertigt werden. Dies gilt jedoch nur für Vertragspartner im Sinne de GwG.

Wer ist Vertragspartner?

Was unter Vertragspartner zu verstehen ist, wird in den Anwendungs- und Auslegungshinweisen des ZKA konkretisiert. Danach ist Vertragspartner jede natürliche oder juristische Person mit der eine Geschäftsbeziehung eingegangen wird bzw. die Vertragspartner der außerhalb einer Geschäftsbeziehung durchgeführten Transaktion ist. Darunter fällt selbstverständlich der Kontoinhaber selbst, bei Unternehmen demnach die juristische Person oder die Personenhandelsgesellschafter bzw. deren Außengesellschaft. Nicht unter diesen Begriff fallen lediglich Verfügungsberechtigte oder Bevollmächtigte.

Auf den ersten Blick sind also lediglich bevollmächtigt handelnde Mitarbeiter nicht vom GwG erfasst und eine Kopie der Ausweise danach nicht erforderlich.

Abgabenordnung

Allerdings findet sich in § 154 Abs. 2 AO ebenfalls eine Identifizierungspflicht. Danach müssen sich Banken Gewissheit über die Person und Anschrift des Verfügungsberechtigten verschaffen und die entsprechenden Angaben in geeigneter Form festhalten. Eine ausdrückliche Vorschrift zur Anfertigung von Ausweiskopien findet sich in der AO jedoch nicht.

Ferner wird im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) nur darauf hingewiesen, dass es zur Verschaffung der Gewissheit in der Regel genügt, wenn der vollständige Name, die Anschrift und das Geburtsdatum vorliegen. Personalausweisnummer, Lichtbild, Größe und Augenfarbe gehen die Banken also eigentlich nichts an. Darüber hinaus werden in dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung mit Blick auf den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit diverse Ausnahmen aufgeführt, bei denen eine Prüfung gar nicht mehr erforderlich sein soll.

Was meint die BaFin?

Einige Banken verlangen also zu viel, wenn sie von Mitarbeitern bereits Ausweiskopien anfordern, sobald diese in irgendeiner Form an Bankgeschäften beteiligt sind. Hintergrund dürfte vor allem sein, dass es für die Banken aus praktischen Gründen einfacher ist, pauschal Personalausweiskopien anzufordern; zugegebenermaßen dürfte es auch regelmäßig Unternehmen geben, bei denen Daten deutlich schlechter aufgehoben sind als bei Banken.

Dennoch gelten auch im Finanzsektor die gleichen Gesetze wie im Rest der Unternehmenswelt. Wir haben dazu einmal bei der BaFin angefragt, wie sie diese Praxis der Banken eigentlich einschätzen. Eine Antwort steht noch aus – wir werden zeitnah darüber berichten.

Arbeitgeber

Soweit die Banken jedoch tatsächlich berechtigt sind Ausweiskopien zu verlangen, kommen Unternehmen nicht daran vorbei, die Ausweiskopien der Mitarbeiter an die Banken weiterzugeben oder – wohl etwas umständlicher – ihre Mitarbeiter dazu aufzufordern die Kopien anzufertigen und selbst weiterzugeben. Das Anfertigen und Weiterleiten der Kopien kann jedenfalls dann nach § 32 BDSG durchaus berechtigt sein, da die betroffenen Mitarbeiter ihre Arbeitspflichten ansonsten nicht wahrnehmen können.

Es bleibt jedoch zu beachten, dass die Kopien vom Unternehmen selbst regelmäßig nicht aufbewahrt werden sollten, da eine Rechtfertigung dafür nicht besteht. Außerdem sollte es keine Scans geben, die via unverschlüsselter E-Mail verschickt werden, sondern es sollten einfache Kopien per Bote oder Post verschickt werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten betroffene Mitarbeiter auch entsprechend über den Zweck informiert werden. Da eine Kopie ohnehin die Mitwirkung des Mitarbeiters voraussetzt, dürfte dies kein praktisches Problem sein. Ob darüber hinaus bestimmte Angaben geschwärzt werden sollten bzw. können ist im Einzelfall zu entscheiden. Letztlich müssen eben auch die Banken mitspielen.

Vielleicht hilft da ja die Auskunft der BaFin weiter.

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Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

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4 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. „Wir haben dazu einmal bei der BaFin angefragt, wie sie diese Praxis der Banken eigentlich einschätzen. Eine Antwort steht noch aus – wir werden zeitnah darüber berichten.“

    Gibt es dazu Neuigkeiten?

  2. Die BaFin hat auf unsere Anfrage geantwortet, dass sie keine allgemeinen Rechtsauskünfte erteilt, sondern nur Anfragen von Banken und anderen Finanzinstituten beantwortet. Im Grundsatz ist aber davon auszugehen, dass Banken in weitem Umfang dazu berechtigt (und auch verpflichtet sind), Ausweiskopien einzufordern.

  3. Hallo. Was kann passieren wenn ich mich weigere die Kopien zu versenden?

    Bei mir fordert es zudem mein Finanzberater, also keine Bank.

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