Social Media Guidelines und der Betriebsrat

Fachbeitrag

Wegen der erheblichen datenschutzrechtlichen Probleme im Zusammenhang mit Social Media und Datenschutz, raten wir zur Einführung einer Social Media Guideline. Hand-in-Hand mit einem Social Media Guideline geht oft eine Betriebsvereinbarung (BV) – das kann so sein, muss aber nicht.

Was ist eine Social Media Guideline?

Sinn und Zweck einer Social Media Guideline ist es, innerhalb eines Unternehmens Klarheit zu schaffen – sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber. Rechtlich bindend sind die Guidelines, wenn sie eine Ergänzung zu dem Arbeitsvertrag oder eine Weisung des Arbeitgebers im Rahmen der Arbeitstätigkeit darstellen. Rechtlich nicht bindend ist eine Guideline im Umkehrschluss dann, wenn es sich um eine Handlungsempfehlung handelt, die den Mitarbeitern nur eine grobe Orientierung bieten soll.

Ein wesentlicher Unterschied ist auch darin zu sehen, welche Bereiche die Guideline betrifft. Die private Nutzung von sozialen Netzwerken ist nicht der beruflichen Sphäre zugeordnet und kann auch nicht durch den Arbeitgeber geregelt werden. Die berufliche Sphäre kann hingegen geregelt werden, da es unter das dienstvertragliche Weisungsrecht des Arbeitgebers fällt. Mehr dazu lesen Sie hier.

Unabhängig davon, wie die Unternehmen die Social Media Guidelines ausgestalten wollen, gibt es viele Punkte, deren Regelung durchaus sinnvoll ist. Welche wesentlichen Inhalte Bestandteil einer solchen Guideline sein können und idealerweise sein sollen, finden Sie hier.

Ferner lässt sich z.B. noch folgendes regeln:

  • Welche sozialen Netzwerke in welchem Format genutzt werden dürfen
  • Trennung von privaten und geschäftlichen Account
  • Hinterlegen einer Kopie aller Geschäftskontakte bei Outlook
  • Versehen eines Kommentars mit dem Kürzel oder dem Namen des Mitarbeiters
  • Umgang und / oder Meldung von Kritik Dritter, die der Mitarbeiter in sozialen Netzwerken sieht
  • … hier sind Ihrem Einfallsreichtum keine Grenzen gesetzt.

Mitbestimmung des Betriebsrates

Ob nun im konkreten Fall eine Guideline mit dem Betriebsrat wegen § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG abgesprochen werden kann, bzw. ob der Betriebsrat mitwirken muss, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Letztlich kommt es somit auf den Einzelfall an. Es ist durchaus denkbar, dass der Betriebsrat nur bei einzelnen Regelungen der BV ein Mitbestimmungsrecht hat – das Mitbestimmungsrecht an einzelnen Punkten bedeutet nicht, dass auch für die übrigen Punkte der BV ein Mitbestimmungsrecht besteht. Dies gilt auch für eine BV zu der Social Media Guideline.

Auch spielt die oben erwähnte Differenzierung eine Rolle, ob der Arbeitgeber im konkreten Fall den privaten Bereich oder den beruflichen Bereich regeln will, der im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis besteht. Ferner ist die Mitbestimmung des Betriebsrates nicht erforderlich, wenn die Guideline lediglich rechtlichen Regelungen wiedergibt, beispielsweise um die Arbeitnehmer für ein Thema zu sensibilisieren. Das Mitbestimmungsrecht entfällt nämlich, wenn eine gesetzliche Regelung besteht.

Die bedeutet nun beispielsweise folgendes:

  • Keine BV zu Regelungen in Social Media Guidelines, die Privates betreffen.
  • Keine BV zu Regelungen in Social Media Guidelines, die nur allgemeine unverbindliche Verhaltensregeln darstellen.
  • Eine BV zu (Teil-)Regelungen von Social Media Guidelines, wenn diese konkrete Arbeitsbereiche verbindlich regeln.

Betriebsvereinbarungen und die DSGVO

Gemäß Art. 88 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können Mitgliedstaaten spezifischere Vorschriften zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Freiheiten der Beschäftigten treffen. Dies ist möglich durch Rechtsvorschrift oder Kollektivvertrag, unter die auch eine Betriebsvereinbarung fällt (Erwägungsgrund 155). Diese sog. Öffnungsklausel erlaubt es den Mitgliedstaaten, eigene Regelungen zu treffen. Die nationale Regelung befindet sich ab dem 25. Mai 2018 in § 26 BDSG-neu.

Art. 88 Abs. 2 DSGVO regelt die datenschutzrechtlichen Anforderungen, die bei der BV zu beachten sind. Sie muss u.a. sowohl Vorgaben zur Transparenz (Informationspflichten nach Artikel 13, 14 DSGVO) als auch Vorgaben zur Verarbeitung (Grundsätze aus Art. 5 DSGVO) erfüllen. Unter dem Schutzniveau der DSGVO darf die Betriebsvereinbarung nicht fallen. Diese Vorgaben dürfen nicht missachtet werden, denn ist eine BV unwirksam, kann sie auch nicht als taugliche Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung herangezogen werden.

Stolperfallen vermeiden

Eine Social Media Guideline ist ein wichtiges Tool, um im Umgang mit sozialen Netzwerken Klarheit zu schaffen. Die Vorteile sind für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in gleicher Weise gegeben. Ob nun tatsächlich eine Betriebsvereinbarung erforderlich ist, hängt vom Einzelfall ab und auch von den konkreten Zielen, die ein Unternehmen mit der Guideline verfolgt.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Konfliktlösung bei Datenschutz-Streitigkeiten zwischen Unternehmensleitung und Betriebsrat
  • Gestaltung von Betriebsvereinbarung (z.B. zur privaten Internet- und E-Mail-Nutzung)
  • Spezielle Datenschutz-Schulungen für Betriebsratmitglieder

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Betriebsrat und Datenschutz

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