Überwachung am Arbeitsplatz: E-Mail vs. Datenschutz

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Fachbeitrag

In der heutigen Zeit ist fast jeder Büro-Arbeitsplatz mit einem PC samt Internetzugang ausgestattet. Im Umgang mit dem PC und der dienstlichen E-Mail-Adresse sind durch den Arbeitgeber, aber auch durch den Arbeitnehmer einige „Spielregeln“ einzuhalten. Wir bieten praxisnahe Tipps zur Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Dieser Artikel ist Teil unserer Seite zum Arbeitnehmerdatenschutz. Dort finden Sie weitere Informationen zu den Themen Telefon, Internetnutzung, GPS, Mitarbeiterfotos, Social Network, Videoüberwachung und Arbeitszeiterfassung.

Sachlage

Die dienstliche E-Mail-Adresse wird in der Regel für dienstliche und dienstlich veranlasste Zwecke genutzt. Nicht selten dürfen Arbeitnehmer den Dienst-Account auch privat nutzen – mit teilweise erheblichen Folgen…

Problem

Beispielsweise bei der Frage der E-Mail-Archivierung stehen Arbeitgeber vor großen Herausforderungen. Aufbewahrungspflichten des Unternehmens stehen dabei in einem Spannungsverhältnis zu datenschutzrechtlichen Vorgaben. Für Arbeitgeber ist die Archivierung des E-Mail-Verkehrs jedoch zwingend erforderlich um gegenüber Vertragspartnern oder auch dem Finanzamt Vereinbarungen, Ausgaben usw. nachweisen zu können.

Auch beim Ausscheiden eines Mitarbeiters stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber ohne weiteres auf das E-Mail-Postfach des ehemaligen Mitarbeiters zugreifen darf oder ob er bestimmte Regeln zu beachten hat.

Rechtslage

Die pauschale Erlaubnis, dienstliche E-Mail-Accounts auch privat nutzen zu dürfen, kann zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen. Vor allem stellt es sich die Frage, ob das Telekommunikationsgesetz (TKG) anwendbar und damit das Telekommunikationsgeheimnis (Fernmeldegeheimnis) zu beachten ist.

Sowohl das LAG Berlin-Brandenburg (Urteil vom 16.02.2011 – 4 Sa 2132/10) als auch das LAG Niedersachsen (Urteil vom 31.5.2010 – 12 Sa 875/09vertreten die Auffassung, dass der Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet, kein „Dienstanbieter“ im Sinne des TKG ist. Das VG Karlsruhe hat sich in seinem Urteil „Mappus“ diesen Entscheidungen angeschlossen, ebenso wie das VGH Baden-Württemberg (Urteil vom 30.07.2014 – 1 S 1352/13).

Die genannten Entscheidungen werden in der juristischen Literatur bis heute stark kritisiert. Der überwiegende Teil der Rechtswissenschaftler geht davon aus, dass der Arbeitgeber zum Anbieter von TK-Diensten wird, wenn er seinen Mitarbeitern die private Nutzung von E-Mail ermöglicht.

Da eine Verletzung des Telekommunikationsgeheimnisses schwerwiegenden Folgen nach sich ziehen kann, empfiehlt es sich in der Regel, von einer Anwendbarkeit des Telekommunikationsgesetzes ausgehen. Im Rahmen einer juristischen Abwägung ist auf Basis der genannten Urteile jedoch auch eine andere Ansicht gut vertretbar.

Anbieter-Nutzer-Verhältnis

Geht man davon aus, dass zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Anbieter-Nutzer-Verhältnis im Sinne des TKG entsteht, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet oder duldet, hat der Arbeitgeber das Fernmeldegeheimnis zu beachten. Eine unerlaubter Archivierung bzw. Überprüfung des E-Mail-Verkehrs stellt dann eine strafbare Verletzung des Fernmeldegeheimnisses dar, vgl. § 206 StGB.

Mehr zu diesem Thema können Sie hier lesen.

Lösung

Generelles Privatnutzungsverbot und individualvertragliche Regelung

Eine saubere Lösung zur Privatnutzung führt zunächst immer über ein generelles Verbot der privaten Nutzung. Sollte sich ein Unternehmen dafür entscheiden, den Mitarbeitern die Privatnutzung zu erlauben, beispielsweise wegen des besseren Betriebsklimas, so ist auch dies mit etwas Aufwand möglich.

Auch in diesen Fällen wird zunächst das generelle Verbot ausgesprochen. Dieses generelle Verbot wird jedoch durch eine Erlaubnis zur Privatnutzung ersetzt, wenn der einzelne Arbeitnehmer bestimmten Einschränkungen schriftlich zustimmt.

Diese Einschränkungen umfassen beispielsweise die Archivierung von E-Mails oder die Filterung von SPAM. Stimmt der Arbeitnehmer nicht zu, gilt für ihn das Verbot der Privatnutzung weiter.

Nur in seltenen Fällen ist ein Verbot arbeitsrechtlich nicht mehr durchsetzbar, da ein Fall der sog. „betrieblichen Übung“ vorliegt. Denkbar ist in diesen Fällen dann die Einrichtung eines zweiten E-Mailkontos zur privaten Nutzung.

Betriebsvereinbarung zur E-Mail-Nutzung

Besteht ein Betriebsrat, muss die Regelung zur Nutzung des E-Mailkontos durch eine Betriebsvereinbarung ergänzt werden. In der Betriebsvereinbarung sollten auch regelmäßige Kontrollen und arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Verstößen festgelegt werden.

Fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten

Bei Regelungen zur privaten Nutzung von dienstlichen E-Mail-Accounts ist eine Vielzahl von Aspekten zu beachten. Neben arbeitsrechtlichen Fragestellungen müssen insbesondere auch datenschutzrechtliche Herausforderungen gemeistert werden.

Hier kann der betriebliche Datenschutzbeauftragte sicher wertvolle Hilfestellung leisten…

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Arbeitnehmerdatenschutz

8 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Bei der regelmässigen Diskussion um Privatmails vom Arbeitsplatz-PC, die Anwendbarkeit des TKG sowie die Lösung des Dilemmas mittels einer Betriebsvereinbarung bleiben für mich ebenso regelmässig zwei Fragen unbeantwortet:

    Zunächst: Der anzuwendende § 88 TKG sieht eine Einschränkung nur durch Gesetz vor. Eine Betriebsvereinbarung gilt nicht als Gesetz. Eine Betriebsvereinbarung, wie die vorgesehene Nutzung des betrieblichen E-Mail-Kontos kontrolliert werden kann, ist demnach keine Lösung.

    Zudem: Eine Anwendung des Fernmeldegeheimnis aus § 88 TKG schützt nicht nur die Rechte des Arbeitnehmers auf private Korrespondenz. Eine solche Korrespondenz hat in der Regel einen Zweiten, dessen Rechte in gleicher Weise geschützt sind. Sofern es sich nicht ebenfalls um einen Mitarbeiter des Arbeitgebers handelt, beeinträchtigen interne Regelungen den Schutz der Korrespondenz (im Übrigen mit Verfassungsrang!) in keinster Weise.

    Wie sehen Sie das, werter Verfasser?

    • Die Ausführungen dienen nur einer ersten Problemschilderung und sind nicht als abschließende Bewertung eines komplexen Sachverhaltes zu verstehen.

      § 88 TKG greift im Verhältnis Arbeitgeber-Arbeitnehmer. Darüber, ob auch das Verhältnis zum jeweiligen E-Mail-Partner erfasst wird, kann man trefflich streiten.

      Das Dilemma um § 88 TKG lässt sich indes leicht umschiffen. Man könnte hier z.B. an zwei E-Mail-Accounts (dienstlich / privat) oder auch Surfstationen für Mitarbeiter denken.

      • Werter Dr.Datenschutz,

        die Frage, ob die Schutzwirkung des § 88 Abs. 1 TKG wegen des Abs. 2 nur auf das Arbeitgeber-Arbeitnehmerverhältnis beschränkt sein soll, halte ich für diskussionswürdig. Es erschließt sich mE nicht, dass ein Kommunikations-Teilnehmer außerhalb des Arbeitgeber-Unternehmens aufgrund interner Policies sein fundamentales Recht auf die Vertraulichkeit der Kommunikation verlieren sollte – zumal der Teilnehmer in der Regel von solchen internen Richtlinien keine Kenntnis haben muss.

        Die allgemeine Strafvorschriften des § 206 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 1 StGB lassen mE erkennen, dass das Fernmeldegeheimnis gegenüber jedem Nutzer eines bereitgestellten Telekommunikationsdienstes zu beachten ist. Somit wäre die Frage evtl. nicht über den § 88 TKG, aber über den § 206 StGB geklärt.

        (Unabhängig vom Fernmeldegeheimnis frage ich mich, wie die herrschendem Meinung zu dem Schluß kommt, dass es sich bei der E-Mail Nutzung um genutzte Telekommunikation iSd TKG handelt, statt um einen Telemediendienst iSd TMG. Schließlich sieht § 1 Abs. 1 TMG eine klare Abgrenzung zu Telekommunikationsdiensten vor, bezeichnet jedoch in § 2 TMG (und weiteren) die „elektronische Post“ als Kommunikationsdienst im Anwendungsbereich des TMG. Nach meinem Dafürhalten ist daraus zu schließen, dass elektronische Post eben nicht unter das TKG fällt. Wodurch auch das Dilemma gelöst wäre, dass ein E-Mail-Server betreibender Arbeitgeber augenscheinlich nicht unter Zweck und Ziel des TKG fällt. Möglicherweise lag es daran, dass sich das BVerfG mit seiner Grundsatzentscheidung zur Anwendung des TKG auf E-Mails 2006 einfach ein Jahr zu früh festlegte. Das TMG trat 2007 in Kraft …

        In diesem Sinne
        Ein Leser

        PS: Auch ein zweiter E-Mail Account oder eine seperate Surf-Station würde eine Umschiffung des Dilemmas um den § 88 TKG lediglich unterstützen. Allein der Inhalt einer Kommunikation ist ausschlaggebend für die Einordnung in „dienstlich“ versus „privat“, nicht der Account oder Rechner. Eine private E-Mail-Kommunikation ist – zumindest nach meiner festen Überzeugung – immer und ziemlich uneingeschränkt durch das Fernmeldegeheimnis geschützt.

        • Sehr geehrter Leser,

          die Frage, ob das Fernmeldegeheimnis durch eine Einwilligung des Arbeitnehmers eingeschränkt werden kann ist in der Tat nicht unumstritten, die Rechtsprechung vertritt jedoch die Auffassung, dass das Fernmeldegeheimnis keinen der Kommunikationsbeteiligten in seinem Recht beschränkt, allein zu entscheiden, ob und in welchem Umfang er die Kommunikation geschlossen halten oder einem Dritten zugänglich machen will (BGH 2 StR 400/93 – Urteil vom 8. Oktober 1993), was letztlich bedeutet, dass eine Einwilligung nur einer Seite möglich ist.

          Macht der Arbeitgeber konkrete Vorgaben zur Nutzung der betrieblichen Kommunikationsmittel, so ist das zwingende Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates gem. §87 I Nr. 1 BetrVG betroffen. Zugleich ermöglicht die Verwendung des betrieblichen E-Mailsystems auch Verhaltens- und Leistungskontrollen, weshalb auch das zwingende Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates gemäß §87 I Nr. 6 BetrVG betroffen ist, welches denknotwendig auch Auswirkungen auf das Fernmeldegeheimnis hat. In der Tat wird im Hinblick auf Betriebsvereinbarungen vertreten, dass diese nicht über höchstpersönliche Rechte der betroffenen Personen disponieren können. Da aber Leistungs- und Verhaltenskontrollen i.S.d. §87 I Nr. 6 BetrVG immer auch in die allgemeinen Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers eingreifen, kann dies so pauschal sicher nicht gelten. Das BAG befasst sich in seiner Entscheidung vom 27.05.1986, Az.:1 ABR 48/84 zudem ausführlich mit einer Betriebsvereinbarung im Hinblick auf die Verletzung des Fernmeldegeheimnisses und stellt fest, dass das Fernmeldegeheimnis durch die dortige Betriebsvereinbarung nicht verletzt wird. Letztlich bestehen auch bei Bestehen des Fernmeldegeheimnisses gewisse Kontrollrechte des Arbeitgebers weiter (z.B. §88 III 1, §100 TKG).

          Die Anwendung des TMG ist ausgeschlossen, soweit Telekommunikationsdienste nach § 3 Nr. 24 des Telekommunikationsgesetzes, die ganz in der Übertragung von Signalen über Telekommunikationsnetze bestehen, betroffen sind. Dieses ist bei reinen E-Mail-Diensten der Fall, da sich reine E-Mail-Dienste auf die Signalübermittlung beschränken. Anders zu beurteilen ist dies, bei Web-Mail-Diensten, da hier auch das Schreiben, Lesen und Verwalten der E-Mails mittels der vom Anbieter bereitgestellten Systeme vorgenommen wird. Solche Web-Mail-Dienste dienen dann jedoch überwiegend der Übertragung von Signalen, so dass die datenschutzrechtlichen Vorschriften des TMG nur bedingt Anwendung finden (§11 III TMG).

          Ein zweiter Account für die rein private Nutzung unterliegt selbstverständlich vollumfänglich dem Fernmeldegeheimnis, hat jedoch den Vorteil einer klaren Abgrenzbarkeit. Denn der rein geschäftliche Account wäre damit vom Fernmeldegeheimnis quasi entbunden und Kontrollen des Accounts aufgrund der rein dienstlichen Nutzungserlaubnis zulässig (LAG Hamm, Urteil vom 18.1.2007, Az.: 15 Sa 558/06; ArbG Düsseldorf, Urteil vom 29.10.2007, Az.:3 Ca 1455/07).

  2. Guten Tag, 

    soweit ich die Rechtsprechung überblicke, verneint diese im Verhältnis zwischen AN und AG eine Dienste-Anbieter-Verhältnis sowohl im privaten als auch dienstlichen Verhältnis und damit die Anwendbarkeit von TMG und TKG. In Folge dessen ist die Diskussion dann um das Fernmeldegeheimnis in Fragen der arbeitsrechtlichen Kontrollen redundant.

    LAG Niedersachsen, SA 875/09 Urteil v. 31.05.2010:
    “Gestattet ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern, den Arbeitsplatzrechner auch zum privaten Email-Verkehr zu nutzen und Emails, die von den Mitarbeitern nicht unmittelbar nach Eingang der Versendung gelöscht werden, im Posteingang oder –ausgang zu belassen oder in anderen auf lokalen Rechnern  oder zentral gesicherten Verzeichnissen des Systems abzuspeichern, unterliegt der Zugriff des Arbeitgebers oder Dritter auf diese Datenbestände nicht den rechtlichen Beschränkungen des Fernmeldegeheimnisses. Schutz gegen die rechtswidrige Auswertung dieser ist erst nach Beendigung des Übertragungsvorgangs angelegten Daten wird nur durch die Grundrechte auf informationelle Selbstbestimmung bzw. auf Gewährleistung der Vertraulichkeit und Integrität informationstechnischer Systeme gewährt.Die Beklagte hat vorliegend nicht die § 15 TMG bzw. § 88 TKG verletzt da sie im Sinne dieser Spezialgesetze nicht als „Diensteanbieter“ von Telekommunikationdienstleistungen anzusehen ist.”

    Und das oben zitierte ArbG Düsseldorf, 29.10.2007, Az. 3 Ca 1455/07 bestätigt dies auch gerade für den Fall der verbotenen privaten bei erlaubter dienstlicher Nutzung.

    Wenn da andere Urteile, die ebenfalls konkret die Fragen der Kontrolle der Internetnutzung von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber zum Gegenstand haben, entgegenstehen, bin ich für Hinweise dankbar.

    Beste Grüße 
    ND

  3. Guten Tag,

    bei uns im Büro gab es keine Regelung was die private Nutzung des Email Accounts angeht. Wir haben uns unter Kollegen oft private Emails geschrieben aus meinem persönlichem Email Account. Leider war dieser Account auf den anderen Pc´s immer sichtbar sodass die Kollegen auch darauf zugreifen konnten. Ich bin davon ausgegangen dass die so etwas nicht tun würden. Jedoch ist es passiert, unsere Emails wurden immer gelesen, ausgedruckt und dem Chef vorgelegt.

    Da es mein persönliches Postfach war, so wie jeder eins besaß darf so etwas passieren? Es hat doch etwas mit Datenschutz zu tun, es geht niemanden etwas an?

    Ich wäre über eine Antwort sehr dankbar.
    MfG, Angi

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