Überwachung am Arbeitsplatz: Online-Schulung vs. Datenschutz

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Fachbeitrag

Wissen ist Macht – was schon zu Schulzeiten galt, lässt sich ebenso gut auf den Beruf übertragen. Arbeitgeber setzen zur Weiterbildung ihrer Mitarbeiter heutzutage vermehrt Online-Tools ein, mit Vorteilen für beide Seiten. Allerdings bieten die neuen Tools auch ganz neue Möglichkeiten der Kontrolle der eigenen Mitarbeiter. Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben beachtet werden müssen, damit die Online-Schulung nicht zum Mittel der Überwachung wird, soll im Folgenden dargestellt werden. Dieser Artikel ist Teil unserer Serie zum Arbeitnehmerdatenschutz.

Pflicht zur beruflichen Weiterbildung

Soviel vorab: Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter bis zu einem gewissen Grad zur Weiterbildung „zwingen“. Nämlich dann, wenn Arbeitnehmer wegen der im Laufe der Zeit gestiegenen Anforderungen nicht mehr über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um ihre arbeitsvertraglich festgelegten Aufgaben zu erfüllen. Gleiches gilt, wenn es neue Gesetze oder Richtlinien gibt, die die Arbeitnehmer bei ihrer Tätigkeit beachten müssen. Dann sind die Mitarbeiter verpflichtet, sich das erforderliche Wissen anzueignen.

Eine Pflicht zur Weiterbildung besteht jedenfalls, wenn die Fortbildung während der Arbeitszeit erfolgt. Dann gehört die Weiterbildung zur vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung des Arbeitnehmers. Unter gewissen Umständen – insbesondere bei höher qualifizierten und gut bezahlten Mitarbeitern – kann auch die Teilnahme an beruflichen Fortbildungen in den Abendstunden oder am Wochenende gefordert werden.

Vorteile und Nachteile von Online-Schulungen

Online-Schulungen bieten hierbei für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber eine Reihe von Vorteilen: Dadurch, dass die Schulungsinhalte online zur Verfügung gestellt werden, entfallen lästige und gegebenenfalls zeitintensive Wege zum Schulungsort. Ebenso entstehen für die Teilnahme keine Reisekosten. Arbeitnehmer können je nach Zeit und Arbeitspensum an der Fortbildung teilnehmen und sie bei Bedarf unterbrechen, um wieder ihrer Arbeit nachzugehen.

Die Flexibilität hat aber auch ihre Kehrseite, denn der Arbeitgeber hat selbstverständlich ein Interesse daran zu wissen, ob seine Mitarbeiter die Schulung erfolgreich abgeschlossen haben. Und hier kommt der Datenschutz ins Spiel: Aus datenschutzrechtlicher Sicht stellt sich die Frage, inwieweit die bei der Benutzung des Online-Tools anfallenden Nutzungsdaten der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber festgehalten und ausgewertet werden dürfen, um den Lernerfolg der Mitarbeiter festzustellen.

Datenschutzrechtliche Voraussetzungen beim E-Learning

Rechtsgrundlage für die Erhebung und Speicherung der Nutzungsdaten und/oder des Prüfungsergebnisses von Arbeitnehmern bei Online-Schulungen ist § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG.

Das Online-Tool stellt zwar einen Teledienst im Sinne des § 1 Abs. 1 TMG dar, das TMG findet jedoch gemäß § 11 Abs. 1 Nr. 1 TMG keine Anwendung, wenn das Tool vom Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zur Verfügung gestellt wird.

Gemäß § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG dürfen personenbezogene Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses unter anderem dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Es dürfen also jeweils nur die erforderlichen Daten erhoben und an den Arbeitgeber weitergeleitet werden.

Maßstab der Erforderlichkeit

Maßgeblich für die Erforderlichkeit ist, dass der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der jeweiligen Daten hat. Eine Leistungskontrolle des Lernverhaltens der Mitarbeiter soll gerade verhindert werden.

In diesem Sinne zulässig ist jedenfalls, dass dem Arbeitgeber das Ergebnis der Online-Schulung mitgeteilt wird – also entweder der erfolgreiche Abschluss oder das Nichtbestehen. Falls die Schulung innerhalb einer bestimmten Zeit zu absolvieren ist, auch die Nichteinhaltung der vorgegebenen Zeit.

Unzulässig ist es demgegenüber, dass der Arbeitgeber Daten hinsichtlich des Lernfortschritts oder Lerntempos erhält. Das gilt beispielsweise für die von einem Arbeitnehmer benötigte Dauer für einen Lernabschnitt, ebenso wie für benötigte Wiederholungsraten.

Dies würde die Mitarbeiter unter einen unzulässigen Kontrolldruck hinsichtlich ihrer Lernerfolge setzen. Werden solche Daten automatisch durch das Schulungstool erhoben, sind sie unverzüglich zu löschen, sobald sie nicht mehr für die Steuerung des Lernsystems erforderlich sind.

Wichtig: Konkrete Regelung in einer Betriebsvereinbarung

Aufgrund der Kontrollmöglichkeiten, die Online-Schulungstools dem Arbeitgeber eröffnen, unterliegt deren Einsatz der betrieblichen Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bzw. §§ 9698 BetrVG.

Ist ein Betriebsrat in dem Unternehmen vorhanden, muss folglich eine Betriebsvereinbarung über Einsatz und Nutzung des Tools geschlossen werden. In der Betriebsvereinbarung sollte dann entsprechend der obigen Anforderungen explizit geregelt werden, welche Nutzungsdaten an den Arbeitgeber übermittelt werden dürfen. Ebenso sind Fristen festzulegen, nach deren Ablauf der Arbeitgeber die erhobenen Daten zu löschen hat.

Wird das Schulungstool durch einen Dritten bereitgestellt, ist schließlich noch an den Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages (ADV) zu denken.

Dann spricht aus datenschutzrechtlicher Sicht nichts gegen die Verwendung eines Online-Tools zur Schulung der Mitarbeiter.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Arbeitnehmerdatenschutz

5 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Moin, es gibt ja diverse kostenfreie Online-Schulungen durch IT-Hersteller (z.B. Microsoft Virtual Academy, mva.microsoft.com): gibt es zu diese generell gültige Aussagen? Man akzeptiert ja die AGB und schließt keine ADV ab. Danke

    • Da bei Online-Schulungen in aller Regel personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollte stets ein ADV abgeschlossen werden. Das gilt unabhängig davon, ob die Schulung kostenfrei oder gegen Entgelt erfolgt.

    • Da eine Online-Schulungsplattform insoweit wie eine gewöhnliche Webseite zu behandeln ist, sind beim Einsatz von Tracking-Tools alle Voraussetzungen zu beachten, die auch sonst für den datenschutzkonformen Einsatz von Tracking-Tools gelten. Insbesondere wäre eine Datenschutzerklärung zu erstellen, in der die Nutzer des Schulungstools über die Datenerhebung und -verarbeitung durch das Tracking-Tool informiert werden. Zudem wäre Ihnen eine Widerspruchsmöglichkeit gegen das Tracking einzuräumen.
      Die Voraussetzungen für den datenschutzkonformen Einsatz von Google Analytics haben wir beispielsweise hier beschrieben:
      https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/fachbeitraege/google-analytics-datenschutzkonform-einsetzen/.

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