Überwachung am Arbeitsplatz: Telefonnutzung vs. Datenschutz

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Fachbeitrag

Überwachung wird gemeinhin definiert als die zielgerichtete Beobachtung und Informationserhebung von Objekten, Personen oder Gegenständen.

Durch die Möglichkeiten der neuen Informationstechnologien ist eine solche Überwachung oft mit erheblichen datenschutzrechtlichen Fragestellungen verbunden – zum Beispiel bei der Überwachung am Arbeitsplatz. Gerade hier gibt es zwei Seiten der Medaille: denn nicht immer sind die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer dieselben. Dieser Artikel ist Teil unserer Seite zum Arbeitnehmerdatenschutz. Dort finden Sie weitere Informationen zu den Themen E-Mail, Internetnutzung, GPS, Mitarbeiterfotos, Social Network, Videoüberwachung und Arbeitszeiterfassung.

Sachlage

Telefonieren am Arbeitsplatz: Jeder Mitarbeiter tut dies – mehr oder weniger häufig. Meist zu dienstlichen Zwecken. Ab und zu muss man aber auch mal privat telefonieren. Und da fangen die Probleme meist an.

Problem

Ob man am Arbeitsplatz privat telefonieren darf, ist die eine Frage. Die andere ist, ob der Arbeitgeber eigentlich prüfen darf, mit wem ich wann telefoniere. Oder ob dies eine unzulässige Leistungskontrolle ist.

Rechtslage

Darf man denn privat telefonieren?

Ob man privat am Arbeitsplatz telefonieren darf, kommt auf die Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber an – grundsätzlich darf man am Arbeitsplatz nicht privat telefonieren.

Erlaubt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aber in einem gewissen Umfang private Gespräche zu führen, darf der Arbeitnehmer dies und der Arbeitgeber darf diese Gespräche nicht speichern oder überwachen. Solche Fragen können im Arbeitsvertrag geregelt werden. Leider ist dies oft nicht der Fall, auch Betriebsvereinbarungen und Weisungen sind oft nicht eindeutig.

Klare Ansagen vom Arbeitgeber sind nötig

In den meisten Unternehmen gilt: der Chef erlaubt das private Kommunizieren konkludent, heißt: er duldet es über einen längeren Zeitraum. Schließlich ist es in manchen Situationen unvermeidlich, die betrieblichen Kommunikationsmittel auch mal privat zu nutzen – und so lange dies im Rahmen bleibt, widersprechen die meisten Arbeitgeber nicht.

Grundsätzlich gilt: alles, was der Arbeitnehmer privat an seinem Telefon macht, ist seine Sache und geht niemanden – auch nicht seinen Chef – irgendetwas an. Denn all das fällt unter das sogenannte “Fernmeldegeheimnis“, das in Art. 10 Grundgesetz verankert ist. Dieses umfasst nicht nur den Inhalt seiner Telefonate, sondern auch die näheren Umstände, insbesondere die Tatsache, ob jemand an einem Telekommunikationsvorgang beteiligt ist oder war. Das gilt aber eben nur für den privaten Teil.

Und was ist mit den dienstlichen Gesprächen?

Dienstliche Gespräche sind nämlich nicht vom Fernmeldegeheimnis erfasst. Aber wie weit darf der Arbeitgeber bei seiner „Überwachung“ gehen?

Die Gerichte sagen: Stichproben sind erlaubt.

Gerade bei ausgehenden Telefonaten ist es in Ordnung, wenn der Arbeitgeber sich ab und zu anguckt, mit wem der Arbeitnehmer telefoniert hat. Aber eben nur ab und zu. Zudem ist unter Juristen immer noch umstritten, inwieweit die vollständige Telefonnummer des Gesprächspartners gespeichert werden darf. Schließlich hat auch der Gesprächspartner eine Privatsphäre, die nicht verletzt werden darf.

Lösung

Erfassung der Telefonnutzung: ja, aber…

Grundsätzlich ist es dem Arbeitgeber nicht verboten, bestimmte Daten über die Telefonnutzung des einzelnen Arbeitnehmers zu erfassen. Allerdings sind einige Besonderheiten zu beachten, die der Arbeitgeber umsetzen sollte, um zu vermeiden, dass der Arbeitnehmer zum Beispiel eine Persönlichkeitsverletzung geltend macht, welches zivilrechtliche Schadensersatzansprüche nach sich ziehen kann, sich an die Datenschutzbehörde wendet, oder sogar Strafanzeige stellt.

Für den Arbeitgeber ist es deshalb unerlässlich, klar und deutlich zu sagen, was erlaubt ist und was nicht. Will er die Privatnutzung im Unternehmen verbieten, ist eine Betriebsvereinbarung zu entwerfen, die nur dienstliche Gespräche erlaubt und private Telefonate eindeutig verbietet. Die Telefonnummern von externen Gesprächspartnern dürfen dann gespeichert werden.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Die Telefondatenerfassung darf vom Arbeitgeber grundsätzlich durchgeführt werden; dies ist in mehreren grundlegenden höchstrichterlichen Entscheidungen festgelegt worden. Auch die staatlichen Datenschutzaufsichtsinstanzen sind der Auffassung, dass es dem Arbeitgeber gestattet ist, die von einem Arbeitnehmer verursachten Kosten aufgeschlüsselt nach Zeitpunkt und Dauer festzuhalten.

Aber trotzdem sind auch die Interessen des externen Gesprächspartners zu berücksichtigen. Deshalb ist zu empfehlen, dass nur die Vorwahl und ein Teil der Rufnummer des Gesprächspartners gespeichert werden.

Zweck und Speicherdauer

Diese Daten dürfen nicht ewig und nur zu bestimmten Zwecken gespeichert werden. Zwar darf der Arbeitgeber die Daten zum Zwecke der Missbrauchskontrolle (z.B. unerlaubte private Nutzung auf Kosten des Arbeitgebers bei einem Privatnutzungsverbot) sowie der Kostenkontrolle verwenden; speichern darf er sie dann aber auch nur so lange, wie die Daten dafür relevant sind, also meist ca. 3 Monate.

Die Nutzung der Telefondaten zu anderen Zwecken, beispielsweise für eine Leistungskontrolle (z.B. Ermittlung von Pausen) darf dann nicht erfolgen, wenn dieser Zweck vorher nicht festgelegt und den Betroffenen bekanntgegeben worden ist.

Somit gilt: Wenn der Arbeitgeber bestimmte Grenzen einhält, darf er die Telefondaten seiner Mitarbeiter – vor allem zur Kostenkontrolle – auswerten. Alles, was darüber hinausgeht, sollte eindeutig vereinbart werden.

Fragen Sie doch Ihren Datenschutzbeauftragten

Um die entgegenstehenden Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren und mögliche Rechtsstreitigkeiten zu verhindern, sollte Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten haben, der Ihnen bei Problemen hinsichtlich der Telefondatenerfassung zur Seite steht.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Arbeitnehmerdatenschutz

2 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Hallo, wir Haustechniker sind seit Jahren ohne vertragliche Bindung über Privatnummer und Diensthandy ganztägig und ganzjährich für den Dienstherren erreichbar.
    Nun wird aktuell eine Geschäftsanweisung zur ausschließlichen Nutzung des Diensthandys mit Flat für Telefon und Internet ausgegeben. Obwohl auf Grund der Flatrate keine Mehrkosten für gelegentliche Privatnutzung anfallen. Aber Im Gegenzug ständig erreichbar rein sollen und auch nach Dienstschluss gelegentlich mit Servicefirmen telefonieren müssen.
    ist es dann ratsam das Diensthandy zum Dienstschluss gleich auf dem Arbeitsplatz zu belassen, um nicht versehentlich oder Bequemlichkeit zum Diensthandy zu greifen.
    Ist es aus Datenschutzgründen überhaupt zulässig vom Telefonanbieter Einzeldatenspeicherung mit klar Nummern auf der Rechnung zu versenden?
    Evtl. habe Sie einen rechtssicheren Tipp für den weitern Umgang “Diensttelefone” den Rufbereitschaftsentgeld will der Arbeitgeber auch nicht zahlen.
    Mit freundlichen Grüßen
    die Haustechnik

    • Eine Privatnutzung von geschäftlichen Telefonen kann vom Arbeitgeber/Dienstherren unter bestimmten Voraussetzungen (z.B. Abschluss von Dienst- bzw. Betriebsvereinbarungen) ausgeschlossen werden. Da es sich um ein betriebliches Kommunikationsmittel handelt, spielt es hierbei keine Rolle, ob für die private Nutzung Mehrkosten entstehen würden oder nicht. Ob das Telefon nach Dienstschluss mitgenommen werden sollte oder nicht, hängt von der arbeitsvertraglichen Regelung mit dem Dienstherren bezüglich der grundsätzlichen Erreichbarkeit ab.

      Bei der Frage der Einzelverbindungsnachweise hängt die Zulässigkeit ebenfalls maßgeblich davon ab, ob die Privatnutzung erlaubt ist oder nicht. Grundsätzlich hat der Dienstherr bei verbotener Privatnutzung natürlich ein Kontrollrecht, da es sich um ein betrieblich genutztes Telefon handelt. Andererseits sollte es aus Datensparsamkeitsgründen genügen, in den Einzelverbindungsnachweisen die letzten drei Ziffern der Rufnummern zu kürzen und nur im Bedarfsfall (z.B. bei Missbrauchsverdacht) komplette Nummern vom Anbieter anzufragen. Näheres regelt § 99 TKG. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel: Einzelverbindungsnachweise: Datenschutzrechtliche Fragen in der Praxis

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