Vorstellungsgespräch per Skype ist datenschutzrechtlich unzulässig

Die Beauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit der Länder Berlin und Nordrhein-Westfalen haben im vergangenen Monat den aktuellen Tätigkeitsbericht veröffentlich und hierbei u.a. zum Einsatz moderner Auswahlinstrumente im Bewerbungsverfahren Stellung genommen. Konkret wurde ein Vorstellungsgespräch via Skype, die Aufzeichnung von Videointerviews und der Einsatz einer Sprachanalysesoftware begutachtet. In den angeführten Sachverhalten beurteilen die Aufsichtsbehörden die Verarbeitung der Bewerberdaten als nicht datenschutzkonform.

Vorteil moderner Kommunikation

Im Bewerbungsverfahren haben Unternehmen mitunter eine hohe Zahl an Bewerbungen zu sichten. Für ein persönliches Vorstellungsgespräch muss entsprechend viel Zeit und Personalaufwand eingeplant werden. Viele Firmen haben auch an internationalen Bewerbern großes Interesse. Hier ist schon aufgrund der räumlichen Distanz die Durchführung eines Vorstellungsgesprächs am Firmensitz mit erheblichen Aufwand und Kosten für den Bewerber und das Unternehmen verbunden. Diese Argumente lassen es auf den ersten Blick durchaus sinnvoll erscheinen, den Bewerbungsprozess mittels technischer Unterstützung zu vereinfachen und von eine Anwesenheit vor Ort abzusehen.

Aufsichtsbehörde: Keine Rechtsgrundlage für den Einsatz im Bewerbungsverfahren

Die Aufsichtsbehörden sehen bei den vorliegenden Sachverhalten keine Rechtsgrundlage für eine Datenerhebung mittels moderner Kommunikationstechnik. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit folgt weder aus § 32 Abs. 1 BDSG, noch kann sie mit einer Einwilligung des Bewerbers begründet werden.

Strenger Maßstab an die Erforderlichkeit

Für § 32 Abs.1 BDSG kommt es darauf an, dass die konkrete Datenerhebung für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist und dieser keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen des Betroffenen gegenüberstehen. Dabei genügt es für die Erforderlichkeit gerade nicht, dass die konkrete Art der Datenerhebung für das Bewerbungsverfahren geeignet ist oder diese erleichtert. Die Datenerhebung muss unbedingt geboten sein, um überhaupt die entsprechende Stelle besetzen zu können. Dies dürfte regelmäßig nicht der Fall sein.

Mangelnde Freiwilligkeit bei einer Einwilligung

Eine Einwilligung muss nach § 4a BDSG auf einer freien und informierten Entscheidung des Betroffenen beruhen. Wenn die Teilnahme an einem vorgegebenen Bewerbungsprozess jedoch Voraussetzung für den Zugang zum Bewerbungsverfahren ist, könne nicht von einer freien Entscheidung der Bewerber ausgegangen werden.

Konkret haben sich die Aufsichtsbehörden zu folgenden Punkten geäußert:

Einsatz von Skype im Vorstellungsgespräch

Nach dem Berliner Tätigkeitsbericht (S. 116) ist der Einsatz von Skype im Vorstellungsgespräch unzulässig. Beim Einsatz von Skype speichere Microsoft die Daten für 90 Tage auf einem Server in den USA. Dies stelle eine Datenübermittlung dar, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich sei. Sofern der Bewerber persönlich ein Skypegespräch anbietet, könne bei transparenter Information über die Datenverarbeitung von einer Einwilligung des Bewerbers ausgegangen werden. Jedoch könne man zugleich nicht davon ausgehen, dass auch eine wirksame freiwillige Einwilligung von den für das Vorstellungsgespräch zuständigen Mitarbeitern vorliegt.

Aufzeichnung von Videointerviews

Die Aufzeichnung von Videointerwies ist nach Auffassung der Länder Berlin (S. 117) und Nordrhein-Westfalen (S.52) unzulässig. Mittels einer Software können Bewerber ihre Antworten auf einen Fragenkatalog per Video aufzunehmen und an das Unternehmen übermitteln. Hierin sehen die Aufsichtsbehörden einen wesentlich intensiveren Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Im Vergleich zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch können die Bild-und Tonaufnahmen mehrmals hintereinander abgespielt werden. Der Bewerber kann somit auch auf Mimik, Gestik und Tonlage analysiert werden. Mit ausschlaggebend für die Beurteilung der Datenschutzbehörde in NRW war zudem die fehlende Transparenz gegenüber den Bewerbern. Diesen sei nicht offengelegt worden, wer die Aufnahmen erhält, zu welchem Zweck diese verarbeitet werden und wann die Daten wieder gelöscht werden.

Einsatz einer Sprachanalysesoftware

Die Datenschutzbehörde Nordrhein-Westfalen lehnt auch den Einsatz einer Sprachanalysesoftware aus Datenschutzgründen ab. Die Software ermöglicht es, nach einem Telefongespräch die Stimme und Sprechweise der Bewerber zu analysieren und daraus Rückschlüsse auf die persönliche Eignung zu ziehen. Auch hier fehle sowohl an der Erforderlichkeit nach § 32 BDSG, als auch und an der Freiwilligkeit einer Einwilligung.

Welche Auswirkung hat der Tätigkeitsbericht für die Praxis?

Ein Tätigkeitsbericht gibt Auskunft über die in den letzten zwei Jahren vorgenommen Prüfungen der Aufsichtsbehörden im öffentlichen und nicht-öffentlichen Bereich. Er bildet demnach ab, welche datenschutzrechtliche Einschätzung die Aufsichtsbehörden gegenwärtig vertreten. Daher ist der aktuelle Tätigkeitsbericht für den Datenschutzbeauftragten eines Unternehmens eine gute Orientierungshilfe.

Der Tätigkeitsbericht lässt erkennen, dass die Behörden hohe Anforderungen an die Erforderlichkeit und die Freiwilligkeit stellen. Grundsätzlich dürfte es hier aber auch auf den konkreten Einzelfall ankommen. Sollte im Bewerbungsverfahren Video- und Sprachanalysen zum Einsatz kommen, muss zuvor eine ausführliche datenschutzrechtliche Prüfung erfolgen. Da eine Zeit- und Aufwandsersparnis alleine noch keine Datenerhebung rechtfertigt, müssten vor allem umfangreiche Schutzmaßnahmen für die Bewerber getroffen werden. Hier dürfte es vor allem auf die Punkte Transparenz, Löschfristen und Berechtigungskonzept ankommen. Außerdem müsste umfassend begründet werden, weshalb im konkreten Fall kein milderes Mittel zur Verfügung steht.