Nahezu jeder Konzern hat es: ein Konzerntelefonverzeichnis. Dass hier datenschutzrechtliche Fallstricke lauern könnten, ist in der Praxis jedoch kaum bekannt. Ist alles wirklich nicht so schlimm?
Der Inhalt im Überblick
Ein Rückblick
Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) hatte die Frage, ob ein konzernweites Telefonverzeichnis datenschutzrechtlich zulässig sei, im Jahre 2002 verneint.
Dieses sei zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses nicht erforderlich, darüber hinaus könne auch nicht über eine Abwägung im Rahmen von § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG das Konzerntelefonverzeichnis legitimiert werden. Auch andere Aufsichtsbehörden argumentierten, dass insbesondere vielfältige schutzbedürftige Interessen der Betroffenen entgegenstehen könnten.
Der Arbeitsalltag
In vielen Konzernen ist ein Telefonverzeichnis im Einsatz und in den meisten Fällen auch erforderlich und sinnvoll. Die Arbeitskultur ist heutzutage in nahezu allen Unternehmen von einer gewissen Kollaborationskultur geprägt, einem unternehmensweiten intensiven Austausch, der wiederum eine enge Kommunikation der Mitarbeiter untereinander voraussetzt. Viele Beschäftigte fordern diese Kommunikation auch ein, um mitunter ihre vielschichtigen Aufgaben mit anderen Abteilungen, letztlich also mit ihren Kollegen selbst, abstimmen zu können.
Datenschutz als Hindernis beim Konzerntelefonverzeichnis?
Im Rahmen des Arbeitsverhältnisses ist datenschutzrechtlich entscheidend, inwieweit die Aufnahme von geschäftlichen Kontaktdaten eines Mitarbeiters notwendig und angemessen ist. Hierbei ist maßgeblich, inwieweit die Kommunikation für die jeweilige Tätigkeit erforderlich ist. Es kommt danach auf den Einzelfall an. In vielen Fällen ist eine freie Kommunikation allerdings unerlässlich.
Auch im Rahmen einer Güterabwägung sprechen heutzutage berechtigte Interessen des Arbeitgebers durchaus für ein konzernweites Telefonverzeichnis. Einige Aufsichtsbehörden haben sich hierzu ebenfalls bereits in diese Richtung geäußert. Sie führen an, dass dies durchaus legitimen Erwartungen an eine einfache und reibungslose Kommunikation innerhalb des Konzerns entspricht. Ein vernünftiger Grund für ein konzernweites Telefonverzeichnis muss jedoch bestehen.
Unzulässig ist etwa ein Konzerntelefonverzeichnis, das Kommunikationsdaten nur auf Vorrat hält oder etwa auch private Kommunikationsdaten der Mitarbeiter.
Wird es in Zukunft restriktiver?
Auch unter der DSGVO und dem BDSG-neu wird sich die Zulässigkeit von Konzerntelefonverzeichnissen nicht anders beurteilen lassen.
Nach § 26 BDSG-neu wird es im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses darauf ankommen, ob das konzernweite Telefonverzeichnis erforderlich ist. Über eine Interessenabwägung kann die rechtliche Zulässigkeit mitunter bejaht werden, da innerhalb eines Konzerns gerade für interne Verwaltungszwecke ein entsprechendes Interesse bestehen kann.
ich persönlich finde ein internes Konzerntelefonverzeichnis per se nicht schlimm und sehe, für den internen Gebrauch, auch nicht wirklich ein Datenschutzproblem. Notfalls können Nutzer über Outlook so konfiguriert werden, dass sie nur auf Kontakte aus bestimmten Bereichen/Standorten Zugriff haben.
Probleme sehe ich eher im Bereich DIensthandys und BYOD. Wenn es hier keine entsprechenden Regelungen gibt, findet sich das Telefonbuch schneller bei WA wieder als es der Konzernleitung lieb ist.