Was tun, wenn Krankenhäuser falsche Patientenunterlagen herausgeben?

Fachbeitrag

Wird man aus dem Krankenhaus entlassen, erhält man zum Abschluss häufig Befundberichte und andere ärztliche Unterlagen. In diesen wird der Behandlungsverlauf festgehalten und Empfehlungen für die weitere Behandlung gegeben. Mitunter kommt es vor, dass dabei versehentlich Unterlagen eines anderen Patienten ausgehändigt werden. Wie sich Patient und Krankenhaus in einem solchen Fall verhalten sollten, ist Gegenstand dieses Beitrags.

Patientendaten sind Gesundheitsdaten

Befundberichte, Behandlungspläne und ähnliche ärztliche Unterlagen enthalten eine Vielzahl von sehr sensiblen Informationen über den Patienten. Der Name und das Geburtsdatum des Patienten stehen in der Regel auf jedem dieser Dokumente, auch die Diagnose, sei sie auch für den Laien nicht ohne Weiteres verständlich, ist vielfach in diesen Unterlagen vermerkt. Damit enthalten die Dokumente Gesundheitsdaten, die ein höheres Schutzniveau genießen und zudem noch der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen. Finden sich in den Unterlagen noch weitere Angaben, z.B. zur Krankenkasse des Patienten, kann es sich dabei um ebenfalls besonders schützenswerte Sozialdaten handeln.

Besondere Schutzpflicht des Krankenhauses

Grundsätzlich dürfen ärztliche Unterlagen an den Patienten herausgegeben werden, den sie betreffen. Um dem besonderen Schutzniveau Rechnung zu tragen, sollten zur Herausgabe an den Patienten bestimmte ärztliche Unterlagen in einem verschlossenen Umschlag verwahrt und an den Patienten ausgehändigt werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass keine Unterlagen anderer Patienten den Weg in diesen Umschlag finden.

Vor der Herausgabe der Unterlagen sollte das Krankenhaus prüfen, ob es sich bei dem Empfänger der Unterlagen auch tatsächlich um den Patienten handelt. Alternativ können die Unterlagen auch einer von ihm zur Entgegennahme der Unterlagen bevollmächtigten Person ausgehändigt werden. Das kann bei nicht persönlich bekannten Personen durch den Abgleich weiterer Daten, z.B. des Geburtsdatums, oder durch Vorlage eines Ausweisdokuments erfolgen. Dritte können um die Vorlage einer Vollmacht gebeten werden.

Um ganz sicher zu sein, dass auch tatsächlich die richtigen Unterlagen ausgehändigt werden, sollte das Krankenhauspersonal bei Übergabe noch einen letzten kritischen Blick auf den Umschlag werfen: Stimmen Adressat und Empfänger wirklich überein? Falls ja, können die Unterlagen an den Patienten übergeben werden.

Was tun, wenn etwas schiefgeht?

So trivial diese Ratschläge auch klingen, bei der Herausgabe von Patientenunterlagen an unbefugte Dritte handelt es sich um eine der häufigsten Datenpannen im Krankenhaus. Was sollte man also als Patient tun, wenn man versehentlich die falschen Unterlagen erhalten hat?

Bemerkt man dies rechtzeitig, sollte man Unterlagen, die einen nicht selbst betreffen, nicht lesen. Auch dann nicht, wenn es sich um den – doch eigentlich so interessanten – Biopsiebericht der unsympathischen Nachbarin handelt. Dinge, die man auf diese Weise erfährt, sollte man für sich behalten. Auch wenn es schwerfällt.

Die Unterlagen sollten an das Krankenhaus zurückgegeben oder datenschutzgerecht vernichtet werden. Außerdem ist das Krankenhaus über die Verwechslung zu informieren.

Und das Krankenhaus?

Ein Krankenhaus sollte für die Herausgabe von Unterlagen an Patienten einen verbindlichen Ablauf definieren und in einem Prozess festschreiben. Mitarbeiter, die Unterlagen an Patienten herausgeben, müssen diesen Prozess kennen und auch anwenden. Das sollte regelmäßig überprüft werden, unter Umständen müssen die Mitarbeiter (erneut) geschult oder der Prozess verändert werden.

Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Kommt es trotz dieser Maßnahmen zur Herausgabe von Unterlagen an den falschen Patienten, sollte zunächst die Ursache geklärt werden. Hat es sich lediglich um ein einmaliges Versehen des Mitarbeiters gehandelt? Muss der Prozess an die – möglicherweise veränderten – Umstände angepasst werden? Um das beurteilen zu können, sollten alle derartigen Vorkommnisse dokumentiert werden. Die Dokumentationen sind regelmäßig im Rahmen des Qualitätsmanagements zu evaluieren.

Je nach Umfang und Schwere des Vorfalls, sind ggf. auch der Patient, dessen Daten herausgegeben wurden, und/oder die Aufsichtsbehörde über das Geschehen zu informieren. Schließlich sollten auch die passenden Worte für den Patienten gefunden werden, der Empfänger der falschen Unterlagen war.

Derartige Vorkommnisse führen immer zu Verwirrung und werfen ein schlechtes Licht auf das Krankenhaus. Das Krankenhaus sollte daher darauf hinarbeiten, die Zahl solcher Datenpannen möglichst gering zu halten.

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2 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Bei aller Sorgfalt kommt es – leider – wohl immer wieder einmal vor, dass Patientenunterlagen beim falschen Empfänger landen (z.B. auch durch falsch adressierte Arztbriefe). Erfüllt ein solches Ereignis nicht bereits die Kriterien eines meldepflichtigen Vorfalls? Praktisch wird es jedoch sicher nie zu einer Meldung kommen. Ihre Einschätzung würde mich interessieren.

    • Ein solches Ereignis kann, wie auch im Beitrag geschildert, bereits die Kriterien eines meldepflichtigen Vorfalls erfüllen. Dass die Krankenhäuser solche Vorfälle tatsächlich eher selten melden, mag an ihrer Häufigkeit liegen.

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