Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) in der Praxis

konzern 02
Fachbeitrag

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ein betriebliches Eingliederungsmangement (BEM) durchzuführen, wenn Mitarbeiter innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen arbeitsunfähig sind. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen ein paar Tipps zur datenschutzkonformen Umsetzung geben.

Was ist BEM?

Beim BEM handelt es sich um das betriebliche Eingliederungsmanagement. Dessen deklariertes Ziel ist einerseits die Wiedereingliederung des Arbeitnehmers, anderseits aber auch Gesundheitsprävention mit dem Zweck, die Aufrechterhaltung des Arbeitsverhältnisses dauerhaft zu sichern. Gem. § 84 Abs. 2 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) gilt das BEM für alle Arbeitnehmer – langzeiterkrankte sowie häufig kurz erkrankte Arbeitnehmer:

„Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit der zuständigen Interessenvertretung im Sinne des § 93, bei schwerbehinderten Menschen außerdem mit der Schwerbehindertenvertretung, mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person die Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann (betriebliches Eingliederungsmanagement).“

Besteht eine Teilnahmepflicht seitens des Arbeitnehmers?

Grundsätzlich ist kein Mitarbeiter zur Teilnahme am BEM verpflichtet – weder arbeits- noch sozialrechtlich. Die Teilnahme ist freiwillig. Allerdings kann die Verweigerung der Mitwirkung sich im Falle einer krankheitsbedingten Kündigung und bezüglich der Sozialleistungsansprüche negativ für den Mitarbeiter auswirken.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet ein BEM anzubieten?

Ja. Zwar ist die Teilnahme am BEM für den Mitarbeiter grundsätzlich freiwillig, aber der Arbeitgeber ist gesetzlich gem. § 84 Abs. 2 SGB IX dazu verpflichtet diese Maßnahmen anzubieten. Unterlässt der Arbeitgeber ein entsprechendes Angebot und spricht er dennoch später eine krankheitsbedingte Kündigung aus, so läuft er aufgrund einer dann umgekehrten umfassenden und konkreten Darlegungs- und Beweislast Gefahr, den Kündigungsprozess zu verlieren.

Anleitung zur Durchführung des BEM

Eine konkrete Anleitung zur praktischen Durchführung des BEM findet man im Gesetz bewusst nicht. Der Gesetzgeber hat dem Arbeitgeber hier einen gewissen Spielraum eingeräumt, eine angemessene individuelle Lösung zu finden.

Erstkontakt nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit

Nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen, sollte der Arbeitgeber den Erstkontakt mit dem Mitarbeiter suchen. Hier sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass der Betroffene über die Ziele des betrieblichen Eingliederungsmanagement informiert wird. Der Mitarbeiter sollte sodann zu einem Erstgespräch eingeladen und auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hingewiesen werden.

Zustimmung zur Teilnahme am BEM

Sofern der Mitarbeiter am BEM teilnehmen möchte, sollte vom Betroffenen eine Zustimmung eingeholt werden. Dies kann gleichzeitig mit dem Anschreiben zum Erstkontakt durchgeführt werden. Hier ist anzumerken, dass es sich weniger um eine Einwilligung im Sinne des § 4a Abs. 1 und Abs. 3 BDSG handelt, sondern tatsächlich um eine Zustimmung. Ferner kann der Mitarbeiter gefragt werden, ob bestimmte Personen bei der Umsetzung des BEM in seinem Fall zu beteiligen sind. Gesetzlich vorgegeben ist – bei Zustimmung des Betroffenen – lediglich die Beteiligung der zuständigen Interessenvertretung der Beschäftigten (Betriebs- oder Personalrat), bei schwerbehinderten Beschäftigten außerdem die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung. Weiter sollten der Werks- oder Betriebsarzt hinzugezogen werden, wenn dies erforderlich ist. Andere Gruppen/Beteiligte können u.a. auch die örtlichen Gemeinsamen Servicestellen der Rehabilitationsträger oder das Integrationsamt sein.

Sofern Gesundheitsdaten im Rahmen des Eingliederungsmanagments erhoben werden, ist eine zusätzliche schriftliche Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters nach Maßgabe des § 4a Abs. 1 und Abs. 3 BDSG erforderlich. Ein nachträgliches Einverständnis genügt nicht.

Handlungsplan

Anschließend ist nach einer Arbeitsplatzanalyse in Zusammenarbeit mit dem Betroffenen und den ggf. hinzugezogenen Personen ein Handlungsplan zu erstellen, in dem geeignete Maßnahmen zum Erhalt des Arbeitsplatzes festgehalten werden. Hier kann beispielsweise in Augenschein genommen werden, ob der Arbeitsplatz ergonomisch und bedarfsgerecht umgestaltet werden sollte oder ein Arbeitsplatzwechsel innerhalb des Betriebes sinnvoll erscheint.

Es ist dabei zu beachten, dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Durchführung einer bestimmten Maßnahme hat. Die Maßnahmen müssen für den Arbeitgeber sowohl in organisatorischer als auch in finanzieller Weise zumutbar sein.

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht?

Soweit das Unternehmen einen Betriebsrat besitzt, hat der Arbeitgeber mit dem Betriebsrat zu klären, wie die durch das BEM verfolgten Zwecke erreicht werden können. Ein Mitbestimmungsrecht kann sich dabei beispielsweise aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG ergeben, sofern es um allgemeine Verfahrensfragen geht oder aus § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG hinsichtlich der Ausgestaltung des Gesundheitsschutzes. Bei der individuellen Ausgestaltung des BEM hinsichtlich des einzelnen Mitarbeiters hat der Betriebsrat jedoch kein Mitbestimmungsrecht.

Betriebliches Eingliederungsmanagement und Datenschutz

Wenn ein betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt wird, darf auch der Datenschutz nicht vernachlässigt werden. Auf jeden Fall ist dabei besondere Sorgfalt im Hinblick auf eventuelle Gesundheitsdaten walten zu lassen.

Aufbewahrung der BEM-Akte

Grundsätzlich ist es zu empfehlen eine eigenständige BEM-Akte für den jeweiligen Mitarbeiter anzulegen und diese gesondert von der eigentlichen Personalakte in besonders gesicherten Schränken aufzubewahren, da diese u.U. sensible Daten enthalten kann (BAG Urteil v. 15.7.1987, Az. 5 AZR 215/86).

In der Personalakte sollten ausschließlich nur die Ablehnung, Zustimmung und die getroffenen Maßnahmen vermerkt werden. Medizinische Daten in diesem Zusammenhang sollten nicht in der Personalakte aufgenommen werden.

Darüber hinaus sind die allgemeinen Grundsätze aus dem Datenschutz, wie beispielsweise das Gebot der Datensparsamkeit, zu beachten. Auch darf eine Weitergabe von etwaigen personenbezogenen Daten nur mit Einwilligung des Mitarbeiters erfolgen.

Verpflichtungserklärungen des BEM-Teams

Normalerweise gründet ein Unternehmen ein Team („BEM-Team“), das mit der Organisation und Durchführung des BEM betraut ist. Da im Rahmen dieses Prozesses zahlreiche Daten, u.U. auch besondere Arten personenbezogener Daten, erhoben, verarbeitet und genutzt werden, sind die BEM-Teammitglieder (beispielweise Ansprechpartner in der Personalabteilung, Betriebsratsmitglied) zusätzlich entsprechend auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG zu verpflichten.

Sollten Sie noch Fragen zur datenschutzkonformen Umsetzung haben, steht Ihnen sicherlich Ihr Datenschutzbeauftragter mit Rat und Tat zur Seite.

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