Das elektronische Fahrtenbuch

auto 01
Fachbeitrag

Der Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern kann eine Zeitersparnis in der Verwaltung mit sich bringen. In diesem Artikel erläutern wir die rechtlichen Probleme, welche mit dem Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern in einem Unternehmen einhergehen können.

Elektronisches Fahrtenbuch

Erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Dienstwagen und nutzen diesen auch privat, stellt sich die Frage der Versteuerungsmethode. Grundsätzlich können Sie zwischen der 1%-Regelung (pauschale Versteuerung) oder der Fahrtenbuchmethode (individuelle Versteuerung) wählen.

In diesem Artikel erläutern wir die Probleme, die mit dem Einsatz von einem elektronischen Fahrtenbuch in einem Dienstfahrzeug einhergehen.

Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuches

Um mit dem Fahrtenbuch Steuern sparen zu können, müssen Sie einmal im Jahr eine vollständige Dokumentation Ihrer Fahrstrecken ablegen. Hierbei werden die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken und der Anlass dieser Fahrten dokumentiert. Unterschieden wird hierbei zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten.

Diese Informationen dürfen in einem Fahrtenbuch bei den geschäftlichen Fahrten nicht fehlen:

  • Fahrer
  • Datum
  • Zweck der Fahrt
  • Name und Anschrift des besuchten Kunden
  • Abfahrtsort und Kilometerstand
  • Ankunftsort und Kilometerstand

Der größte Vorteil eines elektronischen Fahrtenbuches ist es, dass der Fahrer sich die mühselige Arbeit erspart, bei jeder Strecke manuell die Angaben über die Fahrt aufschreiben zu müssen.

GPS-Überwachung

Die meisten Anbieter bieten die Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs mithilfe von GPS an. Wird so ein GPS-Gerät vom Arbeitgeber in das Dienstfahrzeug des Arbeitnehmers eingebaut, könnte sich ganz schnell ein sowohl tatsächliches als auch rechtliches Problem ergeben: Durch GPS ist es möglich, den Aufenthaltsort von Mitarbeitern in ihren Fahrzeugen permanent zu überwachen. Eine solche Überwachung kann auf die Mitarbeiter einen enormen psychischen Druck ausüben.

Prinzipiell werden zwar nur die Fahrzeuge geortet. Aufgrund der Zuordnung einzelner Fahrzeuge zu den jeweiligen Mitarbeitern entsteht jedoch ein Personenbezug, sodass es sich bei den Standortdaten von GPS-Geräten um personenbezogenen Daten im Sinne von § 3 Abs. 1 BDSG handelt.

Unter welchen Voraussetzungen der Einsatz von GPS-Geräten in einem Unternehmen zulässig ist, können Sie hier nachlesen.

Anerkennung durch Finanzbehörden

Das weitere Problemfeld bei den elektronischen Fahrtenbüchern ist die Manipulationssicherheit der Daten. Zurzeit wird von den Finanzbehörden die technische Gewährleistung verlangt, dass eine nachträgliche Änderung der Daten im Fahrtenbuch ausgeschlossen ist bzw. dokumentiert wird. Anderenfalls werden die angegebenen Daten von der Finanzbehörde nicht anerkannt.

Lösung

Es ist zu empfehlen, nur zertifizierte Fahrtenbücher einzusetzen, da bisher wohl nur diese von den Finanzämtern anerkannt werden.

Zudem sollten in einem Unternehmen, soweit wie möglich, nur Fahrtenbücher ohne GPS-Systeme eingesetzt werden. Damit könnte gewährleistet werden, dass der Arbeitnehmer Kontrolle über seine Daten hat und nicht befürchten muss, von seinem Arbeitgeber überwacht zu werden.

Um Folgeprobleme zu vermeiden, fragen Sie vor dem Einsatz von elektronischen Fahrtenbücher Ihren Datenschutzbeauftragten um Rat!

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformer Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Fragen zum Bewerbungsverfahren, zur Videoüberwachung oder zum Outsourcing
  • Erstellung von erforderlichen Dokumenten, insbesondere Betriebsvereinbarungen

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Arbeitnehmerdatenschutz

2 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Dieser Artikel bringt mich zu der Problematik, Überlassung des Kfz-Bewegungsprofils/Fahrverhaltens von Arbeitnehmern an den Kfz-Versicherer zum Zwecke der Prämienreduzierung.
    Wäre das rechtlich erlaubt? Und, wenn ein Arbeitnehmer damit nicht einverstanden ist, darf das ein Kündigungsgrund sein?

    Siehe dazu u.a.: Schleswig-Holsteins Datenschutzbeauftragter Thilo Weichert rät dringend von dem neuen Kfz-Versicherungsangebot der Sparkasse ab

    Link: http://www.captain-huk.de/unglaubliches/schleswig-holsteins-datenschutzbeauftragter-thilo-weichert-raet-dringend-von-dem-neuen-kfz

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Die von Ihnen verfassten Kommentare erscheinen nicht sofort, sondern erst nach Prüfung und Freigabe durch unseren Administrator. Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungsbedingungen und unsere Datenschutzerklärung.