Datenschutz bei Online-Umfragen

Fachbeitrag

Umfragen können online schnell und bequem durchgeführt werden. Dabei fallen auch personenbezogene Daten an. Der Hessische Datenschutzbeauftragte veröffentlichte unlängst Mindestkriterien für Online-Umfragen aus datenschutzrechtlicher Sicht. Diese richten sich an Studierende und Betreuende von Abschlussarbeiten, können aber auch auf andere Bereiche projiziert werden.

An wen richtet sich die Anleitung des Hessischen Datenschutzbeauftragten?

Die Anleitung verweist auf die Regelungen des Hessischen Datenschutzgesetzes und richtet sich originär an Hochschulen des Landes Hessen. Die Empfehlungen lassen sich so aber auch aus allgemeinen datenschutzrechtlichen Grundsätzen ableiten und sind deshalb auch für Hochschulen anderer Bundesländer und sogar Online-Umfragen nicht öffentlicher Einrichtungen geeignet.

Warum ist der Datenschutz bei Online-Umfragen wichtig?

In Online-Umfragen werden teilweise sehr sensible Daten abgefragt. Diese können etwa gesundheitliche oder die sozio-ökonomischen Verhältnisse der Befragten betreffen. Häufig müssen sensible Daten erhoben werden, um Forschung angemessen betreiben zu können. Gleichzeitig müssen aber auch die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen geschützt werden. Hier kommt der Datenschutz ins Spiel.

Empfehlungen im Überblick

Die Empfehlungen aus Hessen lauten:

  • Nutzen Sie, was das Rechenzentrum für Sie schon bereitstellt!
  • Vermeiden Sie eine Auftragsdatenverarbeitung, für die Sie einen speziellen Vertrag abschließen müssen
  • Weniger Daten vereinfachen den gesamten Prozess!
  • Der Betroffene muss in Bezug auf die Befragung eingewilligt haben, bevor die Antworten verarbeitet werden!
  • Geben Sie den Zweck ihrer Umfrage und die verantwortliche Stelle an!
  • Legen Sie Abschlussdaten fest! (Ende der Umfrage/Auswertung)
  • Soweit möglich, keine Zuordnung von Antworten zu Personen herstellen! (Bei etwaiger Registrierung und durch Fragen)
  • Der Schutzbedarf ist im Einzelfall vor der Bereitstellung der Online-Umfrage zu ermitteln!
  • Achten Sie auf geregelten und geschützten Zugang und Zugriff!
  • Beachten Sie die Hinweise zur Pseudonymisierung!
  • Eine nachträglich, durchzuführende Qualitätssicherung kann eine De-Pseudonymisierung erforderlich machen!
  • Verschlüsseln Sie! (Übertragung und Speicherorte)
  • Lassen Sie die Korrektur von Antworten zu!
  • Prüfen Sie, ob die Auswertung zu anonymisieren ist!
  • Antworten sind entsprechend der jeweiligen Online-Umfrage zweckgebunden und sind nach Abschluss der Umfragen mit angemessener Frist zu löschen!

Anmerkungen

Die Empfehlungen überzeugen. Jeder sollte sich bewusst sein, dass der Schutz der Betroffenen gewährleistet sein muss. Die Reduzierung der Fragen auf wirklich wichtige Aspekte ist nicht nur aus Datenschutzgründen zu begrüßen, sondern steigert auch die Bereitschaft an der Umfrage bis zum Ende teilzunehmen.

Werden Dienstleister eingebunden, die etwa eine Plattform für die Umfragen bereitstellen, müssen diese gewissenhaft ausgewählt werden. Es besteht die Gefahr, dass der Anbieter personenbezogene Daten zweckentfremdet nutzt. Eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung ist mit dem Dienstleister abzuschließen.

Am besten erfolgt die Umfrage anonym, also ohne die Möglichkeit einzelne Personen (auch etwa durch eine Kombination verschiedener Antworten) bestimmen zu können.

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Datenschutzkonformes Marketing, auch bei innovativen Werbeformen
  • Prüfung der Zulässigkeit von Telefonmarketing, Marktforschungen, Gewinnspielen und Mailings
  • Vermeidung von Abmahnungen

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