Datenschutz im Verein

daten 28
Fachbeitrag

Bei all den Vorteilen, die ein gemeinnütziger Verein genießt, im Bereich des Datenschutzrechts erfährt dieser keine bevorzugte Behandlung. Auch für ihn gelten die Datenschutzgesetze, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). In diesem Artikel werden die für den Verein geltenden datenschutzrechtlichen Grundlagen näher erläutert und häufige Fragestellungen beantwortet, die in der Vereinspraxis auftreten.

Anwendbarkeit des Bundesdatenschutzgesetzes

Soweit ein Verein personenbezogene Daten erhebt, nutzt, weitergibt oder sonst verarbeitet, müssen die Regelungen des BDSG beachtet werden. Nach § 3 Abs. 1 BDSG sind personenbezogene Daten Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Damit sind nicht nur die zur Identifizierung einer Person erforderlichen Daten wie z.B. der Name und das Geburtsdatum gemeint, sondern auch Angaben wie Familienstand, Anschrift, Beruf, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Interessen, Mitgliedschaften in Organisationen, Wettkampfergebnisse etc.

Mitarbeiter eines Vereins

Die Rechtmäßigkeit der Erhebung, -verarbeitung und -nutzung der Beschäftigtendaten des Vereins richtet sich nach § 32 BDSG. Als Beschäftigte in diesem Sinne sind vor allem die Angestellten eines Vereins – also die hauptamtlichen Mitarbeiter – gemeint.

Danach darf der Verein solche personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter erheben, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

So darf der Verein als Arbeitgeber gemäß § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG im Rahmen eines Fragebogens nur bestimmte Informationen von seinen Mitarbeitern abfragen. Fragen nach der Schwangerschaft oder nach der politischen oder religiösen Gesinnung sind tabu, es sei denn, diese Angaben sind für die zu besetzende Stelle unerlässlich. Im Rahmen einer Online-Bewerbung muss er darauf achten, dass die Bewerber die Bewerbung verschlüsselt verschicken können.

Alle Personen im Verein, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, sind schriftlich auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG zu verpflichten.

Daneben sind noch folgende Themen datenschutzrechtlich von Bedeutung:

Mitglieder eines Vereins

Die Mitgliedschaft in einem Verein ist als rechtsgeschäftliches Schuldverhältnis anzusehen. Rahmen und Inhalt dieses Schuldverhältnisses werden im Wesentlichen durch die Vereinssatzung und durch die Vereinsordnung definiert.

Es ist fast selbsterklärend, dass der Wunsch, in einem Verein Mitglied werden zu wollen, persönlich oder dann durch einen gesetzlichen Vertreter erklärt werden soll. Damit hält der Verein sich auch an den Grundsatz, dass personenbezogenen Daten grundsätzlich direkt bei dem Betroffenen zu erheben sind.

28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG regelt die Erhebung und Nutzung von personenbezogenen Daten zu Satzungszwecken. Danach ist die Verwendung von Mitgliederdaten für die Begründung, Durchführung und Beendigung der sich durch die Satzung und den Vereinszweck definierten Mitgliedschaft zulässig. Dabei darf der Verein nur solche personenbezogenen Daten seiner Mitglieder erheben und nutzen, die für die Mitgliederbetreuung und -verwaltung sowie für die Verfolgung des Vereinsziels erforderlich sind.

Davon zu trennen sind solche personenbezogenen Daten der Mitglieder, die für den Verein lediglich nützlich sind. Bei einem Aufnahmeantrag muss das potentielle neue Mitglied erkennen können, bei welchen Informationen es sich um freiwillige und bei welchen um Pflichtangaben handelt. Bei den freiwilligen Angaben sollte noch der Hinweis erteilt werden, zu welchem Zweck diese Daten erhoben und genutzt werden.

Spender und Förderer

Auch die Daten von Spender und Förderer sind nur zu dem Zweck zu verwenden, zu welchem diese Daten erhoben wurden. So werden die Daten wie Name und Kontonummer grundsätzlich nur erhoben, um eine bestimmte Geldsumme an den Verein zu spenden. Um den Spendern oder Förderern nachträglich Spendenwerbung oder Informationen zu dem Verein zuschicken zu können, muss grundsätzlich eine Einwilligung eingeholt werden.

Verwendung von Fotos und Videoaufnahmen

Viele Vereine machen auf eigenen Veranstaltungen Fotos oder Videos, um den Verein beispielsweise im Internet effektiver zu präsentieren. Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung von Fotos und Videos im Internet bildet das Kunsturhebergesetz (KUG).

Nach § 22 Abs. 1 KUG dürfen Fotos und Videoaufnahmen von natürlichen Personen grundsätzlich nur mit Einwilligung des Abgebildeten veröffentlicht werden. Die Einwilligung soll aus Gründen der Beweisbarkeit schriftlich erteilt werden. In der vorformulierten Einwilligung (i.d.R. Formularblatt) ist anzugeben, welches Foto oder welche Videoaufnahme auf welcher Internetseite zu welchem Zweck veröffentlicht wird. Darüber hinaus muss die Einwilligungserklärung einen Hinweis enthalten, dass die Einwilligung verweigert oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann. Wird die Einwilligung verweigert oder widerrufen, so darf das Foto oder die Videoaufnahme in der Regel nicht (mehr) auf der Webseite veröffentlicht werden.

Werbung

Möchte ein Verein durch Werbung den eigenen Bekanntheitsgrad erhöhen, muss er sich an bestimmten Regeln halten. Sowohl bei E-Mail- als auch bei Telefonwerbung muss der Empfänger der Werbung eine Einwilligung in den Erhalt der Werbung erteilt haben. Eine Ausnahme besteht bei sog. Listendaten nach § 28 Abs. 3 S. 2 BDSG.

Einsatz von externen Dienstleistern

Setzt ein Verein externe Dienstleister ein, so hat er daran zu denken, dass er mit dem Dienstleister evtl. eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG abzuschließen hat. In der Regel muss eine solche Vereinbarung abgeschlossen werden, wenn ein Dienstleister im Bereich IT oder Marketing und Werbung für den Verein tätig wird.

Datenschutzrechtliche Anforderungen an eine Webseite

Auch Vereine müssen die eigene Webseite rechtssicher gestalten. Hier finden Sie eine Übersicht, welche Punkte dabei insbesondere zu beachten sind.

Der Datenschutzbeauftragte

Ob ein Verein gesetzlich verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, richtet sich nach § 4f Abs. 1 BDSG.

Die Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht in der Regel wenn

  • bei einem automatisierten Verfahren mindestens 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder
  • bei einer nicht automatisierten Datenverarbeitung mindestens 20 Personen mit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung beschäftigt sind.

Die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten ist dafür zu sorgen, dass der Verein die Vorschriften des Datenschutzes einhält.

4 Kommentare zu diesem Beitrag

  1. Guten Morgen,
    der letzte Satz macht mich etwas stutzig. Ich war immer der Meinung, dass ein DSB (zur Zeit) auf die Einhaltung der Vorschriften hinwirkt und nicht dafür zu sorgen hat ? Ist das in einem Verein etwas anders oder nur Wortklauberei von mir ?

    Vielen Dank.

  2. Bei einer sog. Anlass-Spende (runder Geburtstag, Jubiläum, Todesfall) werden dem Anlass-Geber oft nur die Namen der Spender und die Höhe der Gesamtsumme mitgeteilt, jedoch nicht immer die Höhe der einzelnen Spende, dies unter Berufung auf den Datenschutz. Ist das richtig? Dabei kann die Höhe der Spende Ausdruck besonderer Wertschätzung sein, also ein berechtigtes Interesse bestehen, diese zu kennen.

    • Die Höhe einer Spende ist, vergleichbar mit dem gezahlten Gehalt, in Kombination mit dem Namen des Spenders ein personenbezogenes Datum und unterliegt somit dem Schutz des BDSG. Eine Rechtsgrundlage für die Nennung der konkreten Höhe der Spende ohne Einwilligung des Spenders muss kritisch betrachtet werden. Die Höhe der Spende muss nicht immer ein Zeichen besonderer Wertschätzung sein, vielmehr kann der Spender bei Bekanntwerden seiner lediglich geringen Spende auch in der öffentlichen Wahrnehmung zurückgesetzt werden, sodass ein berechtigtes Interesse des Anlass-Spenders an der Höhe der Spende in der Regel nicht angenommen werden kann.

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