Verbandbuch – Unfälle datenschutzkonform dokumentieren

Fachbeitrag

Die meisten Unternehmen führen ein betriebliches Verbandbuch. Was dabei jedoch aus Datenschutzsicht zu beachten ist, bleibt oft außen vor. Dieser Artikel gibt Hinweise zum Umgang mit dem Dokument.

Zweck des Verbandbuchs

Viele Unternehmen dokumentieren in einem Verbandbuch das Unfall- und Erkrankungsgeschehen der Mitarbeiter nach Zeit, Ort und Hergang, Art und Umfang der Verletzung oder Erkrankung, sowie Maßnahmen der Ersthelfer und ärztlichen Versorgung. Ebenso notiert wird dazu der Name des/der Verletzen, des Zeugen und des Ersthelfers. Zugriff auf diesen Verbandskasten haben oftmals alle Mitarbeiter des Unternehmens. Dies kann dazu führen, dass das Verbandbuch den Mitarbeitern als Pausenlektüre dient.

Besondere personenbezogene Daten

Betroffen sind hier besondere personenbezogene Daten i.S.d. § 3 Abs. 9 BDSG in Form von Gesundheitsdaten, da neben Name und Zeitpunkt des Arbeitsunfalls auch Hinweise zur Art der Verletzung notiert werden.

Diese dürfen nach § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG im Rahmen des Beschäftigtenverhältnisses nur verarbeitet werden, wenn dies zur Erfüllung der Rechte und Pflichten der Verantwortlichen Stelle auf dem Gebiet des Arbeitsrechts notwendig sind. Grundsätzlich ist zunächst nicht von einer solchen Notwendigkeit der Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Arbeitsverhältnis auszugehen. Von diesem Grundsatz gibt es Ausnahmen.

Rechtsgrundlage für die Erhebung von Gesundheitsdaten

So darf der Arbeitgeber insbesondere krankheitsbedingte Fehlzeiten verarbeiten und so lange speichern, wie sie für arbeitsrechtliche Maßnahmen erforderlich sind (z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen).

Aus einem Arbeitsunfall können aber auch für den Versicherten Leistungsansprüche gegenüber der Berufsgenossenschaft entstehen. Die Aufzeichnungen im Verbandbuch dienen der Dokumentation des Unfall- und Erkrankungsgeschehens und auch zum Nachweis für den Versicherten bei der Durchsetzung von Leistungsansprüchen gegenüber dem Träger der gesetzlichen Unfallversicherung.

Daher können die Gesundheitsdaten in einem Verbandbuch eingetragen werden.

Richtiger Umgang mit dem Verbandbuch

Das Verbandsbuch sollte verschlossen in einem Schrank gelagert werden und nicht mit dem Verbandskasten zusammen gelagert werden, wenn auf den Verbandskasten alle Mitarbeiter Zugriff haben. Das Verbandsbuch sollte folglich dort lagern, wo nur zwingend berechtigte Personen darauf Zugriff haben.

Eine andere Möglichkeit ist es, Verbandsbuch-Blanko-Formulare zu verwenden, in denen durch die Mitarbeiter selbst eine Verletzung oder ein Unfall vermerkt werden können. Diese Formulare werden dann im Falle der Abwesenheit des Ersthelfers in einen verschlossenen Briefkasten geworfen, oder in einem verschlossenen Briefumschlag in den Posteingang des Ersthelfers gelegt. Nach seiner Rückkehr kann der Ersthelfer in das Verbandbuch eintragen.

Ist das Verbandbuch voll, sollte es für 5 Jahre sicher weggeschlossen und anschließend datenschutzkonform vernichtet werden (§ 24 Abs. 6 UVV „Grundsätze der Prävention“).

Sie haben Fragen?

Unsere Berater helfen Ihnen dabei, den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen rechtssicher und praxisgerecht zu gestalten. Dabei unterstützen wir Sie u.a. bei folgenden Themen:

  • Umgang mit besonderen Arten personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten)
  • Koordination und Beantwortung von Behördenanfragen und Auskunftsersuchen
  • Rechtsichere Datenübermittlung an Dritte, wie z.B. Sozialleistungsträgern

Informieren Sie sich hier über unser Leistungsspektrum: Gesundheitsdatenschutz

2 Kommentare zu diesem Beitrag

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Die von Ihnen verfassten Kommentare erscheinen nicht sofort, sondern erst nach Prüfung und Freigabe durch unseren Administrator. Bitte beachten Sie auch unsere Nutzungsbedingungen und unsere Datenschutzerklärung.